( Poznámka editora: Toto je doporučený příspěvek v naší pokračující sérii 30 dní s… , který popisuje použití produktivního nástroje, služby nebo produktu, které jsme používali za posledních 30 dní. Chceme našim čtenářům poskytnout podrobný pohled na nástroje a produkty, které je zajímají, poskytnout jim naše myšlenky a nabídnout způsoby, jak tyto produkty používat rychleji a lépe. Užívat si.)

Když jsem pracoval samostatně, opravdu jsem nepotřeboval manažera úkolů, který by zvládal komunikaci a spolupráci na míle daleko. Vzhledem k tomu, že jsem se začal podílet na mnoha dalších týmových činnostech - natolik, že mám tendenci trávit více času v týmovém prostředí, než ne - zjistil jsem, že můj správce úloh, který jsem používal (OmniFocus), opouštěl některé z mnohem- potřebné úkoly na stole. Mnoho lidí, se kterými pracuji, navíc není na zařízeních Mac nebo iOS, díky nimž bylo používání OmniFocus diskutabilní.

Vyzkoušel jsem jiná řešení pro správu úloh, jako je Flow, a dokonce jsem se trochu brodil do Wunderkitu. Ale nic nezachytilo vše, co jsem v řešení potřeboval, lepší než Asana , brainchild bývalého spoluzakladatele Facebooku Dustina Moskovitze a bývalého zaměstnance Facebooku Justina Rosensteina.

Za 30 dní s Asanou bylo toho hodně k prozkoumání. A i když jsem se ponořil docela hluboko, nechci vás přemoci všemi jemnějšími body. Místo toho získáte mnoho z nejdůležitějších prvků, které jsem objevil během používání Asany během posledních 30 dnů, a při vývoji produktu nechávám nějakou dýchací místnost pro další zkoumání.

Začněme…

Pracovní prostory

Asana vám umožňuje vytvářet pracovní prostory - což je opravdu víc než projekty. Ve skutečnosti můžete projekty vkládat do pracovních prostorů. Nejlepší způsob, jak mohu popsat pracovní prostory, je to, že jsou to opravdu oblasti, na které se musíte zaměřit - a mít k nim několik vrstev, abyste v nich mohli spravovat úkoly a projekty. Vytvořil jsem několik pracovních prostorů:

• Osobní: Obsahuje osobní projekty a úkoly
• Profesionální: Obsahuje jednotlivé projekty a úkoly související s prací
• Rodina: Obsahuje rodinné projekty a úkoly
• Více týmových pracovních prostorů: Každý z nich obsahuje projekty a úkoly spojené s týmem, se kterým v daném pracovním prostoru pracuji.

V tomto posledním bodě má Lifehack svůj vlastní pracovní prostor, moje podcasty, se kterými mám společné hostitele, mají své vlastní pracovní prostory atd. V zásadě každá pracovní oblast zaměření, která vyžaduje sdílení (jako celek), dostane svůj vlastní pracovní prostor. Nejprve jsem udělal chybu, že jsem je dal pod Professional, ale pak jsem musel všechny mé profesionální projekty a úkoly ve výsledku nechat soukromé. Pokud tedy budete používat Asanu jako týmové i individuální řešení pro správu úkolů, udržujte svůj Workspace sólo a přidávejte pracovní prostory pro různé klienty / partnerství, na kterých musíte spolupracovat, a přidejte do těchto pracovních prostor ty, kteří jsou do toho zapojeni.Reklamní

Mám také rodinu oddělenou, abych se o ni mohl podělit se svou ženou a ona nemusí vidět všechny mé další věci, které se jí přímo netýkají. Určitě s ní mohu pod tímto pracovním prostorem sdílet jednotlivé úkoly a projekty, ale mít rodinu v zásadě dělá z ní a já místo toho spoluhráče v oblasti zaměření.

Během prvních pár týdnů s Asanou jsem se nemohl pohybovat po pracovních prostorech na postranním panelu; zůstali v pořadí, v jakém byli stvořeni. Přesto těsně předtím, než jsem dokončil svůj počáteční čas s Asanou, uskutečnili (mimo jiné) přeskupení pracovních prostorů. Taková je Asana aktivně vyvinutá.

