Každý den je publikováno více než 4 miliony blogových příspěvků.^[1]To je spousta informací a jen se zvětšují. I když drtivá většina lidí nebude číst tolik blogových příspěvků, lidé stále spotřebovávají spoustu informací.

Možná ne prostřednictvím příspěvků na blogu, ale prostřednictvím sociálních médií a zpráv. To však nic nemění na skutečnosti, že náš příjem informací je nyní větší. A někteří lidé nazývají problémy, kterým čelíme s tímto větším příjmem informací, jako informační přetížení . Existuje mnoho druhů strategií, které nám pomohou zmírnit, ale co děláme špatně? Co když je problém v tom, že nevíme, jak organizovat informace?

Věřím, že tomu tak je, když vezmeme v úvahu naše vlastní chování ohledně informací. To zase vysvětluje, proč potřebujeme organizovat informace a hledat metody, abychom to mohli dělat efektivně.

I když na množství dostupných informací není nic špatného, ​​je na nás, abychom určili, jak je používáme. V mnoha případech lidé neměli sebekontrolu nebo se neobtěžovali naučit se organizovat informace. Tato skutečnost je kromě několika dalších důvodů také důležitá.

Jsme závislí na konzumaci informací

Jak Karol Krol jednoduše uvedl do článek na Lifehack :

Jediným faktem, že každý den je online publikováno více a více informací, není skutečný problém. Problémem se stávají pouze informace o kvalitě.Množství epického obsahu na internetu je v dnešní době tak velké, že je prakticky nemožné to všechno strávit. Ale stejně to zkoušíme.

To vytváří situaci, kdy neustále trávíme informace hlavně proto, že musíme to vědět . I když tyto informace nikdy nepoužijeme ve svém vlastním životě.

Celé toto chování je podobné myšlence účastnit se seminářů pořádaných motivačními řečníky nebo vedoucími myšlenek. Lidé z těchto seminářů odcházejí a většina z nich nikdy nepraktikuje to, co se naučili.^[2]

Samotná konzumace informací se neliší.Reklamní

Příliš mnoho informací vytváří nepořádek

Před chvílí jsem vysvětlil scénář, kdy čtete knihu zaměřenou na autobus a zaměřujete se na ni. Najednou někdo sedí ve vaší blízkosti a je uprostřed hlasitého osobního rozhovoru o milostném životě svého přítele.

I když jste v dané konverzaci přihlížející, stále jsou to informace a mohou vám vytvořit spoustu nepořádku. Je to podobné, jako když na stole odvedete jiné rozptýlení, které vás odvede od práce nebo jiné produktivní činnosti.

Ale jeden další aspekt, který se mi nepodařilo přivést, je ten, že nepořádek může existovat také z nahromadění. V případě informací může čtení několika článků se stejným tématem vytvořit spoustu nepořádku.

Jaké informace jsou důležité?

Tento příspěvek uvedl, že je to důležité, zatímco jiný příspěvek uvedl, že to není důležité. Jaké informace jsou zde relevantní?

Jaké informace byste měli internalizovat a použít?

Nakonec informace vytváří hluk a může být pro nás těžké tyto informace uspořádat na základě našich pocitů a aktuálních zařízení.

Jak efektivně organizovat informace

Jak máte uspořádat informace, může být jednoduché, jakmile máte plán. Existuje také celá řada taktik, které je třeba zvážit k nejlepší organizaci informací.

Ale nejdůležitější věcí na informacích je, kolik toho spotřebujeme, je jen na nás. Máme úplnou kontrolu nad naší informační stravou a nad tím, jak ji distribuujeme.Reklamní

1. ZÁSADNÍ ZÁSADA

Účinnou metodou je metoda, kterou Richard Saul Wurman vyvinul v roce 1996. Ve své knize Informační architekt , vzal si předchozí existující teorii - Pět klobouků - a formuloval to, co je známé jako ZÁSUVNÝ princip.

Co to znamená? Wurman vysvětlil:

Informace však mohou být nekonečné,… Organizace informací je konečná, protože je lze uspořádat pouze pomocí ZÁPISU: Místo, Abeceda, Čas, Kategorie nebo Hierarchie.

Ve skutečnosti je tato metoda o organizaci informací v širším smyslu. Nesoustředíte se tolik na své vlastní priority, ale na lepší organizaci své informační stravy.

Podle Wurmana je to nejlepší způsob organizace informací, hlavně proto, že princip testoval tisíckrát. Pokaždé, když zkusil něco jiného, ​​šel přímo k jedné z těchto pěti metod.

Může být zaujatý, protože je tvůrcem tohoto principu, ale dělá zázraky. Tvrdím to ze dvou klíčových důvodů:

Chcete-li cokoli uspořádat, musíte nejprve odstranit spoustu věcí, které nepotřebujete. Když se vrátíme zpět k nepořádku, vytváří hodně hluku a odvádí nás to od našich současných životních cílů a priorit.

Druhým je to, že organizace zmírňuje spoustu úzkosti. A aby se správně organizovalo, musí existovat nějaký druh metody nebo systému. Není to opravdu organizování, pokud neexistuje způsob, jak třídit věci.

