Během svých čtyřiceti let práce jsem si vždy stěžoval na dlouhá, nudná a neproduktivní setkání, takže se připojte ke klubu! Ano, setkání ve starém stylu mají negativní dopad na morálku, produktivitu a motivaci.^[1]

(Warren Buffett) nedovolí, aby se jeho kalendář zaplnil zbytečnými schůzkami. - Bill Gates

Proč tedy nemohou být schůzky kratší, produktivnější a dokonce, dovolím si říci, zábavné?

Dobrou zprávou je, že mnoho společností nyní vede v řízení svých schůzek.

Tady je 12 tajemství produktivního setkání. Pokud jste manažer nebo vedoucí týmu, můžete je implementovat. Pokud jste členem týmu, můžete kdykoli navrhnout, aby se schůzky skutečně staly superproduktivními.

1. Čas není skutečný problém

Většina lidí si stěžuje, že nemají dostatek času a schůzky je mohou o tuto vzácnou komoditu připravit. Dalším způsobem, jak se na to dívat, je jednoduše se soustředit na energetické úrovně, které máte.

Plánujte v přestávkách, aby byla úroveň produktivity udržována na maximu.Reklamní

Spravujte svou energii, ne svůj čas. - Tony Schwartz

2. Udělejte schůzky kratší

Stanovení časového limitu na 10 nebo 15 minut může opravdu pomoci. Někteří manažeři ve skutečnosti dostanou časovač, který po dokončení schůzky zhasne. Není náhodou, že rozhovory TED mají maximální limit 18 minut.

Důvodem je, že celý výzkum ukazuje, že naše pozornost se postupně zhoršuje, pokud setkání nebo rozhovory trvají déle. Studie provedené na Texaské křesťanské univerzitě ukazují, že si studenti pamatují více informací po kratších hodinách.^[dva]

3. Plánujte schůzky pouze v případě potřeby

Většina společností má stanovený čas a den pro schůzky. To znamená, že produktivita je zpomalena, jen kvůli nastavenému plánu.

Je mnohem lepší se setkat, když je třeba věci dokončit, učinit rozhodnutí a dokončit akční body.

4. Seznamte se s postavením nebo někde jinde

NAvelmi zajímavý výzkumukazuje, že posezení zvyšuje územní problémy.^[3]

Lidé se cítí dobře a chtějí také prosadit své postavení nebo autoritu.To se při vstávání neděje tak snadno. Reklamní

Účastníci se cítí méně v pohodě a chtějí dělat věci rychleji. Existují i ​​jiné inovativní způsoby setkání.

Ale ať jste kdekoli, buďte inovativní ve svém prostoru. Zkuste stand-up meeting, nebo nechte stoly a vydejte se do parku. Vypadněte ze svého každodenního prostředí - Richard Branson

5. Naplánujte si agendu předem

Krátká schůzka stále vyžaduje pořad jednání, a pokud je to možné, měla by být před schůzkou rozeslána. Pomáhá lidem připravit se a soustředit se na problémy, které je třeba projednat.

Tady je Jak postavit program schůzky vraha, který je jednoduchý a efektivní .

6. Vytvořte zónu pro smartphone

Zeptejte se lidí na jejich kolegy, kteří během schůzek používají chytré telefony nebo tablety. Většina to nesnáší, protože to prokazuje nedostatek respektu a také ukazuje, že plná účast je nerovnoměrná nebo chybí.^[4]

Je mnohem lepší udělat z oblasti schůzky zónu bez chytrých telefonů a povzbudit lidi, aby nechali telefony venku v košíku s připojeným příspěvkem. Bílý dům to již dělá.

7. Omezte počet účastníků

Toto je jedno z doporučení zmíněných v příspěvku Kristen Gil „Start-Up Speed“.^[5]Je viceprezidentkou pro obchodní operace ve společnosti Google.Reklamní

Pokud účastníky omezíte na ty, kteří jsou přímo zapojeni do projektu nebo postupu, ponechává to ostatním více času, aby mohli pokračovat ve své práci.

8. Spusťte schůzku jako hodinky

Vedení schůzky je opravdu šikovný úkol. V ideálním případě musíte provést některé nebo všechny následující kroky:

• Uveďte účel schůzky, např. - Dnes se scházíme, abychom dokončili návštěvu auditorů.
• Udržujte intervence mimo téma mimo agendu. Mohou být umístěny na ‚parkoviště ', pokud je čas na konci.
• Vyzvěte všechny, aby se zapojili.
• Odradit předváděcí akce.
• Držte se přiděleného času.

9. Take Away Action Points

Osoba, která schůzku vede, musí celou věc udržovat na správné cestě v krátkém časovém rozpětí.

V praxi to znamená, že na konci mají lidé seznam akčních bodů, které jsou označeny DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Povolte čas přepravy

Zajistěte, aby byl před schůzkou naprogramován dostatek času, aby se tam lidé mohli dostat včas.

Povolení deseti minut před a po dalších zásnubách pomáhá lidem dát dohromady svůj čin a naplánovat svou nepřítomnost, i když je to velmi krátké.

O rozhodnutích se vede záznam, který lze zaslat e-mailem jako připomenutí všem účastníkům.Reklamní

11. Nastínit výsledky a naplánovat další schůzku

Za předpokladu, že akční body přinesou potřebné výsledky, je vždy dobré nastínit, čeho by se měla příští schůze týkat.

To nemusí být kamenné, ale mělo by to odpovídat obchodním a marketingovým plánům. Pomáhá také zdůraznit dlouhodobé cíle.

12. Podporujte školení o dovednostech setkání

Delegování některých úkolů na schůzce před schůzkou i během ní je skvělý způsob, jak přistupovat k nácviku dovedností ke schůzce.

Rozhodněte, kdo bude odpovědný za zaznamenávání akčních bodů, načasování a agend. To lze provést střídáním, takže za vedení schůzky budete mít i nadále celkovou odpovědnost. Abychom vám pomohli efektivně psát zápisy z jednání, podívejte se na tyto tipy: Jak psát skvělé minuty ze schůzky, aby se v překladech nic neztratilo

Více o produktivitě při práci

• Jak být produktivní v práci: 9 základních pravidel
• 6 jednoduchých návyků při práci, které okamžitě zvýší vaši produktivitu
• Technika Pomodoro: Je pro vás to pravé pro zvýšení produktivity?
• Jak může vzorec produktivity motivovat zaměstnance k efektivní práci

Doporučený fotografický kredit: Unsplash přes unsplash.com

Odkaz