Kolik času denně strávíte správou svých e-mailů? Hodina? 30 minut? Pár hodin? Možná půl dne?

I když je e-mail určen k usnadnění komunikace, mám podezření, že se někdy stává kontraproduktivním nástrojem, protože trávíme tolik času správou vašich e-mailů! Přemýšlejte například o těchto případech:

• Stále klikáte do své doručené pošty, i když jste ji zkontrolovali jen před 5 minutami?
• Trávíte každý den mnoho času správou svých e-mailů, například prohledáváním minulé pošty, tříděním, organizováním a mazáním staré pošty?
• Děláte často e-maily jako svou první prioritu, než abyste skutečně dělali věci?
• Existují dny, kdy strávíte více času ve své doručené poště než správnou prací?

Na konci dne je e-mail jen nástrojem, který vám umožní splnit vaše úkoly. Níže je 11 tipů, jak zlepšit správu e-mailů:

1. Zpracovávejte svou poštu jednou denně

I když si poštu kontroluji několikrát denně, abych byl ve smyčce (pro případ, že by se něco divného stalo, jako kdyby se moje webová stránka zhoršila, nebo kdyby byla naléhavá žádost), hned je nezpracovávám. Dělám to jen jednou denně, buď na začátku dne, nebo večer.

Vyhraďte si denní časový úsek na zpracování vašich e-mailů. Pokud nedokončíte časovou pozici, pokračujte další den. Upřednostněte ty důležitější a ostatní pusťte. (Viz # 2).

Pokud jste na pracovní úrovni a dostáváte spoustu časově citlivých e-mailů, stále to můžete uplatnit v praxi. Nejde o to, aby vám e-mail běžel po celý život. Pamatujte, že je to nástroj, který vám pomůže dělat vaši práci, a ne samotná práce.Reklamní

2. Upřednostněte 20% e-mailů; Odložte 80%

Ne všechny e-maily jsou stejné. miluji Pravidlo 80/20 protože to platí pro každou oblast našeho života. Včetně e-mailů. Pravidlem 80/20 je myšlenka, že 20% vstupů odpovídá za 80% výstupů v jakékoli situaci. Abychom byli efektivní, měli bychom se zaměřit na 20% vstupů, které vedou k 80% výstupů. Stejně tak bychom se měli zaměřit na 20% vysoce hodnotných e-mailů, které vedou k maximálnímu výkonu.

Moje 20% e-maily jsou ty, které mi dávají další průlom v mé práci. Mohou to být požadavky na média, spoty na rozhovory, příležitosti k vytváření sítí, obchodní příležitosti, příležitosti k mluvení a další věci, které vedou k mým 20% obchodním cílům. Moje 20% e-maily zahrnují také lidi, kteří investovali do mé práce, jako je moje 1-1 koučování klientů , mluvení a čtenáři, kteří si zakoupili moje kurzy a produkty. V neposlední řadě sem také spadají korespondence s mými dobrými přáteli. Všechno ostatní jde do 80% pošty.

U 20% e-mailů jim dávám významnou prioritu. Obvykle na ně okamžitě odpovídám (zvláště pokud splňují pravidlo 1 minuty v # 9); pokud ne, dostanu se k nim za 1-3 dny. U 80% pošty trvá odpověď delší dobu, někdy dokonce ani neodpovím (viz bod č. 4).

3. Nechte složku Odpovědět do XX dnů

Vložte e-mail, který vyžaduje vaši odpověď, do složky Odpovědět do XX dnů, kde XX je den v týdnu. Každý týden jsem si vyhradil 3 dny na odpovědi na e-maily - út, čt a sobota. Tímto způsobem nebudu pod tlakem, abych odpověděl okamžitě, kdykoli obdržím poštu. Přečetl jsem si to, duševně to uznám a přemýšlím o tom, dokud nebude čas na odpověď (průměrně 3–8 dní od přijetí e-mailu).

4. Uvědomte si, že nemusíte odpovídat na každý e-mail

Navzdory tomu, co si myslíte, nemusíte odpovídat na každý e-mail. Někdy nelze žádnou odpověď po určitém časovém období považovat za odpověď sama o sobě.

Dostávám velké množství e-mailů čtenářů a po určitou dobu jsem odpovídal na každou doručenou poštu. Nic mi to neudělalo. Celý den bych trávil jen odpovídáním na poštu a na konci dne jsem byl vyčerpaný a nemohl jsem dělat žádnou skutečnou práci. A je zajímavé, že téměř veškerá pošta, na kterou odpovídám, nikdy nedostane žádnou zpětnou odpověď jakéhokoli druhu (ani potvrzení nebo poděkování), i když zveřejňuji následné otázky, abych jim dále pomohl. Mám podezření, že polovinu pošty nečtou a druhou polovinu tvoří pošta, kterou lidé posílají na popud a na odpovědi opravdu nezáleží. Ať tak či onak, uvědomil jsem si, že je mnohem efektivnější využít čas na úkoly s vyšší hodnotou, jako je práce na vysoce hodnotných a obsahově bohatých produktech, podpora mých koučovacích klientů 1-1, nové projekty a psaní nových článků.Reklamní

Nestrkejte se příliš s odpovědí na každou poštu. Odpovězte, pokud to pomůže, ale pokud náklady na odpověď nepřeváží nad výhodami, pak by se s tím asi nemělo dělat starosti. Nech to být a věci se časem vyřeší.

