Když si sednete ke čtení tohoto článku, hádám, že jste už dnes alespoň jednou zažili vyrušování v práci, pravděpodobně vícekrát.

Je pravděpodobné, že budete vyrušeni, než tento článek dočtete.

Prostou pravdou je, že všichni v práci každý den čelíme rozptýlení a obvykle každou hodinu může něco nebo někdo způsobit, že budete vyrušeni.

S tolika schůzkami, kterých se můžete zúčastnit, konverzacemi nebo odběry od spolupracovníků, hovory, e-maily, sociálními oznámeními a řadou dalších přerušení, se často může cítit jako skutečná výzva zůstat produktivní a dělat důležité věci.

Rozptýlení snižuje naši produktivitu a energii.

Ovlivňují naši schopnost soustředit se a držet se projektů nebo úkolů dostatečně dlouho, abychom je mohli projít.

Pokud přemýšlíte o svém pracovním týdnu, jsem si jistý, že můžete vyjmenovat 5 až 10 věcí nebo lidí, kteří v práci způsobili rozptýlení.

Kolik z těchto rozptýlení si ale způsobí sám a kolik je výsledkem vašeho pracovního prostředí?

Obsah

1. Proč byste se měli v práci zbavit vyrušování?
2. 7 běžných vyrušování v práci (a jak s nimi zacházet)
3. Sečteno a podtrženo
4. Více o tom, jak se soustředit

Proč byste se měli v práci zbavit vyrušování?

Téměř 3 ze 4 pracovníků (70%) připouští, že se v práci cítí vyrušeni, přičemž 16% lidí uvedlo, že jsou téměř vždy vyrušeni.^[1]

Dopad rozptýlení pracoviště podle zprávy zahrnoval:

• 54% uvedlo, že nepodávají tak dobrý výkon, jaký by měli
• 50% uvedlo, že jsou výrazně méně produktivní
• 20% uvedlo, že nejsou schopni plně využít potenciál a postupovat ve své kariéře

Stejný průzkum společnosti Udemy citoval hlavní výhody snížení rozptýlení pracoviště od dotazovaných:

• 75% uvedlo, že toho zvládnu víc a jsem produktivnější
• 57% uvedlo, že jsem motivován dělat maximum
• 51% uvedlo, že jsem si více jistý svou schopností dělat svou práci dobře
• 49% uvedlo, že jsem v práci šťastnější
• 44% uvedlo, že dodávám kvalitnější práci

Největší rozptýlení, které ve svém průzkumu zjistil Udemy for Business, zahrnovalo hovořící spolupracovníky (uvedlo 80% dotazovaných pracovníků) a hluk v kanceláři (70%).

Setkání vinu za nízkou produktivitu vyčítalo 60% respondentů, zatímco 58% uvedlo, že ačkoli nepotřebují sociální média, aby mohli vykonávat svou práci, nemohli to zvládnout během pracovního dne bez kontroly platforem, jako je Facebook, Twitter a Instagram.

7 běžných vyrušování v práci (a jak s nimi zacházet)

Průzkum provedený společností CareerBuilder v roce 2016 mezi 2 000 náborovými a HR manažery v USA ukázal, že mezi hlavní viníky rozptýlení patřily smartphony (55%), internet (41%), drby (37%), sociální média (37%), pokles počtu spolupracovníků o (27%), přestávky na kouření nebo občerstvení (27%), e-mail (26%), schůzky (24%) a hluční spolupracovníci (20%).^[dva]

Téměř tři čtvrtiny zaměstnavatelů dotazovaných společností CareerBuilder uvedli, že kvůli produktivnímu rozptýlení na pracovišti došlo ke ztrátě produktivity o dvě nebo více hodin denně, přičemž téměř polovina (43%) odhaduje, že ztratili tři a více hodin denně.

Průzkum 2 000 lidí provedený službou finanční správy Think Money ve Velké Británii uvedl, že třetina zaměstnanců je rozptylována v práci po dobu až tří hodin denně.^[3]

Představte si tedy, že jste v práci měli méně vyrušování a dokázali jste se více soustředit a získat více své nejlepší práce.

