Když dojde k zásadním změnám nebo narušení života, je řízení času jednou z prvních věcí, které vyletí z okna. V těchto situacích může čas ztratit všechny definice. Je pochopitelné, že pojmy naléhavé a důležité nabývají nových významů.

Ve své knize Sedm návyků vysoce efektivních lidí , Steven Covey popularizoval koncept, který nazývá matice řízení času. Covey rozkládá čas, který trávíme vzhůru, do čtyř kvadrantů:

• Kvadrant 1 : Naléhavé a důležité. Příklady: získání pomoci v případě nouze nebo zastavení malého dítěte v provozu.
• Kvadrant 2 : Není to naléhavé, ale důležité. Příklady: pravidelná výměna oleje v autě nebo splnění interního cíle společnosti smysluplně reagovat na každý kontakt se zákazníkem do hodiny.
• Kvadrant 3 : Naléhavé, ale nedůležité. Příklady: spolupracovník se zastaví a zeptá se na firemní piknik nebo reaguje na časově omezené nabídky.
• Kvadrant 4 : Ani naléhavé, ani důležité. Příklady: doomscrolling prostřednictvím kanálů sociálních médií, reakce na komentáře na webu zveřejněné lidmi, které neznáte, nebo relace v televizi.

Tady je maticový graf ilustrovaný Sage Automation:^[1]

Abychom co nejlépe využili tyto čtyři kvadranty, musíme být brutálně upřímní v tom, jak - a k čemu - přiřadíme Coveyho podmínky. Postup je následující:

1. Umístěte dolarovou figurku na svůj čas

Pokud chceš eliminovat plýtvání časem ve svém životě začněte s časem zacházet, jako by to byly peníze. Uvažování o čase jako o aktivu se může cítit jako poněkud nejasný koncept. Připevnění dolarových značek na vaše hodiny přinese jasnost ve spěchu.

Finanční expert Dave Ramsey navrhuje sledovat každý cent, který vyděláte, a to tak, že všechny své peníze přiřadíte do určité kategorie. Například 1 000 $ z vaší další výplaty může spadat do kategorie nájemného, ​​400 $ může jít na potraviny atd.Reklamní

Dokud nezačnete pojmenovávat a sledovat svůj čas, nebude řízení času nic jiného než dohady a vnitřní pocity. Kombinace matice řízení času Covey a techniky Ramsey je prvním krokem k tomu, abyste se usadili na místo řidiče řízení času. Možná se rozhodnete, že váš čas nese peněžní hodnotu 30 $ za hodinu. Na konci záchvatu Netflixu například zjistíte, že jste strávili 4,5 hodiny. To znamená čistou hodnotu 135 USD. Zaznamenejte si to do denního protokolu pod zábavou.

Pokud se vám líbí většina lidí, váš okamžik jasnosti pravděpodobně dorazí na konci měsíce, kdy sečtete hodnoty dolaru, které jste přiřadili svým různým životním kategoriím.

I když jste možná setřásli 135 dolarů utracených za jediný záchvat televize, jak se budete cítit, když zjistíte, že za jeden měsíc jste v této kategorii utratili 1 485 dolarů? Jako orientační bod je váš dostupný inventář času za 31denní měsíc, za předpokladu 16 hodin bdění denně, 14 880 $. Samotná pracovní doba pravděpodobně pohltila něco v rozmezí 4 500–6 000 $.

Nyní máte pravomoc vnést skutečnou jasnost do správy vašich priorit. Opravdu stálo sledování televize téměř 10% z vašich celkových hodin bdění? Na tuto otázku můžete odpovědět pouze vy.

2. Připravte se na úspěch Matice řízení času

Začněte psaním všech úkolů

V tomto okamžiku se snažíte jen vyprázdnit mozek. Neztrácejte energii přemýšlením o naléhavosti, důležitosti nebo termínu. Ta část přijde později. Prozatím udělejte vše, co je v vašich silách, abyste dostali všechny úkoly bzučející kolem vašeho mozku do tabulky nebo na papír.

Použijte libovolné nástroje, které vám nejlépe vyhovují, abyste mohli své myšlenky vyložit co nejrychleji. Nepřestávejte, dokud si nejste jisti, že jste vše zachytili.

