Co je plánování bloků? (A jak to zvyšuje produktivitu)

Co je plánování bloků? (A jak to zvyšuje produktivitu)

Váš Horoskop Pro Zítřek

6. srpna 1991 se svět navždy změnil, když byl internet veřejně dostupný. O necelých 30 let později se naše životy nenávratně změnily. Nyní se můžeme učit, zkoumat a komunikovat 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, což je úžasné a jak všichni víme, ohrožuje naši produktivitu[1]. To je důvod, proč otázka, Co je plánování bloků? se stalo důležitým.

Aby bylo jasno, internet není jen rozptýlení života a zatímco produktivita se v posledních letech stala obrovským módním slovem, je to prostě měřítko pokroku: Děláte to, na čem záleží nejvíce? Aktivně se pohybujete směrem k vašim cílům?



Autor Neil Pasricha píše v Harvard Business Review[dva]:



Jak se náš svět stává rušnějším a naše telefony pípají, nejchudším zdrojem pro nás všechny se stává pozornost a kreativní výstup. A pokud si neuděláte čas, abyste do světa vložili něco nového a krásného, ​​vaše hodnota rychle klesá.

Většina podnikatelů s tímto sentimentem hluboce souvisí. Pasricha vyřešil své vlastní problémy s produktivitou zavedením nedotknutelných dnů, které ho chrání před texty, telefonáty, schůzkami, upozorněními nebo schůzkami jakéhokoli druhu. Říká, že tato soustředěná sezení mu umožnila produkovat jeho nejkreativnější a nejzajímavější práci.

Miluji přístup Pasrichy, ale pro mě to není vždy realistické. Jako zakladatel a generální ředitel JotForm musím zvážit řadu denních rozhodnutí, od náboru přes plány produktů až po finanční plánování. Mám podezření, že se ostatní zakladatelé cítí stejně. Přesto věřím v sílu soustředěné práce, a proto také doporučuji blokové plánování.



Obsah

  1. Co je plánování bloků?
  2. Jak používat blokování času ke zvýšení produktivity
  3. Výhody blokového plánování
  4. Závěrečné myšlenky
  5. Další tipy na správu času

Co je plánování bloků?

Podnikatelé se často chlubí svým multitaskingem jako čestný odznak. Po všem, zahájení podnikání je přetahování mezi konkurenčními prioritami.

Přestože se multitasking může zdát efektivní, výzkum ukazuje, že posun mezi úkoly může snížit produktivitu až o 40%. Přepínání úkolů ponechává to, co Dr. Sophie Leroy nazývá zbytky pozornosti,[3]což znamená, že stále myslíme na předchozí aktivitu, zatímco začneme další[4].Reklamní



Tady může svítit plánování bloků. Co je to plánování bloků, přesně?

S konceptem plánování bloků se obvykle seznámíme na střední škole. Pravděpodobně jste obdrželi plán s určitým počtem tříd denně, každý blokovaný podle času ve třídě, každý školní rok. Toto je základní plánování bloků.

Také se nazývá blokování času, plánování bloků je praxe přidělování velkých částí času souvisejícím úkolům. Můžete například určit pondělí pro schůzky a úterý pro strategii.Učitelé při vytváření plánů lekcí často používají blokové plánování.Existuje mnoho různých přístupů, ke kterým se brzy dostaneme.

Zaprvé, zde je to důležité. Podnikání je v zásadě řešení problému . Vytváření strategií, psaní kódu, vývoj produktů a všech nesčetných aktivit, které podnikatelé řeší zaměření poptávky a minimální rozptýlení. Jsou to také neodmyslitelně lidské úkoly, které AI snadno nenahradí, což znamená, že vaše podnikání závisí na vaší schopnosti jít do hloubky.

Cal Newport, autor knihy Hluboká práce: Pravidla úspěchu v rozptýleném světě , uvedl v rozhovoru z roku 2017:

Focus je nyní mízou této ekonomiky.

Podnikatelé využívají svou mysl k šíření nápadů a vytváření hodnot, takže schopnost soustředit se je téměř jako supervelmoc[5].

Blokové plánování vám také může pomoci vyprodukovat kvalitnější práci za kratší dobu. Parkinsonův zákon tvrdí, že práce se rozšiřuje tak, aby vyplnil čas, který je k dispozici pro její dokončení,[6], což je důvod, proč stanovení časových limitů může vyfouknout balonový úkol.Reklamní

Jak používat blokování času ke zvýšení produktivity

Všichni máme různé rytmy a povinnosti. Personalizace je klíčem k úspěšnému blokování času a bude vyžadovat určité pokusy a omyly. Zde je návod, jak začít.

Co je blokování času?

1. Posuďte svůj kalendář

Vyhodnocení vašeho aktuálního harmonogramu může být překvapivě obtížné, protože jen málo z nás dokáže přesně odhadnout, kolik času vyžaduje úkol. Pokud je to jednodušší, sledujte, jak vlastně trávíte čas celý týden. Poznamenejte si každou aktivitu - dokonce 10 minut e-mailu a 15 minut sociálních médií rolování mezi schůzkami.

Jakmile budete vědět, jak jste trávili čas, bude snazší vědět, co si ponechat a co vyhodit, když začnete vytvářet svůj nový plán.

2. Hledejte vzory

Poté, co zdokumentujete celý týden, seskupte úkoly do kategorií. Můžete například zahrnout následující kategorie:

  • Správní
  • Setkání
  • Tvůrčí práce
  • E-mailem
  • Osobní čas.