S ohledem na tyto průzkumy týkající se rozptýlení na pracovišti jsem identifikoval hlavních 7 rozptýlení, kterým nyní pravděpodobně čelíte, a některé akční strategie, které vám pomohou překonat je a zvýšit vaši produktivitu a kreativitu:

1. Chatty spolupracovníci

Budování vztahů se svým týmem a vašimi kolegy v práci je zásadní.

Denní rozhovory jsou důležité pro budování přátelské kultury a atmosféry spolupráce v kanceláři, ale je snadné se dostat do pasti nekonečných rozhovorů a drbů.Reklamní

Pokud jsou vaše dveře vždy otevřené, je velmi snadné, aby někdo vystrčil hlavu do kanceláře a zeptal se, což vás odvede od produktivní práce.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Pokud máte problémy s neustále chatujícími nebo rušivými členy týmu, zkuste s nimi vést diskrétní rozhovor o dopadu, který má na váš den.

Případně zavřete dveře své kanceláře, pokud je máte. Další metodou, kterou můžete použít, pokud potřebujete soustředit se a soustředit se, je nasadit si sluchátka (pokud to vaše kancelář umožňuje).

2. Hluk v kanceláři

Výzkum Kim a de Dear na univerzitě v Sydney odhalil, že 30 procent pracovníků ve skříních a přibližně 25 procent v kancelářích bez oddílů nebylo spokojeno s úrovní hluku při práci.^[4]

Výzkum společnosti Ipsos a týmu Steelcase Workspace Futures ukazuje, že 85% lidí je nespokojeno se svým pracovním prostředím a nemohou se soustředit. Z dotázaných 95% uvedlo, že je pro ně důležitá soukromá práce, ale pouze 41% uvedlo, že tak mohou učinit, a 31% muselo opustit kancelář, aby dokončilo práci.^[5]

Dotazováno bylo více než 10 000 pracovníků ve 14 zemích a klíčová zjištění rovněž ukázala, že:

• Administrativní pracovníci ztrácejí kvůli rozptýlení 86 minut denně
• Mnoho zaměstnanců je nemotivovaných, neproduktivních a příliš stresovaných
• Mají malou schopnost kreativně a konstruktivně myslet a pracovat

Pokud pracujete ve velké nebo malé kanceláři, jsem si jist, že jste zažili, že v kancelářích může být opravdu nahlas, ať už jde o konverzace, telefonní hovory, hudbu nebo jiné zvuky.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Pokud máte kancelář, nejjednodušší věcí je zavřít dveře, abyste získali trochu soukromí a soustředěný, klidný čas.

Když máte spolupracovníky, o kterých víte, že vytvářejí hodně hluku, můžete se k nim obrátit a klidně si promluvit o tom, jak jejich činy ovlivňují vaši schopnost soustředit se? Musíte pracovat od stolu?

Pokud máte konkrétní projekt, musíte pracovat tam, kde potřebujete tichý, nepřerušovaný čas prozkoumat práci z klidného prostoru ve vaší budově.

Alternativy zahrnují práci z domova (je-li to možné) nebo z jiného místa, například z parku nebo kavárny.

V kanceláři bude vždy hluk a většinou to bude snesitelné, ale občas musíte změnit své prostředí, abyste mohli dokončit nejdůležitější práci.

3. Spotřeba e-mailu

Podle Tima Ferrissa potřebujeme t:

omezit spotřebu a produkci e-mailů. Toto je největší jediné přerušení v moderním světě.

Všichni víme, jak rušivý může být e-mail.

Kolik e-mailů v běžný den dostáváte a odesíláte?

Zní to povědomě?

Pracujete na důležitém projektu a dostanete oznámení, že jste obdrželi e-mailovou zprávu.

Nyní máte dvě možnosti.

Můžete přestat dělat, přestat se soustředit a číst e-mail, nebo můžete zůstat v úkolu a podívat se na e-mail později.Reklamní

Mnoho lidí takto prochází celý den. Jsou plně zapojeni do práce na něčem důležitém a poté se objeví e-mailové upozornění.

Zastavíte to, co děláte, přepnete do své doručené pošty a přečtete si e-mail, často e-mail, který je zcela irelevantní a nepřispívá ničím k vašim současným prioritám.

Tyto e-maily mohou vytvářet neustálý pocit zaneprázdnění a na konci dne často vyústí v nedokončené projekty.

