20 tipů pro správu času, které zvýší vaši produktivitu

20 tipů pro správu času, které zvýší vaši produktivitu

Váš Horoskop Pro Zítřek

Jste obvykle přesní nebo pozdě? Dokončíte věci ve stanoveném čase? Předáváte své zprávy / práci včas? Jste schopni dosáhnout toho, co chcete udělat před termínem? Jste dobrý manažer času?

Pokud je odpověď na některou z výše uvedených otázek ne, znamená to, že svůj čas nespravujete tak, jak chcete. Tady je 20 tipů pro správu času, které vám pomohou lépe spravovat čas:



1. Vytvořte denní plán

Naplánujte si svůj den, než se rozvine. Udělejte to ráno nebo ještě lépe, noc před spaním. Plán vám poskytne dobrý přehled o tom, jak se den bude zlepšovat. Tímto způsobem se nenecháte zaskočit. Vaším úkolem dne je držet se plánu co nejlépe.



Tady je Jak vytvořit seznam úkolů, který super zvýší vaši produktivitu .

2. Stanovte časový limit pro každý úkol

Mějte na paměti, že musíte dokončit úkol X do 10:00, úkol Y do 15:00 a položku Z do 17:30. To zabrání tomu, aby se vaše práce přetáhla a najedla se do času vyhrazeného pro jiné činnosti.

3. Použijte kalendář

Mít kalendář je nejzákladnějším krokem ke správě vašich každodenních činností. Pokud používáte poznámky z aplikace Outlook nebo Lotus, kalendář je součástí vašeho poštovního softwaru.



Používám to. Je ještě lepší, když si můžete synchronizovat kalendář s mobilním telefonem a dalšími hardwarovými nástroji, které používáte - tímto způsobem máte přístup ke svému plánu bez ohledu na to, kde právě jste. Tady je 10 nejlepších aplikací pro kalendář, abyste zůstali na správné cestě .

Další tipy, jak používat kalendář pro lepší správu času, najdete zde: Jak používat kalendář k vytvoření času a prostoru



4. Použijte organizátor

Organizátor vám pomůže být na vrcholu všeho ve vašem životě. Je to váš centrální nástroj pro organizaci informací, seznamů úkolů, projektů a dalších různých položek.Reklamní

Tyto Top 15 aplikací a nástrojů pro správu času vám pomůže lépe se uspořádat, vyberte si ten, který vyhovuje vašim potřebám.

5. Poznejte své termíny

Kdy potřebujete dokončit své úkoly? Termíny jasně vyznačte ve svém kalendáři a organizátoru, abyste věděli, kdy je potřebujete dokončit.

Ale ujistěte se, že neděláte těchto 10 běžných chyb při stanovení termínů.

6. Naučte se říkat ne

Nepřijímejte více, než zvládnete. Pokud jde o rozptýlení, které přichází, když děláte jiné věci, dejte pevné ne. Nebo to odložit na pozdější období.

Leo Babauta, zakladatel Zen Habits, má několik skvělých poznatků o tom, jak říct ne: Nežné umění říkat ne

7. Cíl být brzy

Když zacílíte na čas, budete včas nebo pozdě. Většinou přijdete pozdě. Pokud však cílíte na brzký čas, pravděpodobně přijdete včas.

Pokud jde o schůzky, snažte se být brzo. Pro termíny je pošlete dříve, než je požadováno.

Poučte se z těchto tipů o jak se připravit na brzký čas , místo včas.

8. Časový rámeček vašich aktivit

To znamená omezit vaši práci na X množství času. Proč je pro vás dobrý čas? Zde je 10 důvodů, proč byste měli začít s časovým boxem.Reklamní

Další informace o tom, jak provádět časový box, si můžete přečíst zde: Získejte, na čem záleží, naplánováním časových bloků

9. Mějte před sebou viditelně umístěné hodiny

Někdy jsme do práce tak zabraní, že ztrácíme pojem o čase. Mít před sebou obrovské hodiny vás bude informovat o aktuálním čase.

10. Nastavte připomenutí 15 minut před

Většina kalendářů má funkci připomenutí. Pokud se máte zúčastnit důležité schůzky, nastavte si budík 15 minut předem.

Další informace o tom, jak vám připomenutí pomáhají pamatovat si vše, najdete v tomto článku: Důležitost připomenutí (a jak vytvořit připomenutí, které funguje)

11. Zaměření

Máte tolik úkolů, že nic neděláte? Pokud ano, zaměřte se pouze na jeden klíčový úkol najednou. Multitasking je pro vás špatný .

