Schopnost delegovat je jedním z charakteristických znaků úspěšného vůdce. Delegace je jednou z nejlepších nástroje pro správu pro zvyšování morálky zaměstnanců, spokojenost s prací, důvěru mezi členy týmu a manažerem a výsledek hospodaření společnosti. Pomáhá také s řízením času.

I když se efektivní techniky delegování učí jen zřídka, dobrou zprávou je, že delegování je dovednost jako každá jiná, kterou lze získat.

Obsah

1. Co je to delegace?
2. Jak delegace vylepšuje správu týmu?
3. Jak správně delegovat
4. Vědět, co by mělo a nemělo být delegováno
   • Co by mělo být delegováno
   • Co by nemělo být delegováno
5. Závěr
6. Další tipy týkající se delegování úkolů

Co je to delegace?

Delegování lze definovat jako akt zmocnění jednat za jiného.^[1]S touto udělenou mocí je člověk, obvykle podřízený, schopen vykonávat konkrétní činnosti (obvykle dané manažerem nebo nadřízeným). Delegování je nástroj pro správu, jehož cílem je zvýšit efektivitu organizace.^[dva]Umožňuje rozdělit cíle organizace na úkoly a přiřadit je členovi týmu, který je pro danou povinnost nejvhodnější. S tím bylo řečeno, že většina podnikatelů a manažerů je pověstně špatná v delegování. Ale proč?

Jak již bylo řečeno, většina organizací své manažery neučí delegovat. Existuje však řada dalších důvodů, proč manažeři váhají s delegováním, včetně:

Věří, že nikdo nemůže dělat svou práci tak dobře, jak dokážou

Manažeři musí delegovat, protože jejich odpovědností je dohled nad zaměstnanci. Nemohou a neměli by dělat veškerou práci sami. Úkolem vedoucího je vést, motivovat a dohlížet na členy svého týmu za účelem dosažení cíle.

Myslí si, že někoho trénovat trvá příliš dlouho

Součástí vedení a motivace členů týmu je školení. Ano, zaškolení zaměstnance na nový úkol bude nějakou dobu trvat, ale musíte to považovat za investici. Představte si, že někomu trvá další hodinu denně, než někoho vycvičí, aby zvládl nějaký úkol, a že trénink trvá týden. To je dalších pět hodin strávených prováděním úkolu. Avšak po prvních pěti dnech, kdy zaměstnanec provede úkol, budete mít uvolněno pět hodin týdně, abyste se mohli věnovat dalším problémům.

V motivaci zaměstnanců chybí důvěra

Další součástí práce manažera je rozvíjet schopnosti jeho zaměstnanců za účelem identifikace budoucích lídrů a objevování jejich silných a slabých stránek. Bez delegování nikdy nevíte, jakou úroveň motivace vaši zaměstnanci mají.

Chtějí se učinit nepostradatelnými

Pokud se obáváte, že se stanete nepostradatelnými, neměli byste být. Vy jsou nepostradatelný. Dobří manažeři a vedoucí jsou notoricky obtížní získat, a proto jsou pro organizace přirozeně nepostradatelní. Pokud jste ve vedoucí pozici a bojíte se o svou práci, naučte se, jak být lepším lídrem.

Sami si dělají práci

Zatímco mnoho lidí si práci dělá rádo sami, líbí se jim tvůrčí proces nebo jen myšlenka, že mohou kontrolovat výsledek a vzít si za něj uznání. To není práce manažera.

Musíte být ochotni vzdát se kontroly, přijmout, že ostatní lidé mají různé (a někdy i lepší) způsoby, jak dělat věci, a přijmout svou roli zprostředkovatele nebo dozorce.Reklamní

Cítí se špatně, když dávají více práce přetíženému personálu

Pocit, že je váš personál přetížený nebo přepracovaný, je u manažera docela běžný. Pokud tedy budete mít více k dispozici členům týmu, můžete mít pocit, že na nich prostě upustíte. Pokud je však uděláno správně (o tom později), delegace může zvýšit jejich motivaci a pracovní spokojenost.

Nyní, když jsme odpověděli na otázku, co je to delegování, pojďme k druhé části otázky:

Jak delegace vylepšuje správu týmu?

Efektivní delegování je jednou z nejdůležitějších manažerských dovedností, které můžete mít. Výhody správného delegování jdou hlouběji než zvýšená produktivita. Tyto účinky lze vidět v:

Větší důvěra mezi manažerem a zaměstnancem

Když dáte zaměstnanci oprávnění a samostatnost k provedení úkolu, znamená to, že mu důvěřujete, že to zvládne. Také se říká, že si myslíte, že jsou dostatečně kompetentní, aby úkol zvládli. Tento projev důvěry vytváří důvěru mezi nadřízeným a podřízeným.

Zvýšení spokojenosti s prací

Delegování úkolů nebo úkolů na členy vašeho týmu jim umožňuje převzít vlastnictví a hrdost na svou práci. Nikdo nechce být považován za ozubenou ve stroji a dělat práci, kterou by mohl dělat kdokoli. Pokud jim dáte odpovědnost a autoritu, aby mohli svou práci dokončit, bude to dlouhá cesta k tomu, abyste jim pomohli pyšnit se svou prací.