To zase může vyvolat pocit, že jsme ve skutečnosti opravdu neměli produktivní den.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Blokování času

Vyhraďte si konkrétní množství nepřerušovaného času na práci na projektu nebo úkolu. Zavázat se, že se během této doby nebudete dívat na e-maily (nebo odpovídat na telefonní hovory).

Na základě Timovy rady jsem se rozhodl kontrolovat e-maily pouze dvakrát denně. Již nyní má obrovský dopad. Navrhuji následující:

Práce v režimu offline

Nastavte počítač nebo notebook do režimu offline a nechte e-mailové zprávy hromadit ve vaší doručené poště, dokud nebudete připraveni na ně odpovědět.

Spíše než prohlížení a odpovídání na e-maily jeden po druhém, nechte je hromadit se a pak si vyhraďte soustředěný čas na zpracování a reakci na e-maily.

Hromadné odpovídání na e-maily bude trvat méně času, než odpovídat jeden po druhém, a umožní vám soustředit se na daný projekt, aniž byste se rozptylovali.

Kontrolujte e-maily v určitých časech každý den

Tuto metodu zavedla řada mých klientů podnikajícího koučování a pomohla jim uvolnit čas a soustředit se.

Vaše pracovní podmínky se budou lišit, takže je důležité najít proces, který bude fungovat pro vás i pro ostatní členy vašeho týmu.

Jednou z metod je mít dva konkrétní časy denně ke kontrole e-mailů, další možná třikrát denně - ráno, v poledne a hodinu před odjezdem, abyste se ujistili, že jste všichni dohnáni.

Pokud se rozhodnete implementovat tuto techniku, bylo by rozumné vytvořit zprávu mimo kancelář.

Nejprve nekontrolujte e-mail

Může být obtížné implementovat tuto techniku ​​v závislosti na vašich podmínkách, ale pokud můžete, budete mnohem produktivnější. Zde je důvod.

Místo toho, abyste nejprve zkontrolovali e-mail, místo toho věnujte tento drahocenný čas, když jste více nabití energií a soustředěni na práci na jedné nebo dvou největších prioritách dne.

4. Používání chytrých telefonů (a dalších zařízení)

Neustálé sledování telefonu přerušuje pracovní tok a soustředění.Reklamní

Podle nedávného výzkumu společnosti Deloitte průměrný člověk kontroluje svůj smartphone 47krát denně.^[6]

Pokud používáte průměrně 47krát denně a pracujete v 8hodinovém pracovním dni, znamená to, že telefon můžete kontrolovat téměř 6krát každou hodinu.

To stačí k rozptýlení někoho.

Všichni víme, že chytré telefony a jiná zařízení nás často vyrušují a odvádějí naši pozornost od projektu nebo úkolu, na kterém pracujeme.

Je snadné si často odpočinout od našich důležitých úkolů a zkontrolovat naše telefony, hodinky a další gadgety.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Přesuňte telefon jinam

Je velmi lákavé kontrolovat naše telefony, i když pracujeme na důležitém projektu.

Řešení? Vložte telefon do zásuvky nebo jej vysuňte z délky paže, takže nebudete v pokušení rychle se podívat.

Vypnout upozornění

Vypněte všechna oznámení, která nevyžadují okamžitou pozornost, zejména oznámení na sociálních médiích. To zahrnuje e-mail, pokud jej máte nastavený také v telefonu.

Pokud na některých oznámeních opravdu záleží, vypněte je a skryjte je na uzamčené obrazovce.

5. Sociální média

Kolik času věnujete sociálním médiím v práci? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Seznam aplikací a webů, které se spojují, aby si získaly tolik pozornosti, je téměř nekonečný.

K dispozici je neustálý tok informací, od našich přátel a kolegů, z novin, od našich společností. Někteří vaši kolegové pravděpodobně právě teď při čtení tohoto článku kontrolují svá sociální média.

V rozhovoru TED od Cal Newporta, autora Hluboká práce , řekl jít na sociální média je jako jít do kasina .

Očekáváte, že získáte lajky, a z toho vyjdete. Vrátíte se zpět a přemýšlíte, odměnu dostanu příště. Odměnu dostanu příště. Odměnu dostanu příště. A vy jen sedíte a čekáte, až přijde oznámení, abyste se mohli vrátit.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Stejně jako používání smartphonu a e-mail zkuste nastavit konkrétní časové rámce nebo parametry, kdy budete kontrolovat sociální média.