Každá osoba, kterou přidáte do pracovního prostoru, obdrží e-mailovou pozvánku a budete moci zjistit, zda ji přijali, a to na kartě Členové v nastavení vašeho pracovního prostoru. I když někdo může být členem více než jednoho pracovního prostoru, úkoly a projekty každého z nich jsou nezávislé - takže je mohou vidět pouze v tomto pracovním prostoru a ne v celé Asaně jako celku. Zjistil jsem, že - i když nehrajete spoustu e-mailů - pravidelný aktualizační e-mail od Asany v pracovních prostorech vám s tím pomůže, pokud nejste zvyklí pracovat ve více oblastech zaměření. E-mailová oznámení můžete zapnout nebo vypnout v nastavení účtu Asana na kartě E-mailová oznámení.

Spropitné: Skvělá věc na e-mailových oznámeních od Asany je, že je můžete posílat na libovolný e-mail, který chcete pro vybrané pracovní prostory. Všechna moje upozornění Lifehack pocházejí a přecházejí na můj e-mailový účet Lifehack, takže správa této oblasti zaměření je mnohem jednodušší.

Projekty

Projekty jsou v podstatě páteří Asany, na rozdíl od úkolů v jiných systémech poznámky. Projekty můžete zobrazit několika různými způsoby: podle priority, podle nabyvatele nebo podle přidružených značek. Filtrování, které má Asana zabudované, umožňuje velké přizpůsobení, takže se můžete podívat na to, co chcete a jak chcete.

Jakmile zjistíte, jak pracovní prostory fungují, je snazší uchopit v nich vytváření projektů. V daném pracovním prostoru můžete vytvořit veřejné i soukromé projekty, z nichž první si mohou prohlédnout všichni členové daného pracovního prostoru. Můžete také vytvořit projekt duplikováním existujícího - což je skvělé pro opakující se projekty (například správa podcastu nebo týdenní plán zveřejňování blogů). Stačí kliknout na rozevírací nabídku se šipkami v horní části projektu, který chcete zkopírovat, a vybrat možnost Duplikovat projekt. Poté získáte seznam položek, které chcete duplikovat, a také možnost změnit název nově vytvořeného projektu.Reklamní

Spropitné: Vytvořte šablony projektu pomocí výše uvedené metody duplikace; jsou nesmírně užitečné a můžete si zachovat mnoho atributů z původního projektu, abyste mohli efektivněji pracovat s projekty, které pravidelně cyklují. Jo, a nemůžete do projektů přidávat termíny, tak to nechte za úkoly v projektech. Po dokončení všech úkolů stačí projekt archivovat.

Úkoly

Úkoly jsou stavebním kamenem jakéhokoli systému typu produktivity a u Asany to není jiné. Úkoly jsou v zásadě úkoly a můžete k nim připojit celou řadu věcí, aby byly více nabité informacemi. Poznámky a komentáře jsou fantastickými aspekty Asany, protože komentáře umožňují spoluhráčům vzájemně komunikovat o úkolu mimo e-mail a poznámky vám umožňují umístit hypertextové odkazy a mnohem více vedle úkolu, abyste mohli poskytnout vše, co kdy někdo potřeba úkolu v Asaně.

Úlohy můžete zobrazit podle projektu, značky nebo osoby pomocí karet v levém podokně. Můžete zajistit, že uvidíte pouze úkoly, které vám byly přiděleny, otevřením Úkolů, které také najdete v levém podokně. Ve vlastním seznamu úkolů můžete kliknutím na tečku nalevo od názvu úkolu (nebo pomocí ikon v podrobnostech úkolu - umístěných v pravém podokně) uspořádat úkoly podle záměru - jako v případě, že jste budu na nich pracovat. Po dokončení úkolu kliknutím na rozbalovací nabídku Archiv v horní části projektu jej skryjete.

Při vytváření úkolů musíte mít na paměti, že všechny, které přidáte do svých úkolů (nebo do soukromého projektu), jsou ve výchozím nastavení soukromé. Ale jakmile přidáte veřejné značky nebo úkol přidáte do veřejného projektu, uděláte úkol veřejným - a bude viditelný pro všechny členy pracovního prostoru. Přidávám x do značek, které jsou určeny pro soukromé použití (jako xwriting vs. psaní), abych náhodou nesdílel něco, co má zůstat pod pokličkou. Ujistěte se, že jste vložili x na přední stranu značky, abyste omylem nedokončili automatické přidání veřejné značky.

Chcete-li přidat termín splnění úkolu, jednoduše klikněte do pole podrobností úkolu (nebo použijte Tab + D na klávesnici). Úkol můžete nastavit tak, aby se pravidelně opakoval - nebo jej můžete nastavit na docela chladný interval známý jako pravidelně. To vám v zásadě umožňuje přiřadit daný počet dní poté, co je označen jako dokončený, a opakovat ještě jednou. Pokud potřebujete mít přehled o ostatních, stačí zkontrolovat stav úkolu v pracovním postupu postupníka tak, že se podíváte na ikonu napravo od jeho jména v podrobnostech úkolu.