5. Pokud často posíláte podobné odpovědi, vytvářejte odpovědi na šablony

Pokud si prohlédnete odeslanou složku, pravděpodobně najdete trend ve věcech, na které odpovídáte. E-mail, který dostávám na svůj web, lze obvykle zařadit do jedné z mála kategorií (1) zpětná vazba / poděkování e-mail (2) 1-1 koučování (3) žádosti o recenze knih / produktů (4) mluvené dotazy (5) ostatní . Pro (1) a (2) používám šablony, které jsem napsal předem, které používám ve svých odpovědích. Při odpovědi bych je podle toho upravil, aby odpovídaly potřebám původní pošty. To mi ušetřilo obrovské množství času ve srovnání s minulostí, kdy jsem psal e-maily od nuly.

6. Přečtěte si pouze relevantní e-maily

Přihlašuji se k odběru několika zpravodajů - například o fitness, svépomocech, blogování a podnikání, ale nečtu všechny e-maily, které posílají. Ani je nemažu, protože vím, že mají cenné informace. Místo toho jsem nastavil gmail, aby je automaticky archivoval na různé štítky (složky). E-maily blogů se archivují do složky blogů, e-maily týkající se fitness se archivují do složky zdraví a fitness atd. Od této chvíle mám asi 30 složek. Přečetl jsem je, pouze když chci získat více informací o daném tématu.

Nemusíte číst každou doručenou poštu. Vyberte a vyberte, co je pro vás relevantní.

7. Rozdělte své e-maily do kategorií

Složky (nebo štítky, pokud používáte Gmail) jsou zde, aby vám pomohly uspořádat vaše e-maily.

Nejprve použijte relevantní systém pojmenování podle toho, co děláte. Pokud jsou nyní vašimi největšími prioritami například (1) psaní knihy a (2) hubnutí, pojmenujte své složky takhle.Reklamní

Za druhé, použijte hierarchickou strukturu. složky první úrovně jsou pro velké kategorie a složky druhé úrovně jsou pro podkategorie atd. Například mám správce jako složku první úrovně a záložní, účetní, účty atd. Jako složky druhé úrovně. V případě potřeby mám složky třetí úrovně, abych je mohl dále segmentovat. Gmail má doplněk, který vám umožní používat různé štítky úrovní (Nastavení> Laboratoře> Vnořené štítky)

Používání filtrů (# 8) k automatické organizaci pošty do složek dělá zázraky.

8. Použijte filtry

Filtry jsou nástroje, které vám pomohou automaticky třídit poštu, když se dostane do vaší pošty. U filtru jsou vyžadovány 2 základní věci - (1) Termín, na který je třeba dávat pozor (2) Akce, která se má použít, pokud je termín shodný. Od této chvíle má můj gmail nastaveno asi 20 různých filtrů pro různé e-mailové adresy, názvy předmětů, hlavní text a co ne. Podle toho, o jaký filtr se jedná, bude pošta automaticky tříděna do příslušné složky / archivována. Tím se minimalizuje množství administrativních akcí, které musím udělat.

Tady je moje videonávod sdílení, jak nastavím své e-mailové filtry tak, aby bylo dosaženo nuly doručené pošty: 3 jednoduché tipy k dosažení nulové složky Doručená pošta pomocí e-mailových filtrů [video tutoriál]

9. Při odpovídání použijte pravidlo 1 minuty

Pokud odpověď trvá do 1 minuty, okamžitě na ni odpovězte a archivujte ji. Nenechte to věky sedět ve vaší poštovní schránce. Bude to vyžadovat ještě větší úsilí, nechat to viset kolem vaší mysli a neustále připomínat, že musíte odpovědět. Při odpovídání dodržujte 1minutový časový rámec, aby to nezabralo více času, než je potřeba. To mi pomáhá vyřídit velkou dávku pošty v krátkém čase.

10. Stanovte limit času, který strávíte v doručené poště

Kromě pravidla 1 minuty omezte celkovou dobu, kterou strávíte v doručené poště. Až příště zkontrolujete poštu, čas sám . Podívejte se, jak dlouho trvá zpracování, čtení, odpovídání a třídění pošty. Pak se zeptejte sami sebe, kolik z toho času je dobře vynaloženo. Je pravděpodobné, že většina z nich nesloužila absolutně žádnému účelu.Reklamní

Občas dostanete znepokojivě dlouhé e-maily. U těchto e-mailů prohlédněte, zda pro vás něco není, a podle toho je zpracovejte. V případě potřeby odpovězte (a použijte pravidlo 1 minuty); archivovat, pokud nemáte v plánu odpovědět. Pokud se chystáte odpovědět, necíťte potřebu vrátit se s dlouhým e-mailem jen proto, že daná osoba napsala dlouhý e-mail. Poslední věc, kterou chcete, je e-mailová výměna esejů, která neúmyslně způsobí, že spadnete do černé díry e-mailu. Přihlaste se do své doručené pošty, udělejte, co musíte udělat, a hned poté vypadněte.

11. (Nemilosrdně) Zrušte odběr věcí, které nečtete

Při cestování po webu se pravděpodobně přihlásíte ke spravedlivému podílu zpravodajů a budete se živit impulsy, o které později ztratíte zájem. Pokud zjistíte, že opakovaně mazáte poštu z vašich předplatných, je to narážka, kterou byste se měli okamžitě okamžitě odhlásit.

Získejte verzi manifestu tohoto článku: [Manifesto] 11 tipů k efektivní správě e-mailů

Původní článek: 11 jednoduchých tipů pro efektivní správu e-mailů | Osobní dokonalost

Doporučený fotografický kredit: Podnikatelka kreslení e-mailové obálky přes shutterstock.com