Dnešní svět podnikání je téměř výhradně založen na informacích. Ať už podnikáte v malém podniku nebo zaujímáte malý roh org-chartu v obrovské nadnárodní společnosti, je pravděpodobné, že většinu vaší práce tvoří komunikace s ostatními, nejčastěji písemně. Samozřejmostí je e-mail a tradiční obchodní dopis, ale většina podnikatelů je také vyzvána, aby psali prezentace, poznámky, návrhy, obchodní požadavky, školicí materiály, propagační kopie, návrhy grantů a celou řadu dalších dokumentů.

Tady je rub: většina podnikatelů má s psaním málo zkušeností . I když ti, kteří mají obchodní vzdělání, pravděpodobně trochu psali ve škole, v obchodních programech je to jen zřídka zdůrazněno a naučit se dobře psát je stěží hnací silou touhy většiny lidí jít na obchodní školu. Ti, kteří nemají univerzitní vzdělání, možná nikdy nebyli nuceni psát vůbec, alespoň od veřejné školy.

Pokud jste jedním z mnoha lidí v podnikání, pro které psaní nikdy nebylo velkým problémem, měli byste to vědět nedostatek psaní je každým rokem stále větším handicapem . Trávíte-li čas na zdokonalení psaní, může to mít za následek výrazné zlepšení vaší hireability a propagačních vyhlídek. Cvičení nelze nijak nahradit, ale zde je několik rad, které vás uvedou na správnou cestu.Reklamní

1. Méně je více.

V obchodním psaní, stejně jako v prakticky každém jiném druhu psaní, záleží na stručnosti. Je ironií, že když jsou písemné informace pro hladké fungování podniků stále důležitější, lidé jsou stále méně ochotni číst. Časopisy a další prodejny, které dříve používaly funkce obsahující 2 000 slov, stále více snižují náčrtky na 500 slov. Používejte slova střídmě, vystřihněte květnatou prózu a vyhýbejte se dlouhým klikatícím se větám. Jak Zorro učil svého syna, vstupte, vytvořte svůj Z a vypadněte! - jděte rovnou k věci, řekněte, co chcete říct, a hotovo.

2. Vyhněte se žargonu.

Každý, kdo podniká, nenávidí obchodní psaní, všechno to řešení modré oblohy a strategické synergie, které nakonec nic neznamenají; brainstorming a příležitosti ke spolupráci jsou smysluplnější, aniž by to znělo směšně. I když je někdy žargon nevyhnutelný - například v obchodním požadavku nebo technické specifikaci - zkuste použít obyčejný jazyk. I pro lidi ve stejném oboru jako vy je žargon často neúčinný - oko klouže přímo kolem něj, aniž by skutečně zachytilo smysl. Existuje důvod, že žargon se tak často používá, když spisovatel chce ne Řekni něco. Reklamní

3. Napište jednou, zkontrolujte dvakrát.

Korektura ihned po psaní a poté znovu o několik hodin, nebo ještě lépe, o několik dní později. Nic není trapnější než hloupý překlep v jinak skvělém dokumentu. Je to stěží fér - překlepy se stávají! - ale lidé vás za tyto chyby každopádně odsoudí a tvrdě. Kromě přímé nouze si vždy dejte čas na to, abyste odložili psaní a vrátili se k němu později. Mozek je složitý a bude ignorovat chyby, které právě udělal; nějaká práce na něčem jiném vám dá odstup, který potřebujete k zachycení těchto chyb, než si je přečte kdokoli jiný.

4. Napište jednou, zkontrolujte dvakrát.

Vím, právě jsem to řekl, ale myslím tím něco jiného. Kromě chytání překlepů a dalších chyb, časový odstup mezi psaním a přečtením práce vám pomůže zachytit chyby tónu, které by vám jinak mohly uniknout a způsobit potíže . Například když jsme naštvaní nebo naštvaní, často píšeme věci, které ve skutečnosti nechceme, aby četl kdokoli jiný. Než svou práci oslovíte, ujistěte se, že vaše práce říká, co chcete říci, jak chcete, aby to řekla.

5. Věnujte zvláštní pozornost jménům, titulům a pohlaví.

Dobře, je tu jedna věc trapnější než překlep: volat konzistentně panu Smithovi paní Smithovou v celém dokumentu. Pokud si nejste jisti pravopisem něčího jména, jeho pracovní pozice (a co to znamená) nebo jeho pohlaví, buď a) ověřte u někoho, kdo to ví (jako jeho asistent), nebo b) v případě pohlaví , používejte genderově neutrální jazyk. Z nich a z nich se rychle stávají dokonale přijatelná rodově neutrální singulární zájmena, a to navzdory tomu, co by řekli váš učitel gramatiky a samospravedliví gramatičtí nacisté v hale.Reklamní

6. Uložte šablony.

Kdykoli píšete zvlášť dobrý dopis, e-mail, poznámku nebo jiný dokument, existuje-li sebemenší šance, že budete podobný dokument v budoucnu psát, uložte jej jako šablonu pro budoucí použití. Vzhledem k tomu, že běh přes psaní je jednou z hlavních příčin překlepů a dalších chyb, úspora času pomocí předem napsaného dokumentu vám může ušetřit rozpaky z těchto chyb . Nezapomeňte odstranit všechny konkrétní informace - jména, společnosti atd. - před opětovným použitím - nechcete posílat dopis panu Sharifovi, který je adresován paní O’Toole!