Ukončete všechny aplikace, které nepoužíváte. Zavřete v prohlížeči karty, které odvádějí vaši pozornost. Zaměřte se výhradně na to, co děláte. Tímto způsobem budete efektivnější.

Generální ředitel společnosti Lifehack napsal definitivní průvodce zaměřením na to, jak se soustředit, naučte se tipy: Jak se zaměřit a maximalizovat vaši produktivitu (Definitivní průvodce)

12. Blokujte vyrušování

Co vás rozptyluje ve vaší práci? Okamžité zprávy? Zvoní telefon? Objevují se textové zprávy?

Chat dnes už téměř nepoužívám. Jediné, kdy se přihlásím, je okamžik, kdy nemám v úmyslu dělat žádnou práci. Jinak to bude velmi rušivé.Reklamní

Když dělám důležitou práci, také vypnu telefon. Hovory během této doby se zaznamenávají a já je poté kontaktuji, pokud je to něco důležitého. To mi pomáhá lépe se soustředit.

Další tipy, jak minimalizovat rozptýlení, abyste dosáhli více, najdete v části Jak minimalizovat rozptýlení, aby se věci splnily

13. Sledujte svůj čas strávený

Když začnete sledovat svůj čas, budete si více vědomi toho, jak svůj čas trávíte. Můžete například nastavit jednoduchý odpočítávací měřič, abyste se ujistili, že úkol dokončíte v časovém období, řekněme 30 minut nebo 1 hodinu. Časový tlak vás může přimět zůstat soustředěný a pracovat efektivněji.

Více najdete aplikace pro sledování času zde a vyberte ten, který vám vyhovuje.

14. Nedělejte si starosti s nedůležitými detaily

Nikdy nedosáhnete všeho přesně tak, jak chcete. Snažit se o to je neúčinné.

Snažíte-li se být dokonalí, děláte více škody než užitku, zde se dozvíte, jak perfekcionismus zabíjí vaši produktivitu a jak se zbavit perfekcionistického myšlení.

15. Upřednostněte

Jelikož nemůžete dělat všechno, naučte se upřednostňovat důležité a ostatní pusťte.

Aplikujte princip 80/20, který je klíčovým principem při stanovení priorit. Tuto techniku ​​můžete také využít k upřednostnění všeho na talíři: Jak správně stanovit priority za 10 minut a pracovat 10krát rychleji

16. Delegát

Pokud existují věci, které mohou lépe udělat ostatní, nebo věci, které nejsou tak důležité, zvažte delegování. To s sebou nese zátěž a vy se můžete soustředit na důležité úkoly.Reklamní

Když delegujete část své práce, uvolníte si čas a dosáhnete více. V této příručce se dozvíte, jak efektivně delegovat díla: Jak delegovat práci (Definitivní průvodce pro úspěšné vedoucí pracovníky)

17. Dávejte dohromady podobné úkoly

Pro související práci je dávkujte společně.

Například moji práci lze rozdělit do těchto hlavních skupin:

  1. psaní (články, moje připravovaná kniha)
  2. koučování
  3. vývoj workshopu
  4. rozvoj podnikání
  5. správní

Dávám dohromady všechny související úkoly, takže existuje synergie. Pokud potřebuji uskutečnit hovory, přidělím časový úsek pro uskutečnění všech mých hovorů. Opravdu to zefektivňuje proces.

18. Eliminujte své plýtvání časem

Co vám bere čas na práci? Facebook? Cvrlikání? Kontrola e-mailu? Přestaňte je tak často kontrolovat.

Jedinou věcí, kterou můžete udělat, je zkomplikovat je - odstranit je z rychlých odkazů / záložek v prohlížeči a uložit je do složky záložek, do které je obtížný přístup. Nahraďte záložky prohlížeče důležitými pracovními stránkami.

I když budete nepochybně stále kontrolovat FB / Twitter, zjistíte, že je to nižší frekvence než dříve.

19. Odřízněte, když potřebujete

Hlavním důvodem, proč věci přetrvávají, je to, že se nemusíte odříznout, když musíte.

Nebojte se zasahovat na schůzkách nebo nakreslit čáru k ukončení. Jinak nikdy nebude konec a budete se najíst do času na později.Reklamní

20. Ponechte čas vyrovnávací paměti mezi

Nesbalujte vše těsně dohromady. Mezi jednotlivými úkoly nechejte 5-10 minutový čas ve vyrovnávací paměti. To vám pomůže zabalit předchozí úkol a začít s dalším.

Další tipy pro správu času

Doporučený fotografický kredit: Unsplash přes unsplash.com

Kalkulačka Caloria