20 triků aplikace Excel, díky nimž může být kdokoli expertem na Excel

20 triků aplikace Excel, díky nimž může být kdokoli expertem na Excel

Váš Horoskop Pro Zítřek

Poté, co Microsoft vyvinul Excel do verze 2010, nabídl více překvapení než kdy dříve. Abyste zvládli spoustu velkých dat, nemůžete ignorovat důležitou roli, kterou Excel hraje v každodenní práci. Jak pro začátečníky, tak pro pokročilé uživatele však stále existuje mnoho užitečných tipů a triků, které jsou nevyhnutelně přehlíženy. Zde je 20 užitečných tajemství tabulek aplikace Excel, které možná neznáte. Všechny tyto funkce jsou založeny na aplikaci Microsoft Excel 2010.

1. Jedním kliknutím vyberte vše

Možná budete vědět, jak vybrat vše pomocí zkratky Ctrl + A, ale jen málokdo ví, že pouhým jedním kliknutím na rohové tlačítko, jak je znázorněno na následujícím obrázku, budou všechna data vybrána během několika sekund.



One Click to Select All

2. Hromadně otevřete soubory aplikace Excel

Spíše než otevírat soubory jeden po druhém, pokud máte více souborů, které potřebujete zpracovat, existuje praktický způsob, jak je všechny otevřít jedním kliknutím. Vyberte soubory, které chcete otevřít, a poté stiskněte klávesu Enter na klávesnici, všechny soubory se otevřou současně.



Hromadně otevírejte soubory aplikace Excel

3. Přepínání mezi různými soubory aplikace Excel

Pokud máte otevřené různé tabulky, je to opravdu nepříjemné přesouvání mezi různými soubory, protože někdy může práce na nesprávném listu zničit celý projekt. Pomocí Ctrl + Tab můžete volně přepínat mezi různými soubory. Tato funkce je také použitelná pro jiné soubory, jako jsou různé karty Windows ve Firefoxu, když jsou otevřeny pomocí Windows 7.

Posuňte různé soubory aplikace Excel

4. Vytvořte novou místní nabídku

Obecně jsou v horní nabídce tři klávesové zkratky, kterými jsou Uložit, Zrušit psaní a Opakovat psaní. Pokud však chcete použít více zkratek, například Kopírovat a Vyjmout, můžete je nastavit následujícím způsobem:

Soubor-> Možnosti-> Panel nástrojů Rychlý přístup, přidejte Vyjmout a Kopírovat z levého sloupce doprava, uložte jej. V horní nabídce uvidíte dvě další zkratky.Reklamní



Vytvořit novou místní nabídku

5. Přidejte do buňky diagonální čáru

Když například vytváříte seznam adres spolužáků, možná budete potřebovat diagonální odkaz v první buňce, abyste oddělili různé atributy řádků a sloupců. Jak to udělat? Každý ví, že Domů-> Písmo-> Hranice mohou změnit různé ohraničení buňky a dokonce přidat různé barvy. Pokud však kliknete na Více hranic, získáte další překvapení, například diagonální čáru. Klikněte na něj a uložte - nyní to můžete udělat okamžitě.

Přidejte diagonální čáru pro buňku

6. Přidejte více než jeden nový řádek nebo sloupec

Možná znáte způsob, jak přidat jeden nový řádek nebo sloupec, ale opravdu zbytečně strávíte čas, pokud potřebujete vložit více než jeden z nich opakováním této akce Xkrát. Nejlepším způsobem je přetáhnout a vybrat X řádků nebo sloupců (X je dva nebo více), pokud chcete přidat X řádků nebo sloupců nad nebo vlevo. Klikněte pravým tlačítkem na zvýrazněné řádky nebo sloupce a v rozbalovací nabídce zvolte Vložit. Nové řádky budou vloženy nad řádek nebo nalevo od sloupce, který jste nejprve vybrali.



Přidejte více než jeden nový řádek / sloupec

7. Rychle přesouvejte a kopírujte data v buňkách

Pokud chcete přesunout jeden sloupec dat v tabulce, rychlou cestou je jeho výběr a přesunutí ukazatele k ohraničení, poté, co se změní na ikonu překřížené šipky, přetažením můžete sloupec volně přesunout. Co když chcete kopírovat data? Před přesunutím můžete stisknout tlačítko Ctrl; nový sloupec zkopíruje všechna vybraná data.

