Psaní obchodních dopisů je čas od času něco, co všichni musíme udělat, ale ve škole obvykle nedostaneme žádné školení, jak to vlastně udělat. Pokud se dopustíte špatného formátu dopisu, můžete vypadat nedbale a neprofesionálně, ale jakmile získáte základní informace a budete mít několik příkladů, z nichž můžete pracovat, bude psaní obchodních dopisů mnohem jednodušší.

Co je největší ne-ne při psaní dopisu?

Pravděpodobně nejčastějším problémem lidí při psaní obchodních dopisů je použití nesprávného formátu dopisu.^[1]V tomto formátu existuje několik možností, ale většinou se tak děje.

Úplně na začátku vašeho dopisu by měly být vaše kontaktní údaje: jméno, společnost (je-li k dispozici), adresa a telefonní číslo. Někteří lidé sem také umístili svou e-mailovou adresu.

Dále přichází datum a kontaktní údaje osoby, které píšete: jméno, společnost a adresa.

Pak tu bude pozdrav - obvykle něco v duchu Vážený pane / paní. Jones. Následuje text dopisu, potom uzavření (S pozdravem, Nejlepší, co se vám líbí) a několik prázdných řádků, za kterými následuje váš napsaný podpis. Když dopis vytisknete, můžete jej podepsat inkoustem.

Jakmile máte formát dole, může to být trochu složitý obsah. Ať už píšete rezignační dopis nebo doporučující dopis, můžete dodržovat některá základní pravidla. Zde je pohled na 10 různých druhů obchodních dopisů, které možná budete muset napsat,^[2]formát písmen pro každou z nich a příklad, který můžete použít jako šablonu.

Stížnostní dopis: Expresní zklamání

Způsob, jak formálně vyjádřit své zklamání ze zkušenosti, nahlásit špatný zákaznický servis nebo dát společnosti vědět, že jejich produkty nesplnily očekávání.

Některé tipy: Reklamní

• Nebuďte emotivní ani naštvaní jen uveďte fakta.
• Buďte srdeční, profesionální a struční. Sdělte jim, co se stalo a co byste chtěli, aby to napravili.
• Uzavřete je tím, že jim dáte lhůtu na odpověď, než se zapojíte do činnosti zprostředkovatele nebo právníka třetí strany.

Ukázkový dopis se stížností | Federální obchodní komise

Dopis o úpravě: Vysvětlete a omluvte se

Pokud se ocitnete na obchodní stránce stížnostního dopisu, budete muset odpovědět vlastním dopisem. Dobrý dopis o přizpůsobení vám pomůže udržet si věrného zákazníka; špatný by se mohl šířit jako požár na internetu.

Některé tipy:

• Ve většině případů se budete chtít skutečně omluvit, že vaše společnost nesplnila očekávání.
• Dejte jim vědět, co děláte, aby to bylo správné, nebo vysvětlete, proč neděláte to, na co se zákazník v případě potřeby zeptal.
• Buďte profesionální, struční, přátelští a omluvní.

Ukázková písmena pro úpravu | OfficeWriting.com

Obchodní dopisy: Zvyšujte povědomí a propagujte produkty

Dopisy, které žádají o podnikání, jsou stále důležité pro zvýšení povědomí o vaší společnosti nebo produktech / službách u potenciálních klientů.

Některé tipy:

• Jen stručně.
• Udělejte to o nich, ale ne o vás nebo vaší společnosti.
• Výzva k akci, řekněte jim, co mají dělat a jak na to.
• V případě potřeby můžete zahrnout také své další kroky nebo následné akce.

Šablony prodejních dopisů | Letters.org

Reklamní

Dotazový dopis: Vyhledejte informace

Tento druh dopisu napište, když hledáte informace, například žádost o pohovor, žádost o katalog nebo žádost o veřejnou listinu.

Některé tipy:

• Buďte konkrétní a struční; usnadní to člověku, který pro vás může sledovat, co potřebujete.
• Poskytnutí určitého kontextu a pozadí může být užitečné, ale ne celý příběh, proč potřebujete dokument.
• Buďte zdvořilí a projevte svou vděčnost.
• Pokud se ptáte na možnost práce, použijte formát průvodního dopisu .

