Time Management je dovednost, která odblokuje všechny ostatní dovednosti. Navíc, pokud se chcete lépe dostat vpřed, pomůže vám řízení času. Pokud chcete lepší rovnováhu mezi prací a životem, odpovězte na správu času. Pokud se chcete cítit méně ohromeni a mít více pod kontrolou, odpovědí bude lepší správa času. Jádrem efektivnějšího řízení času je systém řízení času a jeho podporou je sada seznamů. Tyto šablony pro správu času vám mohou pomoci tyto seznamy vytvořit.

Pokud by váš nejlepší přítel použil váš systém řízení času, co by řekla?

Při čtení tohoto článku pravděpodobně spadáte do jedné ze 3 skupin;

• Ti v Denial - ‚Jsem tak zaneprázdněn, že neexistuje způsob, jak mám čas na zlepšení svého řízení času. '
• Ti v Ignorance - „Můj systém řízení času funguje dobře už 15 let.“
• Ti v nouzi - „Pokud to může pomoci, udělám to, protože jsem si jistý, že mohu udělat nějaká vylepšení.“

Tyto šablony pro správu času se budou líbit skupině „Ti v nouzi“ a pomohou. Jsou jednoduché, praktické a můžete je ihned použít. Kdybyste měli čas, vytvořili byste podobné šablony. Je to těžké, když jste v zákopech.

Moje vášeň je pomáhat ostatním a být vášnivým studentem a trenérem time managementu po dobu 14 let jsem se chtěl podělit o něco z toho, co jsem se naučil. Učil se tvrdě, takže nemusíte.

Jak používat každou ze 14 šablon pro správu času

Šablony jsou navrženy v pořadí podle toho, jak je třeba je používat. První je nejtěžší, Klíčové oblasti výsledků (KRA) a pak se postupně zjednodušují. Například „Seznam úkolů denně“, „Seznam projektů“ a „Týdenní hodnocení“.

1. Klíčové oblasti výsledků Šablona řízení času

Představte si fotbalový tým, který podporujete, nebo pokud žádný nemáte, tým, který podporuje kamarád, nebo jen tým, o kterém jste slyšeli. Můj je Oxford United (Cue the jemný zneužívání!). Klíčovým indikátorem výkonu (Oxford Performance KPI) Oxford United bude pravděpodobně liga vítězná. To je týmový cíl, kterého se snaží dosáhnout každý v týmu. Tento cíl není určen pro jednotlivce. Oxford United možná vyhraje ligu, ale ‚přitáhl si každý hráč '? To je místo, kde jsou KRA důležité. A Oblast klíčových výsledků (KRA) je individuální cíl. Myšlenka je, že pokud každý člověk pracuje na dosažení svého KRA, tým by měl dosáhnout svého KPI. Vrátíme-li se zpět k našemu fotbalovému týmu, brankářova KRA může být „čistým štítem“. KRA útočníka má vstřelit jeden gól na zápas a KRA obránce má vyhrát 80% jejich řešení. Jaká je vaše KRA?

Akce: Vyplňte své KRA pomocí šablony pro správu času # 1, abyste nyní viděli, proč jste na výplatní listině - KRA. Reklamní

2. Seznam úkolů denně Šablona řízení času

Tato šablona pro správu času je nejsnáze pochopitelná, protože vyžaduje pouze seznam toho, co budete každý den dělat. Úkolem je, že mnoho lidí každý den píše seznam úkolů, nikoli seznam úkolů. Mít každý den seznam úkolů zaměřuje mysl. Pokud nemáte seznam úkolů každý den, obvykle se stávají dvě věci. Nejprve uvíznete ve své e-mailové schránce, protože nás to přimělo myslet si, že tvrdě pracujeme, a proto jsme zaneprázdněni. Zadruhé, někdo jiný vyplní váš den úkoly, pokud jste si úkoly nevybrali sami. Tyto úkoly mohou přicházet ve formě e-mailů, požadavků šéfů nebo akcí, které obdržíte na schůzce. „Připravte si plán každý den, jinak ho někdo bude mít.“ Seznam úkolů denně tvoří základ každého systému pro správu času. Tuto šablonu používejte každý den.

Akce: Vyplňte seznam toho, co budete dělat zítra, pomocí šablony pro správu času # 2, abyste měli svůj plán - Seznam denních úkolů.

3. Seznam projektů Šablona řízení času

Jen velmi málo lidí má seznam projektů „žijících a dýchajících“. Někteří jeden mají, ale byl napsán jednou a od té doby nebyl aktualizován. Seznam projektů je prostředek, jak zjistit, co jsou velké věci. To, co bude mít největší pozitivní dopad na naše KRA. Jedná se o spojení mezi seznamem úkolů denně a důvodem, proč jste na výplatní listině, což jsou oblasti klíčových výsledků. Tím, že máte seznam projektů, máte transparentnost velkých a důležitých věcí. Výzkum nám říká, že každý člověk má v současné době na cestách 50 až 70 projektů (doma i v práci). Tato šablona požaduje pouze 14.