Zajistěte, aby byla všechna oznámení vypnuta, když musíte věnovat soustředěný a produktivní čas konkrétnímu úkolu nebo projektu.

Podívejte se na tento článek a dozvíte se více: 9 kroků k odpojení od sociálních médií a opětovnému propojení se životem

6. Setkání

Během rušného týdne poslední věcí, kterou vůdce nebo manažer chce, je promarněná hodina nebo dvě sedět na neproduktivním setkání.

Kdybych se vás zeptal, jaký by byl nejefektivnější způsob neefektivity, určitě by mnozí z vás řekli špatná setkání.Reklamní

Dnešní schůzky spotřebují více pracovní doby než kdykoli předtím. Většina zaměstnanců navštěvuje 62 schůzek měsíčně, ale polovina z nich je považována za ztrátu času.

Celkově je průměrným měsícem na neproduktivních schůzkách stráveno 31 hodin, přičemž 91% zaměstnanců se dopustilo snění, zatímco 39% připustilo, že usnulo.^[7]

Jak se soustředit a zmírnit rozptýlení

Aby byla jednání produktivní a hodnotná, je důležité, aby každé jednání mělo jasnou agendu a vůdce.

Více o tom, jak mít produktivní schůzku, jsem napsal v článku: Jak vést týmové schůzky nejproduktivnějším způsobem

7. Multitasking

Všichni občas musíme dělat více úkolů, ale čím méně toho děláme, tím lépe.

Multi-tasking snižuje produktivitu a kreativitu. V článku pro Harvard Business Review Peter Bregman poznamenává, že naše produktivita klesá o 40%, když se snažíme soustředit na několik věcí najednou.^[8].

Podle Glorie Mark trvá návrat k původnímu úkolu v průměru asi 25 minut (přesněji 23 minut a 15 sekund).^[9]

Multitasking nás zpomaluje a snižuje soustředění, energii a produktivitu. Naše mozky prostě nemohou efektivně zvládnout práci na úkolech současně.

Jak se soustředit a zmenšit rozptýlení

Práce v časových blocích. Minimalizuje množství rozptýlení, které je kladeno na naše stále více propojené životy. Chrání nás nejen před rozptylováním druhých, ale také před rozptylováním, které si sami způsobujeme.

Časovým blokováním je vyčlenění záměrného množství času na konkrétní projekty nebo úkoly a vynaložení úmyslného úsilí, aby nedovolilo, aby rozptýlení nebo citoslovce druhých toto zaměření narušilo.

Po uplynutí tohoto časového úseku si naplánujte pauzu a začněte další blok zaměřeného času. Každý blok soustředěného času je věnován jednomu úkolu / projektu nebo sadě podobných úkolů.

Pro blokování času používám metodu 60-60-30:

Pracujte 50 minut a udělejte 10minutovou přestávku. Pracujte dalších 50 minut a udělejte si dalších 10 minut pauzu. Pak si na 30 minut načerpejte energii, což může znamenat oběd, procházku atd.

Použijte Technika rajče které vám pomohou pracovat v časových blocích.

Sečteno a podtrženo

Rozptýlení na pracovišti nikdy nezmizí. Abychom mohli efektivně využívat náš čas a zvýšit produktivitu a kreativitu, je důležité pochopit, co nás rozptyluje, a vytvořit systémy, které to zastaví.

Jsem si jistý, že se dokážete identifikovat alespoň s jedním z rozptýlení zdůrazněných v tomto článku.

Doufejme, že některé z týmů vám pomohou překonat rozptýlení v práci a zefektivní vás a zvýší vaši produktivitu.

Více o tom, jak se soustředit

• Jak zastavit multitasking a stát se produktivnějším
• Jak být produktivní v práci: 9 základních pravidel
• 10 nejchytřejšího softwaru pro zvýšení produktivity pro zlepšení výkonu vaší práce
• 30 nejlepších knih o produktivitě, které byste si měli přečíst, abyste zvýšili svou produktivitu

Doporučený fotografický kredit: Systém správy návštěvníků Proxyclick přes unsplash.com

Odkaz