Dále přiřaďte každému úkolu konečný termín

Začněte tím, že vyplníte ty termíny, o kterých víte, že jsou stanoveny v kameni. Chcete-li zachovat zdravé vztahy, budete chtít upřednostnit závazky, které jste již přijali vůči ostatním lidem. Pokud je to možné, stanovte si termíny před tím, co jste slíbili - možná budete potřebovat ten flex time dále po silnici. Začněte s cílem správy času, který je známý jako ten typ člověka, který nedostatečně slibuje a předává.Reklamní

Zvýrazněte úkoly, o kterých víte, že jsou naléhavé. Při používání výrazu urgentní buďte opatrní. To, co se vám zdá urgentní, nemusí mít pro vaši rodinu, přátele a zákazníky žádný dopad. Každý musí přijít s vlastní pracovní definicí, ale na začátku používejte tuto klasifikaci střídmě.

Při klasifikaci upřednostňujte předchozí závazky. Vždy se můžete vrátit a upgradovat konkrétní úkol na tento stav, ale začněte ukázáním určité zdrženlivosti. Koneckonců, pokud je vše naléhavé, pak nic nemůže být skutečně naléhavé.

Uspořádejte si seznam podle důležitosti

To je místo, kde se použití tabulky namísto papíru může skutečně vyplatit. Vložte do tabulky důležitý sloupec nebo vyberte jiné barevné pero nebo značku, pokud používáte papírové nebo kartotéční lístky. Každému úkolu dejte hodnocení důležitosti od 1 (vůbec důležité) do 100 (nejvyšší důležitosti).

Já osobně rád používám stupnici od 1 do 100 kvůli granularitě, kterou poskytuje. Například dva úkoly mohou hodnotit 8 na stupnici od 1 do 10, ale při třídění můžete rozlišit mezi 82 a 88.

3. Zapojte svůj život do matice řízení času

Nyní udělejte krok zpět a podívejte se, co máte. Pokud jste si udělali domácí úkol, měli byste nyní vidět všechny své úkoly a jejich hodnocení důležitosti a naléhavosti.

Začněte přesouvat každý úkol do jednoho ze čtyř kvadrantů matice řízení času. Začněte se zřejmými umístěními. Jakmile jsou na mřížce, můžete posoudit blízké hovory, které by mohly oprávněně skončit v jednom ze dvou kvadrantů. Můžete začít přehodnocovat položky z hlediska důležitosti nebo naléhavosti, a to je v pořádku. Možná si uvědomíte, že některé úkoly nejsou tak důležité nebo naléhavé, jak jste si původně mysleli.

Q1: Udržujte otevřený přistávací pruh

Pokuste se udržet co nejvíce věcí z naléhavého a důležitého kvadrantu. To nemusí být možné na první pokus o správu času, ale stanovte si dlouhodobý cíl udržení nějakého otevřeného prostoru v Q1. Toho můžete dosáhnout tím, že budete co nejefektivněji a nejúčinněji pracovat s úkoly, které se objevují v ostatních třech kvadrantech.Reklamní

Například zaneprázdněný zakladatel startupu bude stále chtít zůstat ve formě, ale nebude mít hodiny na trávení v tělocvičně. Nejprodávanější autor Wall Street Journal Dr. John Jaquish doporučuje trénink s variabilním odporem před tréninkem s velkou váhou. Je vědecky prokázáno, že trénink s variabilním odporem přináší lepší výsledky pro fitness za mnohem kratší dobu, říká Dr. Jaquish. To v kombinaci s dietou s vysokým obsahem bílkovin může dát podnikatelům výsledky, které chtějí, aniž by obětovali cenné hodiny ze svého dne.

Je zřejmé, že byste mohli za 10 minut zavolat klientovi, který okamžitě umístí něco do Q1. Žádné plánování ani příprava z vaší strany nemohly zabránit tomu, aby tam přistály, takže to není vaše chyba. Vaším úkolem je zajistit pro tuto eventualitu přistávací dráhu.

Otázka 2: Vyřazte tyto úkoly pomocí vyhrazených časových bloků

Pokud je něco důležité, má to dobrou šanci, že se nakonec stane naléhavým. Na příkladu výměny oleje tento úkol zjevně chcete vyřešit, než se motor zasekne. Pokud tak neučiníte, úkol Q2 najednou musíte překlasifikovat na Q1 a budete mít zcela nový Q1, který vám bude dělat společnost: Získejte auto z půjčovny.