Akce: Dokončete seznam projektů, na kterých pracujete, pomocí šablony pro správu času # 3, abyste měli přehled o „velkých věcech“ - Seznamu projektů.

4. Akce schůzky Šablona řízení času

Setkání jsou nezbytným zlem každého znalostního pracovníka. Nemůžeme se jim dostat pryč. Zdá se, že jsou místem, kde jsou hodiny ztraceny a nic není dosaženo. Jedním z klíčových důvodů je to, že akce nejsou zachyceny nebo nejsou zachyceny dostatečně dobře, aby se něco podstatného stalo. Samozřejmě splnění cílů, správní účastníci, zaměření atd., To vše jsou také platné důvody. Tato šablona začíná získáváním akcí. Důvodem je, že když budou lidé mít jasné akce, nebudou mít žádný prostor se kroutit slovy: „Myslel jsem, že to dělá“, „Nebo co ta akce znamenala?“ Nebo „Akce jsem dostal teprve včera. Setkání před 2 týdny “.

Akce: Dokončete šablonu pro správu času # 4, abyste mohli zvýšit pravděpodobnost dokončení akcí - Akce schůzky.

5. Čekání na seznam Šablona řízení času

Delegujete lidem. Lidé výše. Lidé níže. Lidé na stranu. Jak sledujete, o koho jste kdy požádali? Čekání na seznam vám pomůže udržet si přehled. Tato šablona poskytuje místo, kde můžete zaparkovat, o co jste požádali, abyste osobu nepřestali pronásledovat a aby bylo jasné, kdy chcete úkol dokončit. A tak samozřejmě nezapomenete. Klíčem k úspěšnému Čekání na seznam je jeho vyhodnocení. Může to být každý den, zatímco se jedná o nový kousek vašeho systému řízení času. „Dále po silnici“ to může být jen na začátku a na konci týdne, až budete s používáním této šablony spokojeni.Reklamní

Akce: Vyplňte Waiting For pomocí šablony pro správu času # 5, abyste měli kontrolu nad tím, co jste delegovali - Waiting For List.

6. Seznam rozptýlení Šablona řízení času

Jednou z největších výzev time managementu, zejména v kanceláři s otevřeným plánem, je zahájení úkolu a jeho dokončení. Studenti na naší výcvikový kurz řízení času řekni nám, že to je důvod, proč mají pocit, že nic nedělají. Důvodem je to, že znalostní pracovníci musí žonglovat s tolika míčky. Částečně je to proto, že my odkládat protože se nám „nelíbí úkol“. Hlavně je to proto, že nemají strukturovaný způsob řešení putujících myšlenek. „Seznam rozptýlení“ je jednoduchá šablona, ​​kterou byste nechali na stole. Poté, co se soustředíte na jeden úkol, a poté vám přijdou na mysl myšlenky, zapíšete si je a vytáhnete je z hlavy, což vám umožní vrátit se k úkolu v ruce. Více než 50% času se přidá k úkolu tím, že se nespustí a nedokončí najednou. Tuto šablonu si vytiskněte a nechte ji na stole nebo ji nechejte otevřenou na obrazovce.

Akce: Dokončete šablonu pro správu času č. 6 Rozptylovacího seznamu, abyste se mohli soustředit na dokončení jednoho úkolu od začátku do konce - Rozptylovací seznam.

7. Týdenní cíle Šablona řízení času

Představte si prodejní tým, který nemá žádný prodejní cíl, nebo fotbalový tým Oxford United, který bude každou sobotu hrát „jen na první pohled“. Stejně je to s řízením času. Pravděpodobně máte cíle (KPI a KRA) pro rok nebo čtvrtletí. Tyto šablony vás vyzývají k dosažení cílů pro tento týden. Na začátku týdne se tyto šablony ptají: „Pokud byste se měli ohlédnout za tímto týdnem, čeho byste rádi dosáhli?“. Když si napíšeme naše cíle na tento týden, pomůže nám to soustředit se na to, co je důležité, protože se „zasekneme v zákopech“ e-mailů, telefonních hovorů a schůzek. V ideálním případě by týdenní cíle měly pozitivní dopad na prioritní projekty, což by zase mělo dopad na vaše KRA, což by mělo dopad na KPI. Pokud k tomu dojde, máte ve svém časovém managementu běžící ocelový řetězec odkazů, který ho udržuje propojený a silný.

