JAK SPRÁVNĚ STANOVIT PRIORITY ZA 10 MINUT A PRACOVAT 10KRÁT RYCHLEJI

Každý z mých členů týmu má spoustu úkolů, které musí každý pracovní den řešit. Navíc většina z jejich úkolů jsou buď kreativní úkoly, nebo úkoly k řešení problémů. Každý z nich se musel naučit upřednostňovat úkoly, aby vše zvládl.

Navzdory mnoha úkolům, které je třeba zvládnout, je náš tým schopen zůstat soustředěný a kreativní a důsledně pracovat na splnění našich cílů ve stanoveném čase.

Prozradím vám, jak jsem pomohl svému týmu zvládnout více věcí za kratší dobu díky síle správného stanovení priorit. Několik minut strávených čtením tohoto článku vám z dlouhodobého hlediska může doslova ušetřit tisíce hodin. Pojďme tedy začít s mou metodou, jak upřednostnit věci:

Jak upřednostnit metodu váhy

Jeden z našich nových redaktorů za mnou přišel druhý den a řekl mi, jak se snaží držet krok s mnoha úkoly, které potřebovala zvládnout, a termíny, kterých se neustále musela držet.

Na konci každého dne měla pocit, že udělala spoustu věcí, ale často nedokázala přijít s kreativními nápady a úspěšně publikovat články. Z toho, co mi řekla, bylo zřejmé, že se cítila ohromená a stále více frustrovaná z toho, že nedosáhla svých cílů, přestože většinu dní dělala hodiny navíc. To vše jí z dlouhodobého hlediska znemožňovalo rozvíjet dobrou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

Poté, co poslouchala moji radu ohledně využití Scalesovy metody, okamžitě zaznamenala dramatický nárůst produktivity, který vypadal takto:

Mohla vyrábět třikrát více kreativních nápadů pro články na blogu.
Mohla publikovat všechny její články včas.
A mohla každý den dokončit veškerou svou práci včas ( už žádné přesčasy !).

Pokud jste zvědaví, jak to dokázala, přečtěte si podrobného průvodce:

1. Stanovte stranou 10 minut pro plánování

Pokud jde o řešení problémů s produktivitou, má smysl plánovat před přijetím opatření. Nezapojujte se však do plánování natolik, že jste v tom uvězněni a nikdy se nedostanete za první základnu.Reklamní

Moje doporučení je dát si konkrétní časové období pro plánování, ale zkrátit to. K zamyšlení nad vaším plánem by mělo stačit 10 nebo 15 minut.

Tuto dobu využijte k:

Podívejte se na celkový obraz.
Přemýšlejte o aktuálním cíli a cíli, kterého potřebujete / chcete dosáhnout.
Rozložte všechny úkoly, které musíte udělat.

2. Srovnejte své úkoly se svým cílem

Toto je základní komponenta, díky níž je metoda Scales efektivní, když se naučíte upřednostňovat.

Funguje to takto:

Podívejte se na všechny úkoly, které děláte, a zkontrolujte důležitost každého z nich. Konkrétně změřit důležitost úkolu podle jeho nákladů a přínosu .

Podle nákladů mám na mysli úsilí potřebné na úkol (včetně času, peněz a dalších zdrojů). Výhodou je, jak úzce může úkol přispět k dosažení vašeho cíle.

Abychom vám to usnadnili, uvádíme níže čtyři kombinace, které vám umožní rychle a snadno určit prioritu každého z vašich úkolů:Reklamní

Nízké náklady + vysoká výhoda

Nejprve proveďte tyto úkoly, protože je nejjednodušší je splnit, ale pomohou vám přiblížit se vašemu cíli.

Do této kategorie by se pravděpodobně hodilo schválení uměleckých děl vytvořených pro prodejní brožuru. Snadno byste se mohli rozhodnout, zda se vám kresba / rozvržení líbí, ale vaše rozhodnutí jej schválit by spustilo výrobu letáku a následné prodejní výhody jeho zaslání potenciálním zákazníkům.

Vysoká cena + vysoká výhoda

Rozdělte úkol s vysokými náklady na menší. Jinými slovy rozdělte velký úkol na mini úkoly, jejichž dokončení trvá méně než hodinu, a poté tyto malé úkoly přehodnoťte a nastavte jejich správnou úroveň priority.