Spropitné: Když vytvoříte seznam úkolů (pro mě je to se Simplenote na mém iPhone - i když můžete použít libovolný textový editor, který se synchronizuje zpět do vašeho počítače) a přetáhnete ho do Asany, vytvoří se pro každou položku samostatný úkol. A pokud máte mezi každým seznamem mezeru - pomocí odrážek, například s nadpisem, se z bodu bez odrážky stane prioritní nadpis. I když to v aplikaci pro iPhone nefunguje, umožňuje vám vytvářet jednoduché seznamy pomocí textového editoru a poté je přenést do Asany ke zpracování, až budete připraveni.

Značky

Dívám se na značky, jako by to byly kontexty ve smyslu GTD. Asana říká o značkách:Reklamní

Značky poskytují úkolům další úroveň kategorizace - identifikují důležité charakteristiky, které mají úkoly společné.

Jako značky používám umístění (nebo aktivity, jako je psaní). Ale na rozdíl od kontextů v aplikacích GTD, jako je OmniFocus, mohu přiřadit více značek k úkolu tak, že se na ně podívám tímto způsobem. To je skvělá funkce, zvláště když se domníváte, že můžete značku změnit na projekt, pokud někdy budete cítit potřebu tak učinit. Ještě jsem to neudělal, ale pokud skončím s použitím twitteru jako značky pro několik úkolů do bodu, kdy překročil svoji užitečnost jako takovou, mohu jej změnit na projekt a poté na něj zaútočit z tohoto výhodného bodu. To mi umožňuje duplikovat to znovu a znovu, pokud budu potřebovat trávit spoustu času na Twitteru (nebo se stane větším aspektem mého pracovního prostoru, než co by označovala značka).

Spropitné: To pochází přímo z Asany: U úkolů, které jsou nezbytné pro dokončení více než jednoho projektu, to můžete označit kliknutím na tlačítko plus vpravo od Projekty v podrobnostech úkolu nebo zadáním Tab + P a zadáním názvu příslušného projektu.

Doručená pošta

Asana definuje svoji Doručenou poštu, která je poněkud odlišná od toho, co by si většina lidí tradičně myslela:

(Asanina) Doručená pošta zobrazuje všechny úkoly, které vám byly přiděleny někým jiným nebo z jiného kontextu. Úkoly můžete přijímat v sekci Nové úkoly kliknutím na ikonu doručené pošty a výběrem možnosti.

Nejlepší věc, kterou s nimi můžete udělat, je postupovat podle jednoduchých postupů GTD Do, Delegate, Defer nebo Delete. Obvykle každé ráno procházím každou doručenou poštou pracovního prostoru a připojuji úkoly k různým projektům (pokud to již příjemce neudělal). Poté k nim odpovídajícím způsobem připojuji data splatnosti, značky atd. To mě dostává z Doručené pošty a o krok dále do mých pracovních prostor - což je přesně tam, kde potřebuji být.

Skvělá věc na Asaně je, že Doručená pošta je tam jen na to, aby držela úkoly, není životaschopné místo pro jejich udržování. Ve skutečnosti je jejich udržování v Asaně mnohem transparentnější, než kdybyste to dělali v běžné e-mailové schránce. Jelikož poznámky a komentáře jsou členy týmu aktualizovány, jakmile úkol opustí doručenou poštu, je to skvělé pro ty, kteří prostě nemohou zabalit hlavu, aby dostávali věci z e-mailu a do správce úloh. Asana eliminuje špatné schránky přijetím lepších. Proto to tak dobře funguje i pro jiné než GTDery - a proto je pro ně protiintuitivní přesouvat se k němu například po tom, co je v něčem jako OmniFocus, který například zachází se schránkami úplně jinak.

Zdánlivě bezproblémové připojení

Pokud si lidé koupí Asanu, vaše pracovní postupy se dramaticky zlepší. Měl jsem jednoho spoluhráče, který skočil a hraje se mnou - a díky tomu jsme před zápasem. Měl jsem další, kteří se do toho prostě nedostali, zapomněli sledovat úkol nebo mi poslat e-mail zpět, místo aby mě aktualizovali prostřednictvím Asany, což vytváří nadbytečnost. Ale protože to používám nábožensky, mohu se udržovat na správné cestě a pomalu konvertuji dříve nezvratné.Reklamní

Mezi ty, které nelze převést, patří ti, kteří používají jiná řešení pro správu týmových úkolů, ti, kteří používají jednotlivé manažery úloh ... a ti, kteří nepoužívají vůbec žádné. Je to proto, že jakékoli změny, které provedu na kartách Projekty, Značky a Lidé, se přenesou na všechny ostatní v pracovním prostoru. Tento druh připojení je těžké udržet konzistentní prostřednictvím e-mailu.

