Když vás požádali, abyste napsali referenční dopis, pocítili jste hřejivý pocit rozmazání nebo jste se krčili úzkostí? Možná trochu z obou?

Ať tak či onak, nutnost napsat referenční dopis přichází s velkou odpovědností. A i když se možná budete cítit nadšení, že někomu pomůžete na cestě k lepší budoucnosti, uvědomíte si také, že se hodně spoléhá na vaše psací schopnosti.

Nejprve víte, co je referenční dopis?

Víte, co říct v referenčním dopise? Jak dlouho by to mělo být? Jak můžete prodat silné stránky a schopnosti dané osoby, aniž byste zněli příliš horlivě?

Nejprve je důležité porozumět účelu referenčního dopisu. Společnosti a instituce, které žádají o referenční dopisy, chtějí vědět, proč by se kandidát na danou pozici dobře hodil, ale je stejně důležité, aby věděli, co vás kvalifikuje, abyste je na takovou pozici doporučili.

Než začnete psát, ujistěte se, že rozumíte kontextu situace. Je tento dopis pro přijetí do školy? Nové zaměstnání? Vstup do organizace?

Pokud si stále nejste jisti obsahem, formátováním nebo co přesně byste měli říct, zde je několik tipů a triků, které můžete použít při tvorbě referenčního dopisu:Reklamní

10 funkcí výjimečných referenčních dopisů a to, co je dělá tak zvláštním

Mluvte z osobní perspektivy

Tento příklad z webu Monster.com demonstruje osobní zkušenost spisovatele se Sharon, osobou, na kterou odkazuje.^[1]Dbá na to, aby při práci se Sharon zahrnovala svá vlastní pozorování, a také konkrétní situaci, kdy se Sharon zúčastnila volitelných seminářů profesního rozvoje.

Ujistěte se však, že vaše osobní svědectví je právě toto - osobní. Nefalšujte instance ani nezdobte události, protože si myslíte, že zní dobře.

Použijte formát obchodního dopisu

Pokud posíláte tištěný dopis, chcete čtenáři udělat profesionální prezentaci. Použití standardního formátu obchodního dopisu, jako je ten výše, může dát vaší zprávě tónovaný a vyleštěný vzhled, aniž by to rušilo obsah.^[dva]

Napište svůj dopis na základě popisu práce

Reklamní

Je důležité vědět, v jakém kontextu bude váš dopis použit. Pokud jde o konkrétní práci, požádejte osobu o kopii popisu úlohy. Popis můžete použít k vyhledání vodítek o tom, jaké vlastnosti bude mít ideální kandidát, a poté přizpůsobte svůj dopis tak, aby demonstroval stejné vlastnosti, pokud se vztahují na osobu, kterou máte na mysli.

Výše uvedený příklad ukazuje, že spisovatel chápe pozici, o kterou se člověk uchází, a spojuje své dovednosti s těmi, které z této pozice budou mít prospěch.

Udržujte to pozitivní

Účelem doporučujícího dopisu je ukázat, proč si osoba zaslouží pozornost společnosti nebo instituce, která o dopis požádala, jak je ukázáno ve výše uvedeném příkladu.^[3]Všichni máme své nedostatky, ale referenční dopis není místo, na které je upozornit.

Pokud nevěříte, že můžete osobu pravdivě popsat v pozitivním světle, můžete zvážit zamítnutí žádosti o napsání dopisu.

Napiš dopis, pouze pokud toho člověka dostatečně znáš

Reklamní

Pokud píšete dopis, měli byste být dostatečně obeznámeni s danou osobou, abyste mohli hovořit o jejích schopnostech a úspěších, stejně jako v předchozím příkladu.^[4]Dostali byste lepší vybavení, abyste mohli napsat dopis kolegovi, se kterým jste jeden rok pracovali bok po boku, spíše než někomu, kdo prostě pracoval ve vaší budově a posledních pět let s vámi každý týden mluvil.

Usnadněte to a k věci.

Nemusíte psát celou ságu o tom, proč si člověk zaslouží vaše doporučení. Na druhou stranu také nechcete, aby vaše zpráva byla příliš krátká. Udržujte své referenční písmeno na jedné stránce a použijte tolik stránky, kolik je třeba, abyste nakreslili jasný a výstižný obrázek osoby, na kterou odkazujete.

Nebojte se příliš o kreativitu a určitě se vyhněte chmýří. Místo toho se zaměřte na to, jak doručit co nejvíce obsahu v co nejkratším množství slov a prostoru, jako výše uvedený příklad.^[5]

Uveďte své kontaktní údaje

Dejte čtenáři vědět, jak vás může kontaktovat, pokud bude mít nějaké další otázky. Můžete sdílet své přímé telefonní číslo nebo e-mailovou adresu, jak je uvedeno výše.Reklamní

Požádejte o životopis nebo životopis dané osoby.

Pochopení dalších aspektů o osobě, o které píšete, vám může poskytnout důležité vodítka, která můžete do svého dopisu zahrnout.

Sdílejte konkrétní příklady práce dané osoby

Čím konkrétnější můžete být o skutečných schopnostech dané osoby, tím lepší bude mít čtenář představu o tom, jak by daná osoba mohla fungovat. V tomto příkladu od Resumo autor sdílí, že osoba, na kterou odkazuje, úspěšně pomohla uzavřít nové smlouvy v hodnotě několika milionů dolarů a vyvinula novou obchodní linii zaměřenou na veřejnou bezpečnost.

Jakmile dokončíte svůj první koncept, podívejte se na případy, kdy můžete konkrétněji hovořit o úspěších nebo dovednostech dané osoby. Může to mít podobu čísel, statistik, hodnocení, kolik peněz daná osoba společnosti ušetřila atd.

Zašlete svůj dopis správné osobě

Potřebujete dát dopis osobě, pro kterou jste jej napsali, nebo by měl být zaslán přímo osobě, která dopis požaduje? Pokud si nejste jisti, zeptejte se.

Abyste mohli napsat skvělý referenční dopis, nemusíte být dobrým spisovatelem!

Výše uvedené tipy a ukázky vám pomohou zmírnit úzkost při psaní. Pamatujte, že pokud daná osoba nedosáhne svého konečného cíle, pravděpodobně to nebude proto, že jste napsali špatný dopis.Reklamní

Doporučený fotografický kredit: Flaticon přes flaticon.com

Odkaz