Představte si, že byste byli požádáni, abyste napsali plán uvedení produktu na trh pro nový doplněk proteinového prášku bez deníků. Místo toho, abyste se pokusili napsat plán na jedno sezení, zaměřte se na psaní různých částí v různých časech (např. Věnujte 30 minut psaní úvodu, jednu hodinu psaní textu a 30 minut psaní závěru).

Nízké náklady + nízká výhoda

Když se naučíte upřednostňovat čas a úkoly, měla by mít tato konkrétní kombinace vaši nejnižší prioritu. Buď si udělejte 10-15 minut na zvládnutí tohoto úkolu, nebo si tyto druhy úkolů vložte mezi cenné úkoly jako užitečnou přestávku.

Jedná se pravděpodobně o nezbytné úkoly (např. Běžné úkoly, jako je kontrola e-mailů), ale příliš nepřispívají k dosažení požadovaného cíle. Udržujte je v seznamu priorit.

Vysoké náklady + nízká výhoda

Zkontrolujte, zda jsou tyto úkoly skutečně nezbytné. Pokud se rozhodnete, že je vyžadováno dokončení úkolu, přemýšlejte o způsobech, jak snížit náklady.

Mohou například nějaké nástroje nebo systémy pomoci urychlit provádění úkolu? V této kategorii pravděpodobně najdete věci, jako je kontrola a aktualizace tabulek prodejních kontaktů. Může to být drobná a časově náročná věc, kterou musíte udělat, aniž byste dělali chyby. Existuje však spousta aplikací, díky nimž je tento proces okamžitý a bezproblémový.Reklamní

Nyní se vracíme k redaktorce, na kterou jsem dříve odkazoval, pojďme se podívat na její typický seznam každodenních úkolů:

Po vyslechnutí mé rady rozbila vysoké náklady + vysoká výhoda úkol na menší. Její úkoly pak vypadaly takto (v pořadí podle priority):

A u úkolu propagace článků na různé platformy jsme se po přezkoumání jejích výhod rozhodli zaměřit pouze na nejefektivnější platformu, čímž jsme výrazně snížili související časové náklady.

Jakmile budete efektivně analyzovat náklady a výhody svých každodenních úkolů, můžete se ponořit tento Plánovač celého života abyste zajistili, že vše na svém seznamu dokončíte tím nejlepším možným způsobem.

Bonusový tip: Řešení úkolů s termíny

Jakmile své úkoly vyhodnotíte, poznáte důležitost každého z nich. To vám okamžitě poskytne křišťálově jasný obraz o tom, jak stanovit priority podle toho, které úkoly vám pomohou dosáhnout více (ve smyslu stanovení cílů). Někdy však nebudete moci rozhodnout o prioritě každého úkolu, protože termíny budou stanoveny externími stranami, jako jsou manažeři a agentury.

V případech, jako jsou tyto, navrhuji, abyste po zvážení důležitosti a hodnot vašich současných úkolů seznam sladili způsobem, který vám pomůže dodržet termíny a podle toho upravit priority. Reklamní

Pojďme se například znovu ponořit do světa editora.

Některé články, které upravila, musely být publikovány v konkrétních termínech, takže se jedná o naléhavé a důležité úkoly. Metoda Scales to umožňuje a v tomto případě by její upravený seznam úkolů vypadal nějak takto:

Doufejme, že nyní vidíte, jak snadné je vyhodnotit důležitost úkolů a jak je upřednostnit do proveditelného pořadí.

Sečteno a podtrženo

Metoda Scales se liší od čehokoli jiného, co jste vyzkoušeli. Přijetím metody Scales začnete správně stanovovat priority své práce a zvýšíte svou produktivitu až 10krát!

Na rozdíl od jiných metod, které ve skutečnosti nevysvětlují, jak rozhodnout o důležitosti úkolu, vám moje metoda pomůže rozdělit každý z vašich úkolů na dvě části: náklady a přínosy. Moje metoda vám také pomůže podniknout následné kroky založené na různých kombinacích nákladů a přínosů, což může celkově podpořit váš kariérní rozvoj.

Začněte hned teď věnovat 10 minut hodnocení svých běžných každodenních úkolů a jak se shodují s vašimi cíli. Jakmile budete mít tyto informace, bude velmi snadné dát své úkoly do seznamu priorit. Zbývá už jen to, že svůj další pracovní den zahájíte sledováním nového hlavního seznamu.