7. Buďte profesionální, ne nutně formální.

Existuje tendence považovat veškerou obchodní komunikaci za formální, což není nutné nebo dokonce velmi produktivní. Formální jazyk je vhodný pro právní dokumenty a žádosti o zaměstnání, ale jako žargon se často stává neviditelným, spíše zakrývajícím než odhalujícím jeho význam. Zároveň si to pamatujte neformální by nemělo znamenat neprofesionální - udržujte osobní komentáře, vtipy jiné barvy a chraplavé drby mimo vaši obchodní komunikaci. Pamatujte, že mnoho podniků (možná i vaše) je ze zákona povinno uchovávat kopie veškeré korespondence - neposílejte e-mailem, poštou ani neobírejte nic, co by vám nebylo příjemné přečíst do záznamu ve veřejném procesu.

8. Pamatujte na 5 W (a H)

Stejně jako novinový příběh novináře, Vaše komunikace by měla odpovídat na všechny otázky týkající se vašeho publika: Kdo? Co? Když? Kde? Proč? a jak? Například pro koho je tato poznámka relevantní, co by měl vědět, kdy a kde bude platit, proč je důležitá a jak by měla tyto informace použít? Pomocí vzorce 5W + H se pokuste předvídat jakékoli dotazy, které by se vaši čtenáři mohli také zeptat.Reklamní

9. Výzva k akci.

Obsah dokumentů, které jsou pouze informativní, je zřídka uchováván velmi dobře. Většina obchodní komunikace má dosáhnout určitého účelu, proto se ujistěte, že obsahují výzvu k akci - něco, co se od čtenáře očekává dělat . Ještě lépe, něco, co by měl čtenář udělat právě teď . Nenechávejte na vašich čtenářích, aby se rozhodli, co mají dělat s jakýmikoli informacemi, které jste poskytli - většina se ani nebude obtěžovat a dost těch, kteří to udělají, se pokazí, že budete mít nepořádek na rukou příliš dlouho.

10. Nedávejte příliš mnoho možností.

V ideálním případě žádné nedávejte. Pokud chcete nastavit čas na schůzku, udělejte to jednou a požádejte je, aby potvrdili nebo uvedli jiný čas. Maximálně dejte dvě možnosti a požádejte je, aby si vybrali jednu. Příliš mnoho možností často vede k paralýze rozhodnutí, což obvykle není požadovaný účinek.

11. Co z toho pro vaše čtenáře?

Základním kamenem efektivního psaní je popis výhod, nikoli funkcí. Proč by se měl čtenář starat? Například nikoho nezajímá, že Windows 7 může běžet v 64bitovém režimu - záleží jim na tom, aby zvládl více paměti a běžel tak rychleji než 32bitový operační systém. 64-bit je funkce; výhodou je, že nechám svou práci dokončit rychleji. Výhody čtenáře zaujmou, protože se přirozeně nejvíce zajímají o to, jak jim mohou usnadnit nebo zlepšit život. Reklamní

12. Najměte si freelancera.

Žádný tip na psaní per se Vím, ale přesto dobrá rada. Psaní s největší pravděpodobností není vaší silnou stránkou - pokud je to důležité, najměte někoho, pro koho píšete je jejich silný oblek. Možná si myslíte, že nezávislí pracovníci jsou pouze pro marketingové materiály, ale to není pravda - dobrý autor na volné noze může vytvářet poznámky, tréninkové manuály, interní dopisy, firemní zpravodaje, příspěvky na blogu, záznamy wiki a téměř jakýkoli jiný druh psaní, na který si vzpomenete . V závislosti na vašich potřebách můžete podle potřeby pracovat na farmě nebo přesunout nezávislého pracovníka do kabiny na místě nebo vypracovat jakékoli další uspořádání, které nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Očekávejte, že za dobré psaní zaplatíte alespoň 30 $ za hodinu a pravděpodobněji 50–125 $ za hodinu - každý, kdo účtuje méně, není příliš dobrý nebo není příliš zdatný v podnikání. (Tyto sazby jsou pro autory v amerických metropolitních oblastech - sazby se mohou lišit v jiných částech světa.)

Skvělé psaní může vyžadovat talent, který má jen málo z nás, ale efektivní psaní je naučitelná dovednost. Pokud psaní vaší firmy není na šňupací tabák, postupujte podle výše uvedených tipů a zjistěte, zda jej nemůžete vylepšit. Pokud vaše psaní dělá projít, co takhle nechat tip nebo dva v komentářích níže?