Rychlý přesun a kopírování dat v buňkách

8. Rychle mazejte prázdné buňky

Některá výchozí data budou z různých důvodů prázdná. Pokud je potřebujete odstranit, aby byla zachována přesnost, zejména při výpočtu průměrné hodnoty, je rychlým způsobem odfiltrovat všechny prázdné buňky a odstranit je jedním kliknutím. Vyberte sloupec, který chcete filtrovat, přejděte na Data-> Filtr, poté, co se zobrazí tlačítko dolů, zrušte výběr Vybrat vše a pak vyberte poslední možnost, Prázdné. Všechny prázdné buňky se okamžitě zobrazí. Vraťte se zpět na domovskou stránku a klikněte přímo na Odstranit, všechny budou odstraněny.

Reklamní

Rychlé mazání prázdných buněk

9. Vague Search with Wild Card

Možná víte, jak aktivovat rychlé hledání pomocí zkratky Ctrl + F, ale v tabulkách aplikace Excel se používají dvě hlavní zástupné karty - otazník a hvězdička - k aktivaci vágního vyhledávání. Používá se, pokud si nejste jisti cílovým výsledkem. Otazník znamená jeden znak a hvězdička představuje jeden nebo více znaků. Co když potřebujete prohledat otazník a hvězdičku jako cílový výsledek? Nezapomeňte přidat vlnovku vpředu.

Vague Search with Wild-card

10. Vytvořte jedinečnou hodnotu ve sloupci

Jste si vědomi klíčové funkce Filtru, ale jen málo lidí používá Rozšířený filtr, který bude opakovaně použit, když potřebujete filtrovat jedinečnou hodnotu z dat ve sloupci. Kliknutím vyberte sloupec a přejděte na Data-> Upřesnit. Zobrazí se vyskakovací okno. Jak ukazuje snímek obrazovky, klikněte na Kopírovat do jiného umístění, které by mělo být v souladu s druhou červenou obdélníkovou oblastí. Poté zadejte cílové umístění zadáním hodnoty nebo kliknutím na tlačítko výběru oblasti. V tomto příkladu lze jedinečný věk vygenerovat ze sloupce C a zobrazit ve sloupci E. Nezapomeňte vybrat pouze jedinečné záznamy a klikněte na OK. Jedinečná hodnota zobrazená ve sloupci E může být kontrastem původních dat v C, proto se doporučuje kopírovat do jiného umístění.

Vygenerujte jedinečnou hodnotu ve sloupci

11. Omezení vstupu s funkcí ověření dat

Aby byla zachována platnost údajů, je někdy nutné omezit vstupní hodnotu a nabídnout několik tipů na další kroky. Například věk v tomto listu by měl být celá čísla a všichni lidé účastnící se tohoto průzkumu by měli být ve věku od 18 do 60 let. Chcete-li zajistit, aby nebyla zadána data mimo tento věkový rozsah, přejděte do části Data-> Ověření dat-> Nastavení, zadejte podmínky a přejděte na Vstupní zpráva a zadejte výzvy jako: Zadejte svůj věk s celým číslem, které by se mělo pohybovat 18 až 60. Uživatelé obdrží tuto výzvu, když zavěsí ukazatel v této oblasti a obdrží varovnou zprávu, pokud jsou zadané informace nekvalifikované.

Omezení vstupu s funkcí ověření dat

12. Rychlá navigace pomocí Ctrl + tlačítko se šipkou

Když kliknete na Ctrl + libovolné tlačítko se šipkou na klávesnici, můžete přeskočit na okraj listu různými směry. Pokud chcete přejít na spodní řádek dat, zkuste kliknout na Ctrl + tlačítko dolů.

