15 NEJLEPŠÍCH ORGANIZAČNÍCH TIPŮ PRO ORGANIZACI KANCELÁŘE A VÍCE PRÁCE

Možná si myslíte, že nemáte čas na organizaci kanceláře, ale pokud jste opravdu věděli, kolik času vás ta dezorganizace stála, měli byste to znovu zvážit.

Přeskupení a přesun hromádek se občas nepočítá. Neupravuje se ani váš stůl, pokud nepořádek zasunete do koše nebo do zásuvky stolu.

Relativně čistý a uspořádaný kancelářský prostor uvolňuje cestu pro vyšší produktivitu a méně plýtvání časem.

Uspořádání vaší kanceláře nemusí trvat dny, lze to udělat po kuse. Ve skutečnosti je údržba organizované kanceláře mnohem efektivnější, pokud s ní zacházíte jako s probíhajícím projektem, místo s masivním útokem.

Pokud jste tedy připraveni začít, následující organizační tipy vám pomohou přeměnit vaši kancelář na efektivní pracovní prostor.

1. Vyčistěte svou kancelář

Odstraňte nepořádek, vyprázdněte, skartujte, zbavte se všeho, co nepotřebujete ani nechcete. Rozhlédni se. Co jste už nějakou dobu nepoužili?

Vezměte jednu oblast po druhé. Pokud to nefunguje, pošlete jej k opravě nebo ho vyhoďte. Pokud jste jej nepoužívali měsíce a nemyslíte na to, kdy ho skutečně potřebujete, je hotovo. To platí pro nábytek, vybavení, spotřební materiál atd.Reklamní

Nezapomeňte na drobnosti, rostliny (skutečné nebo umělé) a dekorace - pokud jsou pokryty prachem a vaše kancelář vypadá ošuntěle, je to férová hra.

2. Shromážděte a přerozdělujte

Shromážděte každou položku, která není tam, kam patří, a vložte ji tam, kam má.

3. Vytvořte pracovní zóny

Rozhodněte, jaký typ aktivity se stane v každé oblasti vaší kanceláře. Pravděpodobně budete mít hlavní pracovní prostor (pravděpodobně váš stůl), referenční oblast (kartotéka, police, pořadače,) a zásobovací oblast (skříň, police nebo zásuvky).

Umístěte odpovídající vybavení a spotřební materiál se co nejvíce nachází ve správné oblasti.

4. Zavřete Proximity

Umístěte zařízení a spotřební materiál, který používáte nejvíce, na dosah. Věci, které zřídka používáte, lze uložit nebo odložit.

5. Získejte dobrý štítek

Vyberte štítkovač, který se snadno používá. Udělejte si čas na označení polic, košů, zásuvek na koše. Nejen, že vám připomene, kam se věci ubírají, ale také pomůže ostatním, kteří mohou mít potřebu něco ve vašem pracovním prostoru najít, použít nebo odložit.

6. Upravte svůj registrační systém

Když se plně přesuneme do digitálního věku, snížila se potřeba ukládat papírové soubory.Reklamní

Co může váš obchod digitálně? Duplikujete soubory? Možná budete moci vyloučit některé soubory a složky, které jste používali v minulosti. Pokud ukládáte soubory do počítače, provádějte pravidelné zálohy.

Zde je několik nápadů na úložiště pro vytvoření plynulého systému archivace:

Vytvořte složku schůzky - Umístěte tam všechny položky, které mají být projednány, spolu s položkami, které je třeba odevzdat, zprávy, které je třeba předat atd. Pomůže vám to být připraven na schůzky a ušetří vám stres, i když se schůzka posune nahoru .
Vytvořte složku WOR - Tolik našich špinavých papírů jsou věci, které jsou pozastaveny, dokud někdo jiný neodpoví nebo nezačne jednat. Opravte je ve složce WOR (Waiting on Response). Každých několik dní zkontrolujte, zda nevyřešíte nějaké akce, které budete možná muset sledovat.
Úložné boxy - Použijte levné úložné boxy, abyste uchovali archivované soubory a dostali je z aktuálního prostoru pro soubory.
Boxy na časopisy - K ukládání časopisů a pořadačů použijte časopisy a katalogy, které opravdu chcete uložit. Ujistěte se, že je skutečně potřebujete pro referenci nebo výzkum, jinak je recyklujte nebo odevzdejte.
Složka pro čtení - Určete soubor pro tisk článků a dokumentů, které si chcete přečíst a které nejsou naléhavé.
Archivujte soubory - Když je projekt hotový, dejte všechny materiály dohromady a uložte je. Udržujte své pracovní složky pro probíhající projekty.
Soubor každý týden - Nenechte se hromadit vaši registraci. Vložte své dokumenty do složky To File a vše ukládejte jednou týdně.

Další tipy pro uspořádání souborů naleznete zde: Jak uspořádat soubory pro lepší produktivitu

7. Uvolněte stůl

Vše vyjměte, důkladně vyčistěte a vraťte zpět jen ty věci, které jsou pro každodenní použití nezbytné.

Pokud máte potíže s odvracením věcí, tento Declutter vzorec vám pomůže vyhodit věci, aniž byste později litovali.

8. Uspořádejte si plochu

Nyní, když jste zefektivnili práci s počítačem, je dobré jej uspořádat.

K uspořádání položek na stole použijte stolní organizéry nebo kontejnery. Použijte zásobníky na papíry, nádoby na menší předměty.Reklamní

Nezapomeňte na plochu svého počítače! Zkontrolujte, zda jsou všechny soubory nebo obrázky v organizovaných složkách. Před odchodem z práce vám doporučuji každý den vyčistit plochu počítače.

9. Uspořádejte své zásuvky

Položte společně použité předměty do stejného prostoru zásuvky, razítka s obálkami, lepicí podložky s poznámkovými bloky atd.

Uspořádejte zásuvky na malé předměty - kancelářské sponky, připínáčky atd. Použijte samostatnou zásuvku na osobní věci.

10. Samostatné schránky

Pokud pravidelně pracujete s jinými lidmi, vytvořte pro každého složku, zásobník nebo doručenou poštu.

11. Vyčistěte své hromádky

Doufejme, že s vaší novou organizovanou kanceláří už nebudete vytvářet hromady papíru, ale stále musíte třídit staré.

Projděte hromádku (pokud je to nutné, po troškách) a vložte ji na vhodné místo nebo ji vyložte.

12. Třídit e-maily

Nelepte poštu jen na hromádku, kterou chcete roztřídit, nebo projděte puškou a vyndejte kousky, které právě potřebujete. Třídit jej hned, jak ho získáte - jednat, číst, archivovat, delegovat nebo předat. .Reklamní

13. Přiřaďte datum zahození

Nemusíte si každý kousek papíru uchovávat donekonečna. Označte na soubory nebo dokumenty, když je lze hodit nebo skartovat.

Některé právní nebo finanční dokumenty musí být uchovány po stanovenou dobu. Ujistěte se, že víte, jaké jsou tyto požadavky.

14. Filtrujte své e-maily

Některé e-maily je důležité číst, jiné prostě nejsou tak důležité.

Když používáte systém filtrů k označování různých typů e-mailů, víte jejich prioritu a na kterou odpovědět jako první.

Podívejte se na tyto tipy, jak dosáhnout nuly doručené pošty: Nejlepší způsob, jak se dostat k Inbox Zero

15. Narovnejte svůj stůl

Na konci dne proveďte rychlé narovnání, abyste měli následující den čistý začátek.

Sečteno a podtrženo

Použijte jeden tip nebo vyzkoušejte všechny. Množství úsilí vynaloženého na vytvoření a udržování efektivní pracovní oblasti se vám velkou měrou vyplatí.Reklamní

Místo toho, abyste trávili čas hledáním věcí a mícháním hromád, budete moci trávit čas ... no ... pracovní a budete si užívat nepořádek zdarma!