Zvýšená motivace

Delegováním úkolů na příslušné zaměstnance získají vlastnictví výsledku. Toto je jejich šance zazářit. Každý chce od šéfa chválu a vědomí, že výsledek, který přijde, bude vyhodnocen jako odraz sebe sama, je velkou motivací.

Více času na další důležité činnosti

Stejně jako kapitán lodi i vůdci hodnotí podmínky, vytyčují směr a řídí loď. Mohou naskočit, když je tam muž, ale jejich hlavním úkolem je starat se o celkový obraz. Nechte svoji posádku dělat si starosti s pádlováním a vy se jen ujistěte, že jde správným směrem.

Tímto způsobem můžete uvolnit čas k účasti na důležitějších činnostech.

Rozvíjení nových dovedností členů vašeho týmu

Součástí práce každého manažera je pomáhat vašim zaměstnancům učit se a růst. Protože zaměstnanci zdokonalují a rozšiřují své dovednosti, stávají se cennějšími pro společnost a průmysl jako celek. To je součást jejich kariérního rozvoje. Díky tomu je váš tým mnohem flexibilnější.

Skvělý nástroj pro hodnocení

Jako manažer je součástí vaší práce identifikovat ty nejlepší a ty, kteří si zaslouží povýšení. Měli byste také přemýšlet o tom, kdo by vás měl při povýšení nahradit. Delegováním odpovědnosti na své zaměstnance máte skvělou pozici, abyste zjistili, kdo bere býka za rohy a kdo jen minimum.Reklamní

Celkově lze říci, že pozitivní účinky delegování mohou mít synergický účinek na efektivitu, produktivitu a ziskovost organizace.

Jak správně delegovat

Mluvili jsme o tom, co je to delegování a jaké jsou jeho výhody, ale jak můžete být efektivním delegátem a využívat výhod, o kterých jsme diskutovali? Tady je několik efektivních technik delegování, které vám pomohou začít.

1. Začněte od výsledku a posuňte se dozadu

Při delegování nové odpovědnosti na zaměstnance začněte vysvětlením, jak by měl vypadat výsledek. Například: Chystám se vám dát na starosti X a účelem X je nechat ABC převést na DEF do dvou týdnů a za méně než 100 $. To je způsob, jak stanovit cíl, aniž byste jim řekli, jak ho musí dosáhnout.

2. Dejte svým zaměstnancům samostatnost

To může být pro manažery obtížné, ale měli byste se pokusit ustoupit a uvědomit si, že existuje mnoho různých způsobů řešení problému. Tím, že je necháte přijít na svůj vlastní způsob, jak se to naučit, se naučí a často dojde k lepšímu výsledku.

3. Dejte jim oprávnění dělat to, co požadujete

Tohle je velmi důležité! Delegování odpovědnosti za úkol, aniž by jim bylo uděleno oprávnění potřebné k jeho dokončení, je ve skutečnosti jen vyhodit více práce na zaměstnance. Místo zvyšování motivace a pracovní spokojenosti budete vytvářet odpor a hněv.

4. Spojte jejich osobnost a sadu dovedností

Nedávejte introvertovi úkol vést schůzku. Stejně tak nedávejte extroverta na účetnictví. Měli byste mít dobrou představu o tom, kdo jsou vaši zaměstnanci a jaké dovednosti mají. Přeneste správný úkol na správnou osobu.

5. Ujistěte se, že mají správné zdroje

Zajistěte, aby osoby, které delegujete, měly dostatek času, peněz, školení, zásob, pracovního prostoru a pomoc od ostatních, aby tuto práci zvládly. Pokud tak neučiní, pak selhání není na nich, ale na vás.

6. Dohlížejte, nedělejte mikromanáž

Nejlepší způsob, jak to udělat, je vytvořit časovou osu s pravidelnými ohlášeními. To umožňuje autonomii zaměstnanců, přičemž je stále odpovědný za postup projektu vpřed. Umožňuje také zaměstnanci klást otázky a přijímat vstupy v pravidelně naplánovaných intervalech.

7. Vytvořte motivující prostředí

Nejúspěšnější delegáti jsou ti, kteří vědí, kdy být roztleskávačkou nebo koučem a kdy vstoupit nebo ustoupit. Jsou tam také oslavovat úspěchy .

8. Buďte tolerantní vůči chybám

Nikdy nebudete mít inovace bez riskování a riskování bez chyb. Buďte tolerantní a používejte chyby jako učební nástroj, nikoli jako něco, čeho se musíte bát.Reklamní

Zatím jsme se zabývali tím, co, proč a jak delegováním, ale jak se rozhodneme, jaké úkoly by měly být delegovány?

Vědět, co by mělo a nemělo být delegováno

Existuje několik různých myšlenek na toto téma, jeden pohled je, že, av určitém bodě by mělo být vše, co lze delegovat; až na vzácnou výjimku.