Rychlá navigace pomocí Ctrl + tlačítko se šipkou

13. Transponujte data z řádku do sloupce

Tuto funkci byste použili, pokud chcete transponovat data, abyste získali lepší zobrazení; přepsání všech dat by však bylo to poslední, co byste museli udělat, pokud víte, jak použít funkci Transpose v Paste. Zde je postup: zkopírujte oblast, kterou chcete transponovat, přesuňte ukazatel na jiné prázdné místo. Přejděte na Domů-> Vložit-> Transponovat, tato funkce se neaktivuje, dokud nejdříve nezkopírujete data.Reklamní

Transponujte data z řádku do sloupce

14. Důkladně skryjte data

Téměř všichni uživatelé vědí, jak skrýt data kliknutím pravým tlačítkem myši na výběr funkce Skrýt, ale to lze snadno zaznamenat, pokud existuje jen málo dat. Nejlepší a nejjednodušší způsob, jak důkladně skrýt data, je použít funkci Formátovat buňky. Vyberte oblast a přejděte na Domů-> Písmo-> Otevřít buňky formátu-> Karta Číslo-> Vlastní-> Typ ;;; -> Klikněte na OK, poté budou všechny hodnoty v oblasti neviditelné a najdete je pouze v oblasti náhledu vedle tlačítka Funkce.

Důkladně skrýt data

15. Psaní textu pomocí &

Složitá formulace je zbytečná, pokud víte, jak používat &. S tímto symbolem můžete libovolně skládat libovolný text. Níže mám čtyři sloupce s různými texty, ale co když je chci skládat do jedné hodnoty v jedné buňce? Nejprve vyhledejte buňku, která má zobrazit složený výsledek, použijte formulaci s &, jak je znázorněno na následujícím obrázku. Klikněte na Enter: všechny texty v A2, B2, C2 a D2 budou složeny dohromady, aby se ve F2 staly LizaUSA25 @.

Napsat text pomocí &

16. Transformace případu textu

Se všemi zde sdílenými triky jsem se snažil vyhnout komplikované formulaci. Stále vám ale ukážeme několik jednoduchých a snadno použitelných formulací, například HORNÍ, DOLNÍ a VHODNÝ, které dokážou transformovat texty pro různé účely. UPPER bude velká písmena všech znaků, LOWER může změnit text na všechna malá písmena a PROPER pouze velká písmena prvního znaku slova.

Textová transformace

17. Vstupní hodnoty začínající na 0

Když vstupní hodnota začíná nulou, Excel ve výchozím nastavení odstraní nulu. Spíše než resetování formátovacích buněk lze tento problém snadno vyřešit přidáním jediné uvozovky před první nulu, jak je znázorněno.

Reklamní

Vstupní hodnota začíná na 0

18. Urychlete zadávání komplikovaných podmínek pomocí automatických oprav

Pokud potřebujete opakovat stejnou hodnotu a zadávání je komplikované, je nejlepší použít funkci Automatické opravy, která nahradí váš text správným textem. Vezměte si například mé jméno, Liza Brown, kterou lze nahradit LZ. Proto pokaždé, když zadám LZ, může se automaticky opravit na Lizu Brown. Přejděte na Soubor-> Možnosti-> Korektury-> Možnosti automatických oprav a zadejte Nahradit text správným textem v červené obdélníkové oblasti, jak je uvedeno níže.

Urychlete zadávání komplikovaných podmínek pomocí automatických oprav

19. Jedním kliknutím získáte další stav

Většina uživatelů ví, jak zkontrolovat stav dat ve spodní části listu aplikace Excel, například Průměrná a Souhrnná hodnota. Víte však, že můžete přesunout ukazatel na spodní kartu a kliknutím pravým tlačítkem získat další stav, jak je znázorněno níže?

Jedním kliknutím získáte další stav

20. Přejmenujte list pomocí dvojitého kliknutí

Existuje několik způsobů, jak přejmenovat listy, a většina uživatelů klikne pravým tlačítkem myši a zvolí Přejmenovat, což ve skutečnosti ztrácí spoustu času. Nejlepším způsobem je dvakrát kliknout, pak jej můžete přímo přejmenovat.

Přejmenujte list dvojitým kliknutím

Chcete dále vylepšit své excelové dovednosti? Nenechte si ujít tento článek:

Vynikající zkratky aplikace Excel, které zná jen velmi málo lidí

Kalkulačka Caloria