To je jen jedna z věcí, díky nimž je Asanina překážka vstupu na trh mimořádně nízká (alespoň podle standardů řešení produktivity), a to může pro společnost znamenat jen dobré jméno.

Seznam přání Asana

Pokud jste Asanu již používali, víte, že je aktivní (a trvale aktivní v tom) vývoj. Přesto existují některé věci, na které jsem byl zvědavý, pokud jde o funkce, které mohou nebo nemusí přijít do Asany. Požádal jsem tedy Kennyho Van Zanta z Asany, aby je oslovil:

Já: Dokážete převést úkoly na projekty?
Kenny: Ve skutečnosti jsme již dlouho iterovali o návrhu dílčích úkolů / hierarchie. Existuje spousta zajímavých nuancí a nemyslíme si, že by některá ze stávajících služeb to napravila. V tomto okamžiku jsme prošli řadou návrhů a prototypů při hledání dokonalé rovnováhy sil a snadného použití / obtížnosti zavěšení sami sebe a jsme opravdu nadšení z řešení, které jsme znovu se sbíhají.

Já: Export dat pro offline přístup - myšlenky na to?
Kenny: Plánujeme podporovat tento druh exportu nad rámec stávajících možností tisku a vícenásobného výběru a kopírování. Ale napínavěji plánujeme podporovat offline přístup a nakonec i úpravy přímo v prohlížeči prostřednictvím offline podpory HTML5. Díky našemu technologickému zásobníku jsme k tomu opravdu vhodní, protože téměř všechny funkce Asany běží uvnitř prohlížeče. (I dnes, pokud se během používání Asany odpojíte od internetu, můžete pokračovat v provádění změn, zanechávat komentáře atd. A vaše změny se uloží, kdykoli se znovu připojíte.)

Já: Vezmeme-li v úvahu nedávné množství příspěvků o důležitosti Start Dates vs Due Dates (hlavně s OmniFocus), má Asana nějaké plány implementace na tomto poli?
Kenny: Náš plán kolem kalendáře / časové osy je jednou z nejzajímavějších částí naší vize produktu. Nechci toho zatím příliš prozradit, ale jednotlivcům i týmům poskytneme sdílené chápání času a důvěru v jejich schopnost předpovídat budoucnost svých projektů na úrovni, která byla dříve nemožná bez obtížného a podrobného projektu proces řízení - mnohem více než jen splatnost vs. datum zahájení.

Já: Denní doba ... proč tam není?
Kenny: Ve skutečnosti nevidíme příliš mnoho žádostí o splatnost, ale souhlasíme s tím, že je to chybějící funkce, a bude to řešeno výše zmíněnou prací s kalendářem / časovou osou.

Já: Co je pro Asanu na cestě, pokud jde o iPad, iPhone, Android…?
Kenny: Aktuální mobilní aplikace je primárně společníkem Asany na vašem počítači, takže máte přístup ke svým úkolům, ať jste kdekoli. Ale to byla jen verze 1: chystáme se vybudovat prostředí pro iOS a Android, které bude stejně citlivé a funkční jako dnes desktopová aplikace. Jsme velmi odhodláni poskytovat skvělé zážitky na mobilních zařízeních a tabletech.Reklamní

Závěrem

Opravdu kopu Asanu. Má všudypřítomnost, soudržnost a přizpůsobivost, kterou jsem hledal v řešení správy úloh. Škáluje se nahoru nebo dolů, což umožňuje správu týmových a individuálních úkolů - a je to bleskově rychlé jak v synchronizaci, tak v konektivitě (přebírá stránku z Google Wave a umožňuje vám vidět, když někdo jiný píše). A umožňuje to těm, kteří chtějí spravovat úkoly prostřednictvím e-mailu, aniž by to bránilo pokroku těm, kteří to kvůli zavedené integraci nedělají.

Zatímco mých 30 dní s Asanou je u konce, moje dny s Asanou teprve začínají. Důrazně doporučuji dát Asana pohled. Je to skutečný měnič her.