Můžete také označit úkoly podle toho, jak se při tom cítíte nebo jak ovlivňují vaše energetické úrovně na stupnici od 1 do 10. Dělejte, co vám dává smysl.

3. Uspořádejte své časové bloky

Experimentujte s různými vzory plánování bloků. Například jedno ráno může vypadat takto:

  • 8:00 - 9:00: Odpověď na e-maily
  • 9:00 - 10:00: Napište marketingový návrh
  • 10:00 - 11:00: Brainstormujte a naplánujte projekt klienta A.
  • 11:00 - 12:00: Setkat se s klientem A a diskutovat o nápadech

Ihned po probuzení však můžete zjistit, že jste kreativnější. V takovém případě byste chtěli brainstorming a plánování přesunout na dřívější slot. Pokud je nejlepší reagovat na e-maily, když se po obědě cítíte trochu letargicky, dejte to tam.Reklamní

Přečtěte si své emoce a schopnosti po celý den a využijte toho, co pro vás bude fungovat nejlépe.

Nakonec je cílem vyhnout se přepínání mentálních schopností během dne, týdne a možná i měsíce. Uvědomuji si, že to není snadné, zejména pro podnikatele, ale může to být neuvěřitelně cenné.

Celý den strávený nad projekty, které se vám nelíbí, jako jsou administrativní práce nebo schůzky, se může zdát skličující, ale jejich blokace do jediného dne může zbytek týdne udělat nekonečně produktivnějším a příjemnějším. Můžete se pustit do řešení všech podnikatelských výzev, které vám protékají krví.

4. Vytvořte denní motivy

Pokud jste někdo, kdo se musí soustředit na mnoho věcí během jediného dne nebo týdne, může být pro vás výhodnější vytvářet motivy pro každý den, místo toho, abyste svůj den blokovali na jednotlivé úkoly. Můžete například nastavit pondělí jako dny brainstormingu / plánování, úterý jako administrativní dny atd.

Pokud se vydáte touto cestou, doporučuji vždy naplánovat alespoň jeden rodinný den. Zajistí vám, že si uděláte čas na důležité lidi ve vašem životě a poskytne vašemu mozku čas na odpočinek.

Výhody blokového plánování

Jakmile jste odpověděli Co je plánování bloků? a víte, jak jej správně používat, zjistíte, že získáte mnoho výhod. Zde je jen několik.

Bitva Otálení

Pokud máte svůj plán nastaven a víte, že máte na splnění konkrétního úkolu jen hodinu, bude podstatně snazší se prokrastinaci vyhnout.

Další informace o tom, jak přestat odkládat, najdete na stránce tento článek .Reklamní

Vytvářejte realistické časové odhady

Jakmile nějakou dobu pracujete s blokováním času, dozvíte se, které aktivity zabírají nejvíce / nejméně času. Možná budete muset upravit plán během prvního měsíce nebo tak, aby to bylo správné, ale buďte trpěliví. Budete se i nadále učit realisticky odhadovat, kolik času bude konkrétní úkol trvat.

Rozvíjejte více zaměření a pozornosti

Když váš plán nenechává velký prostor pro procházení sociálními médii nebo chatování se spolupracovníky, zjistíte, že váš mozek je více oddaný věnovat pozornost k danému úkolu. Odpovíte na limity, které jste si stanovili, a budete se soustředit na to, aby se věci splnily.

Závěrečné myšlenky

Většina zakladatelů touží po svobodě. Školní rozvrhy, pracovní místa a sociální normy nás přesto podmíňují pracovat s tradičním rozvrhem a reaktivním smýšlením. Než se nadějeme, vytvořili jsme znovu pracovní plán, který sahá až do 19. století, a to i v našich vlastních společnostech. Blokové plánování není jen nástrojem k maximalizaci produktivity; je to způsob, jak získat zpět svůj čas[7].

Za 14 let ve společnosti JotForm jsem si uvědomil, že obchodní růst znamená dělat více z toho, co má největší dopad. Ne vždy se mi to podaří, ale snažím se soustředit svůj čas a energii tam, kde to záleží, a vím, že zaneprázdnění není synonymem produktivity.

Pokud se cítíte stejně, vyzkoušejte blokování času. Sdílejte své experimenty při plánování s kolegy a členy rodiny, aby porozuměli změnám a mohli vás podporovat.

Nakonec se nemusíte bát, že to napravíte okamžitě. Možná se budete muset dostat pod kapotu svého kalendáře a trochu si pohrávat. Najděte, co vám vyhovuje, a ochraňte svůj nový plán za každou cenu.

Další tipy na správu času

Doporučený fotografický kredit: William Iven přes unsplash.com

Odkaz

[1] ^ TNW: Před 20 lety se dnes World Wide Web otevřela veřejnosti
[dva] ^ HBR: Proč každý týden potřebujete nedotknutelný den
[3] ^ University of Washington: Slova Dr. Leroye o jejím výzkumu reziduí pozornosti
[4] ^ CO: Multitasking: Změna nákladů
[5] ^ Michale Hyatt: Jak hluboká práce může navždy změnit váš život
[6] ^ BBC: „Zákon“, který vysvětluje, proč nemůžete nic udělat
[7] ^ Křemen v práci: Pracovní den 9: 5 není jen nenáviděný - je zastaralý

Kalkulačka Caloria