To je místo, kde přichází ZÁPAD. ZÁPIS poskytuje pět metod, ze kterých si můžeme vybrat, abychom uspořádali cokoli v našem životě:Reklamní

• Umístění lze použít v různých situacích. Je to podobné, jako dávat pokyny. Zaměřujeme se na to nejdůležitější, co je na dosah. Podobně to také používáme, abychom ukázali, jak jsou věci navzájem propojeny.
• Abeceda organizuje informace podle abecedy. To může být užitečné při organizování seznamu lidí a statistik. Nebo možná slovník průmyslového žargonu nebo oficiálních dokumentů.
• Čas funguje skvěle s komunikací. Informace se točí kolem plánování schůzek nebo organizace projektů. Tuto metodu je dobré použít, když poskytujete podrobné pokyny, nebo když věci musí být v chronologickém pořadí.
• Kategorie je metoda organizace informací podle podobnosti nebo příbuznosti. Vzpomeňte si na seznamy sbírek, které jsem zmínil dříve.
• Hierarchie jde o organizaci informací, které se společně používají k porovnání věcí. Přemýšlejte o velikostech triček nebo o tom, jak byste ohodnotili jídlo nebo produkt či službu. Každý používá stejnou metriku k uspořádání informací.

Zatímco ve většině situací by lidé nosili více klobouků, stále zůstává faktem, že instinktivně používáme alespoň jednu z těchto metod. Ať už organizujeme informace nebo je shromažďujeme, způsob LATCH je správná cesta.

2. Mapování mysli

Mapování mysli je metoda zachycení myšlenek a jejich vizuálního uspořádání. V tomto odvětví šlo o určitý druh módního slova, přestože několik lidí ve skutečnosti vysvětlovalo, co to znamená nebo jak ho vytvořit.

Celková myšlenka s mapováním mysli je vytvořit podrobný seznam úkolů. Máte každodenní úkoly, které chcete splnit, ale jde to o krok dále.

Mapování mysli vás povzbuzuje k tomu, abyste přemýšleli dlouhodoběji, například o tom, co chcete dělat za pět let s čímkoli ve svém životě. Nezaměřuje se převážně na příjem denních informací, jedná se však o mimořádně účinný nástroj k organizaci toho, na čem vám nejvíce záleží.

To bojuje proti přetížení informací, protože vám poskytuje další způsob hodnocení informací. Pokud je to relevantní pro vaše cíle a touhy, zapište si to. Pokud ne, odstraňte to ze své mysli.

Zde je průvodce, který vám pomůže začít s mapováním mysli: Jak pomocí myšlenkové mapy uspořádat svůj život

3. Vytvořte seznamy

Kromě použití výše uvedených rámců můžete začít s jednoduchým zvykem používat post-it poznámky nebo velký poznámkový blok k vytvoření řady seznamů. Každý den si vytvářejte seznam úkolů a podle něj organizujte nejdůležitější úkoly, které tento den můžete dokončit.

Pokud cítíte potřebu přidat rutinní položky, vytvořte s nimi samostatný seznam. Ať tak či onak, seznamy pomáhají organizovat, co je třeba udělat, a také vám dávají smysl pro řízení času. Koneckonců, budete zhruba vědět, jak dlouho by vám mělo něco trvat.

4. Vytvářejte sbírky

Podobně jako seznamy vytvářejte také sbírky. Tím mám na mysli vložení poznámek, které děláte, do konkrétních skupin informací. Máte-li například spoustu informací o podnikatelských nápadech nebo příležitostech, napište je do knihy nebo do digitálního dokumentu. Udržujte jej odděleně od seznamu tipů na sebezdokonalování a myšlení.Reklamní

Také tyto sbírky konsolidujte. Vyhoďte informace, které již nepotřebujete nebo jste je již dříve zkoušeli.

5. Upřednostněte klíčové informace

Většinou budou příspěvky na blogu obsahovat spoustu základních informací. Pokud jste typ, který hodně konzumuje, bude těžké to všechno zvládnout. Tato konkrétní strategie posouvá myšlenku vytváření seznamů na další úroveň.

Myšlenkou je shrnutí informací nebo umístění klíčových bodů do seznamu, který si můžete prohlédnout později. Nemusí to být organizováno ve sbírce nebo tak něco. Myšlenka je, že bude snazší strávit a zpracovat to později, když váš mozek bude mít energii.

Sečteno a podtrženo

Ve světě, kde jsme závislí na hromadění informací v nás, riskujeme, že se rozptýlíme a vzdalíme se od svých skutečných priorit.

Když se naučíme, jak lépe organizovat informace, můžeme odstranit věci, které nepotřebujeme. Ještě lépe se můžeme naučit klást vyšší prioritu věcem, které jsou pro náš život důležitější.

Když začneme organizovat informace a své chování, získáváme větší kontrolu nad svými životy a tím, co dovnitř pustíme.

Více o organizaci vašeho života

• Jak nepořádek odvádí mozek (a jak odstraňovat nečistoty)
• 3 kroky k organizaci vašich myšlenek a 10násobná produktivita
• Cítíte se rozptýleni? Jak uspořádat poznámky, abyste zůstali na vrcholu věcí

Doporučený fotografický kredit: Matthew Guay přes unsplash.com

Odkaz