Akce: Vyplňte své týdenní cíle pro tento týden, abyste pomocí šablony pro správu času # 7 - Týdenní cíle identifikovali, čeho chcete dosáhnout.

8. Týdenní hodnocení Šablona řízení času

Na začátku týdne jste vyplnili šablonu „Týdenní cíle“ se 7 věcmi, kterých chcete v daném týdnu dosáhnout. Na konci týdne má smysl vidět, jak se vám dařilo. Šablona Týdenní hodnocení se ptá, zda jste těchto týdenních cílů dosáhli pomocí jednoduchého nástroje zvaného „PMI“ - pozitivní, minus a zajímavý. Na konci týdne napíšete 3 věci, které byly v týdnu kladné, 3 věci, které byly v týdnu minus, nebo nebyly tak dobré, a 3 věci, které byly v týdnu zajímavé. Například „P: Skvělé setkání s novým klientem ABC“, „M: Dosáhl jsem pouze 4 ze 7 cílů“ a „Já: Dva z mého týmu byli nemocní“. Poslední pole vás požádá o provedení jednorázové akce správy po vyhodnocení vašeho týdne, např. 'Já budu plán do mého deníku 1 hodina týdně pro projekt XYZ. “

Akce: Vyplňte Týdenní hodnocení, abyste věděli, zda jste dosáhli svých Týdenních cílů pomocí šablony pro správu času # 8 - Týdenní hodnocení. Reklamní

9. Měsíční cíle Šablona řízení času

Podobné jako „Týdenní cíle“. Tato šablona vás vyzve k napsání velkých věcí, kterých chcete v daném měsíci dosáhnout.

10. Měsíční vyhodnocení Šablona řízení času

Šablona pro správu času „Měsíční vyhodnocení“ vás požádá o vyhodnocení cílů, které jste napsali v šabloně „Měsíční cíle“.

11. Roční cíle Šablona řízení času

Řadu cílů doplňuje šablona „Roční cíle“; Týdenně, měsíčně a poté ročně. Výzvou při stanovování ročních cílů je udělat je dostatečně velkými, aby zaručovaly, že budou ročním cílem, avšak nebudou příliš velké, aby mohly být „životními cíli“. Životní cíle nejsou v těchto šablonách diskutovány.

12. Výroční hodnocení Šablona řízení času

„Výroční hodnocení“, které bylo dokončeno v lednu, je o ohlédnutí se za uplynulým rokem. Identifikace toho, co fungovalo, co nefungovalo, a ponaučení z psaní ročních cílů pro příští rok.

13. Někdy možná seznam Šablona řízení času

Tato šablona je nezbytná k dosažení jednoho z klíčových způsobů myšlení efektivního manažera času. Myšlenku nejlépe vystihuje fráze „Nejúspěšnější lidé jsou ti, kteří mají vyprázdněné hlavy“. Seznam úkolů denně a seznam projektů jsou skvělé šablony pro správu našich okamžitých a velkých úkolů. Seznam Some Day May Be List je místem, kam můžete dát všechny ty věci, které chcete dělat, ale teď to prostě není naléhavé nebo důležité. Některé příklady mohou být: „Založení všech domácích dokumentů“, „Získat důchod“, „Napsat a plán úspěchu pro firmu'.

Akce: Vyplňte seznam Some Day Maybe List, abyste měli kam dát „vše ostatní“ pomocí šablony pro správu času # 13 - Some Day Maybe List.

14. Řízení času projektu Šablona

Průměrný pracovník se znalostmi řídí projekty a pokud jsou k sobě upřímní, jejich zkušenosti s řízením projektů jsou právě tím, co samouk učí. Možná slyšeli o velkých IT projektech spravovaných pomocí Ganttovy diagramy nebo kvalifikace jako Prince2 . Přesto touží po něčem jednoduchém, co jim dává kontrolu, aniž by byli příliš těžkopádní k použití. Tato šablona jedné stránky vám pomůže lépe spravovat vaše důležité projekty tím, že se lépe připraví a vyhýbání se hlavním důvodům, proč projekty selhávají .Reklamní

Akce: Vyplňte šablonu řízení času projektu č. 14, abyste se lépe připravili na důležité projekty a udrželi je na správné cestě - šablona projektu.

Stáhněte si a použijte tyto šablony pro správu času

Stáhněte si těchto 14 šablon pro správu času a použijte je s perem a papírem .

Stáhněte si těchto 14 šablon pro správu času a dokončete práci na obrazovce.

Začněte začleněním jedné z těchto šablon do svého systému řízení času. Pak další o týden později, dokud šablonu nepoužíváte obvykle. Vytvoření zvyku trvá 21krát. Nyní můžete být lépe organizovaní. Hodně štěstí!

Doporučený fotografický kredit: Byli jste na sonovate.com