V mém posledním příspěvku jsem hovořil o šesti nejčastějších pracovních návycích, které sabotují vaši produktivitu. Prvním pachatelem v mém seznamu bylo, jak často kontrolujete svůj e-mail. Když jsem psal svůj poslední článek, zjistil jsem, že o tomto tématu existuje spousta informací a opravdu si zaslouží jeho vlastní specializovaný článek.

Pokud jde o náš pracovní e-mail, většina z nás to považuje za míč a řetěz. Neustále to musíme kontrolovat, nebo riskujeme hněv šéfů a spolupracovníků, kteří se s námi snaží komunikovat. Pokud do 5 minut neodpovíme na e-mail, jsme považováni za líné nebo neproduktivní.

Podle některých odborníků je ale příliš častá kontrola e-mailu ve skutečnosti hlavním faktorem, který může přispět ke snížení produktivity. Pokud jste jedním z těch pokaždé, když mi zazvoní telefon, musím okamžitě zkontrolovat svůj e-mail, lidi, čtěte dál a zjistěte, proč jste se mohli stát svým nejhorším nepřítelem.Reklamní

Jak často je normální?

Jak často tedy průměrný člověk kontroluje svůj e-mail v daný den? Je těžké vysledovat spolehlivé statistiky. Podle jedna anketa , přibližně 40% lidí se dotazovalo, že si mysleli, že kontrolují svůj e-mail 6 až 20krát denně. Samozřejmě je těžké říci, jak přesný je člověk, když měří své vlastní e-mailové návyky.

Další průzkum říká, že 56,4% lidí kontroluje svůj e-mail pouze 0-5krát denně. Tato studie však pochází z roku 2009 a je pravděpodobně docela zastaralá.

Nikdy nekontrolujte svůj e-mail ráno

Oblíbenou organizační expertkou Oprah je žena jménem Julie Morgenstern, autorka knihy Never Check Email in the Morning. Hádejte, co radí?

Podle Morgensterna je kontrola vašeho e-mailu první věcí, když se každé ráno dostanete do kanceláře, problematická, protože může mít falešný pocit úspěchu. Odpovíte na 40 e-mailů a máte pocit, že jste odvedli hodně práce, ale ve skutečnosti pravděpodobně ještě máte hromadu papírování, schůzek a telefonních hovorů. Odpovědi na e-maily jsou pro výkon vaší práce zásadní, ale ne vždy to pro vás nebo vaši společnost aktivně vydělává peníze.Reklamní

Expert na produktivitu Sid Savara také souhlasí s Morgensternem. Pokud jde o e-mail, ignorace je blaženost. Proto, pokud máte něco důležitého, ve kterém chcete dosáhnout pokroku, mám pro vás tato čtyři slova: Nekontrolujte svůj e-mail. Jakmile vstanete, pracujte na něčem důležitém 30-45 minut a teprve poté to zkontrolujte. Pokud to vydržíte, počkejte ještě déle. Některé dny e-mail vůbec nekontroluji, až po obědě ... Jakékoli nové informace, které získáte, mohou způsobit, že budete vyrušeni. Nemohu ovládat všechno, ale mohu ovládat své vlastní rozptylování.

24hodinová metoda

Jiní lidé tvrdí, že místo toho, abyste své e-maily kontrolovali od pozdějšího dne, měli byste je kontrolovat pouze jednou denně, ráno. Mezi členy tohoto tábora je odborník na produktivitu Elizabeth Grace Saunders . Obecně vymaže schránku během prvních 1–2 hodin svého dne a po zbytek dne formuluje svůj herní plán. Poté se po zbytek dne obecně na svůj e-mail znovu nedívá, což jí umožňuje plně se soustředit na rozvoj podnikání a klientské projekty.

To je samozřejmě těžší, pokud jste ve své společnosti na dně potravinového řetězce. Ale pokud jste ve vrcholovém managementu nebo jste samostatně výdělečně činní, nastavení této rutiny může být skvělý způsob, jak zvýšit vaši produktivitu.

V případě pochybností zkontrolujte graf

Scott Scheper kontroluje jeho e-mail dvakrát denně a vytvořil praktický vývojový diagram, který vám pomůže procházet všechny nepřečtené zprávy ve vaší doručené poště.Reklamní

Pokaždé, když otevřete nový e-mail, položte si 3 základní otázky:
1. Je to relevantní?
2. Mohu to vyřešit?
3. Bude to trvat méně než 2 minuty mého času?

Sledováním jeho praktického vývojového diagramu vytvoříte nový způsob, jak efektivněji procházet doručenou poštou.

5 denně

A pro případ, že jste neměli dost protichůdných názorů odborníků, je zde ještě jeden. Rod Kurtz of Business Week tvrdí, že byste měli kontrolovat svůj pracovní e-mail pětkrát denně.Reklamní

Zkontrolujte si doručenou poštu pouze pětkrát denně - první věc ráno, dopoledne, po obědě, odpoledne a na konci dne. Nebo ještě méně, pokud jste schopni. To funguje, když vypnete funkci automatického odesílání a přijímání, což vám umožní až dvě hodiny soustředit se na svou práci, místo aby vás neustále přerušovalo. Funguje to, když seskupíte třídění e-mailů, což vám umožní produktivnější a efektivnější vyřizování e-mailů.

Závěr

Je rozdíl mezi prací a produktivitou. Nezapomeňte naplánovat čas svého e-mailu tak, aby nedošlo k jejich zmatení. Pokud ke svému e-mailu přistupujete se správným přístupem, můžete svou produktivitu zvýšit mílovými kroky.

Slovy Scotta Schepera: Den plný vánku se zaměstnanci, odpovídání na otázky, zírání na e-maily, kontrola sociálních sítí a chatování s kolegy vás nezbohatnou. Dá vám to práci.Reklamní

Jaká je vaše každodenní e-mailová rutina? Plánujete některý z těchto tipů vyzkoušet? Dejte nám vědět v komentářích níže!