Šablony poptávkového dopisu | Ukázkové šablony

Potvrzovací dopis: Uveďte přijatou zprávu

Dopisy s potvrzením naznačují, že jste něco obdrželi (například žádost o zaměstnání nebo stipendium nebo prodejní materiály), ale ještě jste nutně neučinili žádnou akci.

Některé tipy:

• Být krátký.
• Pokud existují informace, které musí vědět každá osoba, která informace zaslala, například informace o tom, kdy bude rozhodnuto o přijetí na pozici, zahrňte je také.
• Mohlo by to být použito k poděkování někomu za dar, který jste způsobili, takže do dopisu uveďte jakékoli přílohy.

Potvrzovací dopisy pro každou příležitost | Template.net

Následný dopis: Nudge and Remind

Následný dopis je něco jako pobídnutí pro lidi, aby se ujistili, že dostali počáteční dopis, a aby jim připomněli, co od nich chcete dělat. Často jsou zasílány po prodejním dopisu, úvodním dopisu nebo dopisu požadujícím informace.

Některé tipy: Reklamní

• V krátkosti připomeňte příjemci, kdo jste, co a kdy jste požadovali.
• Pokud počáteční poznámka nebyla, uveďte termín.
• Jako připomenutí uveďte výzvu k akci.

Následné šablony všeho druhu | Napište Express

Objednávkový dopis: Zadejte objednávku

Formální způsob zadání objednávky.

Některé tipy:

• Buďte struční a přesní.
• Nezapomeňte uvést všechny informace, které by člověk pro vaši objednávku potřeboval.
• Uveďte všechny své dodací údaje a způsob platby.
• Ukažte svou vděčnost.
• Uveďte kontaktní informace pro další sledování.

Objednejte si vzorky dopisů | Jak napsat dopis

Průvodní dopis: Představte se pro práci

Průvodní dopis je způsob, jak se představit, zejména když se ucházíte o práci.

Některé tipy:

• Hned dopředu uveďte místo, o které se ucházíte. Nemusíte mít fantazii.
• Ve svém životopise zahrňte pouze několik důležitých bodů, zejména jakékoli související zkušenosti.
• Nezapomeňte také zmínit své měkké dovednosti (např. Komunikační dovednosti, vůdčí schopnosti).
• Uveďte kontaktní informace a dejte se k dispozici pro zodpovězení všech otázek, které může mít náborový manažer.

Formát průvodního dopisu | Netvor

Reklamní

DOPORUČENÍ DOPORUČENÍ: Pomoc nebo doporučení někomu pro jeho aplikace

Tento typ dopisu často píše učitel, aby pomohl studentovi žádajícímu o stipendium nebo stáž nebo o přijetí do školy nebo programu. Můžete také napsat jednu, abyste někomu doporučili práci, přátelství nebo jinou příležitost.

Některé tipy:

• Buďte upřímní k osobě, o které píšete.
• Nespěchejte a nesouhlaste s tím, že napíšete dopis někomu, koho byste nepodpořili nebo kterého moc dobře neznáte.
• Na konkrétních příkladech zdůrazněte dovednosti a schopnosti dané osoby.
• Napište něco o tom, proč byste této příležitosti dali osobě, o které píšete.
• Poděkujte čtenáři za čas a uveďte kontaktní informace, pokud by měl nějaké dotazy.

Ukázkový doporučující dopis | Můza

Dopis o odstoupení: Odstoupit z funkce

Nevzdávejte se žádným výzvám, které možná budete muset zaslat zápalným dopisem o rezignaci; nikdy nevíte, kdy byste se s těmito lidmi mohli znovu setkat.

• Stručně a k věci: Tento dopis slouží jako upozornění, že rezignuji na svou pozici x efektivní x. Děkuji za příležitost říká dost.
• Zvažte velmi pečlivě svá slova, pokud jste ve vysoce postavené pozici a váš dopis bude pravděpodobně zveřejněn.
• Pokud chcete, můžete uvést důvod, ale není to nutné.
• Děkujte svému šéfovi nebo společnosti za příležitosti, které jste tam měli.

Rezignační dopisy z mnoha důvodů / důvodů | rovnováha

Pro mnoho dalších možných dopisů, které byste mohli potřebovat ve své obchodní kariéře, zkontrolujte tento vyčerpávající seznam ze zůstatku.

Doporučený fotografický kredit: Flaticon přes flaticon.com

Odkaz