Co by mělo být delegováno

Proveďte audit pomocí šesti T, abyste zjistili, jaké úkoly mají největší smysl vyložit.^[3]

1. Drobné

Jedná se o úkoly, které jsou tak malé, že se zdají být nedůležité je zvládnout, ale sčítají se. Nikdy nejsou důležité nebo naléhavé ai když to zabere jen pár minut, nakonec vás vyvedou z toku strategičtější práce. Například registrace na konferenci nebo akci, přidání do kalendáře a rezervace hotelu a letu - každá z těchto věcí sama o sobě nemusí trvat dlouho, ale dohromady se všechny sčítají.

2. Zdlouhavé

Poměrně jednoduché úkoly pravděpodobně nejsou tím nejlepším využitím vašeho času. Velmi jednoduché úkoly může (a měl by) zvládnout kdokoli kromě vás.

Například ruční zadání seznamu 100 položek do tabulky a jeho barevné kódování nebo aktualizace klíčových ukazatelů výkonu v prezentační sadě jsou všechny jednoduché úkoly, které lze předat.

3. Časově náročné

Jedná se o úkoly, které, i když mohou být důležité a dokonce poněkud složité, jsou časově náročné a nevyžadují počáteční 80% výzkumu. Můžete snadno vstoupit, když je úkol dokončen na 80%, a dát souhlas, dohled nebo směr v dalších krocích.

4. Učitelný

I když se tyto úkoly na první pohled zdají komplikované, lze je přeložit do systému a předat dál, přičemž stále poskytujete kontroly kvality a konečné schválení.

Dobrým způsobem, jak si uvolnit čas, může být například výuka jedné z vašich přímých zpráv, jak připravit prezentační balíček pro měsíční schůzku všech rukou, a dokonce i to, jak být tím, kdo tyto aktualizace doručuje týmu.

5. Hrozný at

Úkoly, které spadají do oblasti, kde se cítíte nevybaveni, by obecně měly být předány někomu se silnými stránkami v této oblasti. Například pokud si nejste jisti, jak uspořádat vizuální design těchto snímků aplikace PowerPoint pro týmovou schůzku, pravděpodobně bude moci vstoupit někdo z vašeho týmu.Reklamní

6. Časově citlivé

Jedná se o úkoly, které jsou časově citlivé, ale konkurují jiným prioritám. Není dost času udělat je najednou, takže delegujete důležitý a časově citlivý úkol, který lze provést souběžně s vašimi dalšími termíny na základě projektu.

Například nechat svůj iPad v letadle po letu a pracovat na jeho obnovení, než úplně zmizí na letišti, ztratil se a našel propast každodenním voláním zákaznického servisu, může trvat hodně času a může být delegován na podřízeného.

Co by nemělo být delegováno

Na rozdíl od výše uvedeného existují některé úkoly, které by nikdy neměly být delegovány a měly by vždy zůstat odpovědností manažera. Mezi ně patří:

Vize společnosti a prohlášení o poslání

Ty hrají důležitou roli v reputaci společnosti a je třeba je brát co nejvážněji. Proto odpovědnost za jejich vytváření by měl vždy ležet s manažerem nebo jiným vedoucím společnosti.

Rozhodnutí o přijetí

Příliš mnoho manažerů se při přijímání zaměstnanců spoléhá na externí agentury. Zatímco sady dovedností jsou důležité, hodnocení toho, jak se zaměstnanec hodí do podnikové kultury, je stejně důležité, a to se nejlépe děje tváří v tvář.

Zapojení zaměstnanců

Je důležité, aby se manažeři aktivně podíleli na tom, aby se noví zaměstnanci cítili vítáni. Měly by být vždy k dispozici a přístupné novým zaměstnancům.

Disciplína

Předání disciplinárních povinností administrativnímu asistentovi nebo HR je často známkou špatných manažerských dovedností. Manažeři mohou obecně získat více respektu od zaměstnanců tím, že si to sami poradí.

Hodnocení výkonu

Dávat zaměstnancům své vlastní recenze a pouze se od nich odhlásit je medvědí služba pro všechny zúčastněné. Manažeři by měli být do tohoto procesu osobně zapojeni, aby z toho měli co nejvíce.

Závěr

Na první pohled se delegování může zdát jako větší problém, než by stálo za to. Pokud je však proveden správně, rozsah, šíře a kvalita práce vyprodukovaly více, než vynahradily jakékoli nepříjemnosti.

Budete ohromeni tím, co se stane, když uspořádáte pracovní vytížení, abyste se mohli soustředit pouze na úkoly s nejvyššími prioritami, zatímco ostatní pracují na smysluplných a náročných úkolech.Reklamní

Implementací postupů, o kterých jsme zde hovořili, budete moci delegovat správné projekty správným lidem správným způsobem, a to je recept na úspěch.

Další tipy týkající se delegování úkolů

• Jak efektivně delegovat úkoly (podrobný průvodce)
• Delegování práce: Na co delegovat a co ne?
• Důležitost delegování vedení (a jak správně delegovat)

Doporučený fotografický kredit: CoWomen přes unsplash.com

Odkaz