Jiné úkoly Q2 nemusí být nikdy naléhavé, ale to nezmenšuje význam těchto položek s větším obrazem. Možná jste se zavázali učit se více, abyste pomohli pokročit v protirasismu na pracovišti, poznamenává autorka a přispěvatelka Forbes Dana Brownlee. Tento cíl se s největší pravděpodobností nenaplní, dokud a pokud jste proaktivně nezablokovali čas ve svém kalendáři, abyste zajistili, že si na tento cíl vyhrazujete potřebný čas.^[2]

Bez vědomé snahy naplánovat tyto úkoly zůstanou navždy zrušeny.

Otázka 3: Zeptejte se svých naléhavých věcí na několik otázek

Alespoň jeden problém této kategorie spočívá v tom, že naléhavé úkoly se často maskují jako důležité. Běžně je zaměňovat, takže je důležité naučit se rozlišovat. Text od potenciálního klienta, u kterého doufáte, že přistane, je naléhavý, zatímco e-mail od vašeho pojišťovacího agenta, který chce naplánovat každoroční kontrolu pojistky, může pravděpodobně počkat do pátku.

E-maily, hlasové zprávy, textové zprávy a další formy okamžité komunikace s sebou téměř vždy přinášejí pocit naléhavosti, ale nemusí to být důležité. Když se díváte na věci, které přistály ve 3. čtvrtletí, zeptejte se sami sebe, zda sdílíte pocit naléhavosti odesílatele nebo ne. Může být čas odhlásit se odběru určitých skupin, jednotlivců nebo zpravodajů, abyste minimalizovali nepořádek Q3.Reklamní

Otázka č. 4: Využijte své ne naléhavé a nedůležité činnosti na maximum

Q4 je kvadrant, na který má každý rádoby časový manažer rád, ale nebuďte tak uspěchaní. I když rozhodně chcete eliminovat naprostý čas, je to také kvadrant, kde prostoje žijí. Místo toho, abyste se zavázali, že úplně odpíšete všechny aktivity Q4, využijte ty, kterým se věnujete, na maximum.

Nejprve začněte vyloučením nebo delegováním úkolů, které váš čas nevyužívají nejlépe. Jistě, tuto zprávu je třeba přeformátovat, ale pravděpodobně by to za vás mohl udělat stážista. Použijte prodejní software k automatizaci svých e-mailů s prospektem, takže je nemusíte posílat všechny sami.

Pokud jde o přestávku, uvědomte si činnosti, při kterých se budete cítit svěží, a ty, při kterých se budete cítit vyčerpaní. Řekněte ano té procházce v lese a ne hádkám s cizími lidmi na sociálních médiích. Rozumným výběrem volnočasových aktivit získáte maximum z Q4.

Závěrečné myšlenky

Matice řízení času společnosti Covey je úžasným nástrojem, který si můžete osvojit, když máte pocit, že váš plán vás ovládá místo naopak. Váš úspěch se pravděpodobně bude snižovat na to, jak jste k sobě při přidělování štítků upřímní.

Nebojte se sami sebe zeptat: Je to opravdu naléhavé? Budete také muset ostře rozlišovat mezi tím, co je pro vás důležité, a tím, co je důležité pro někoho jiného. Je příliš snadné nekriticky přijmout nálepku někoho jiného jako důležitého nebo naléhavého.

K dispozici je sladké místo pro správu času, které vám dává plnou kontrolu nad vaším plánem, aniž byste se museli soustředit na rigidní myšlení. Zejména podnikatelé budou muset do svých harmonogramů započítat určitou flexibilitu, aby mohli využívat příležitosti Q1, které se objevují neohlášeně. Příliš mnoho flexe a nakonec ztratíte čas. Když si přizpůsobujete techniky Coveyho a Ramseyho tak, aby odpovídaly vašemu životu, dejte si trochu grace, abyste udělali chyby a vyladili podle potřeby. Dostanete se tam.

Další tipy pro efektivní správu času

• 10 praktických způsobů, jak zlepšit dovednosti v oblasti řízení času
• 10 osvědčených dovedností pro správu času, které byste se měli dnes naučit
• Jak zvýšit produktivitu práce: 9 základních pravidel

Doporučený fotografický kredit: průzkum # přes unsplash.com Reklamní

Odkaz