Pokud navštěvujete Lifehack pravidelně, pak jsem si jistý, že jste si všimli série Getting Things Done, která se tu v poslední době objevuje. V posledních týdnech jsem diskutoval o samotné metodologii a o tom, jak ji používat při každodenním úsilí (v pracovních i osobních projektech).

Co jsem však neudělal, je nasměrovat vás ke konkrétním nástrojům, které vám mohou usnadnit život GTD. To je přesně to, co dnes udělám.

Dovolte mi jen připomenout, že GTD má 7 hlavních prvků: Seznam projektů, Seznam dalších úkolů, Seznam budoucnosti / Možná, Kalendář, Čekání na seznam, Soubory zdrojů a nehmotný prvek - důvěra.

S každým z nich lze manipulovat pomocí nejjednodušších možných nástrojů - pera a papíru. Ale protože žijeme v 21. století, pak to pro některé lidi pravděpodobně není nejefektivnější cesta.

Následuje seznam skvělých nástrojů, které jsou buď GTD přátelské hned na začátku, nebo je lze snadno upravit tak, aby vyhovovaly způsobu práce GTD.

Vaše doručená pošta

Jak jsem řekl v jednom z příspěvků v seriálu GTD (Váš denní graf aktivity), většina lidí obvykle začíná pracovat ve svých schránkách.

Tyto e-mailové schránky nemusí být skutečné e-mailové schránky (e-mailové nebo tradiční poštovní schránky). Jak je definováno v GTD, doručená pošta je prostě místo, kde přistávají všechny příchozí věci. To nám dává mnoho možností týkajících se skutečných nástrojů nebo softwaru, které chceme pro doručenou poštu použít.

Některé nástroje a software, které mají tendenci fungovat nejlépe, jsou:Reklamní

1. Každý e-mailový software

To je zřejmé, ale nejjednodušší řešení jsou často nejlepší. Váš e-mailový software (bez ohledu na to, co používáte) je nastaven dokonale, aby jej bylo možné použít jako doručenou poštu pro některé příchozí věci, protože ... no, jednoduše obsahuje doručenou poštu - a každý e-mail, který dostanete, tam čeká, až si jej přečtete .

Je však důležité si uvědomit, že při práci s novými e-maily je třeba s nimi okamžitě jednat.

Co ale dělat, když narazíte na nový požadavek, který nebyl zaslán e-mailem? Zde vstupují do hry další nástroje.

2. Pamatujte na mléko

Pamatujte na mléko(nebo RTM) je skvělý nástroj a má mnohem více aplikací GTD, než aby fungoval pouze jako doručená pošta.

Za prvé, RTM je v podstatě aplikace seznamu úkolů. Je k dispozici online (pro všechny operační systémy) a má také mnoho verzí pro jiné platformy (iPhone, iPad, Android).

Skutečně jej však nazvat jednoduše seznam úkolů je docela podceňování. Lze jej použít pro jakýkoli druh činnosti, kde se hodí seznamy věcí.

Jelikož například existuje verze pro iPhone, můžete ji použít jako seznam potravin při nakupování nebo jako jednoduchý poznámkový blok, který můžete použít na cestách, aby vám neunikly žádné skvělé nápady. Nebo jej můžete použít jako další doručenou poštu. Kdykoli narazíte na nový požadavek, který nebyl zaslán e-mailem, můžete jej umístit do samostatného seznamu uvnitř RTM (nejlépe do jednoho s názvem doručená pošta).Reklamní

Vracíme se zpět k samotné RTM. Tento nástroj se velmi snadno používá. Podporuje více seznamů, čtyři úrovně priorit, tagy, mnoho klávesové zkratky (díky nim je práce s RTM bleskurychlá, jakmile je zavěsíte), kanály RSS, kanály iCal, připomenutí a další.

Seznam projektů

Seznam projektů je často poměrně rozsáhlým kouskem nemovitostí GTD… abych tak řekl. Musí být perfektně organizováno, aby každý projekt byl snadno uchopitelný a snadno se s ním pracovalo.

Pro mě existuje jen jeden způsob, jak to udělat správně - pomocí myšlenkových map.

Jen pro připomenutí (s laskavým svolením Wikipedie), a myšlenková mapa je diagram používaný k reprezentaci slov, nápadů, úkolů nebo jiných položek spojených a uspořádaných kolem centrálního klíčového slova nebo nápadu. Nebo v obyčejné angličtině - je to nejlepší způsob, jak dát svým myšlenkám fyzickou podobu (v tomto případě vytvoření digitální reprezentace vašich myšlenek).

Většina projektů je pouze částečně organizována kolem mnoha různých myšlenek, které dávají smysl dohromady, ale je těžké je zařadit do tradičního seznamu nebo textového dokumentu. Myšlenkové mapy však takovou situaci zvládnou výjimečně dobře. To je důvod, proč jsou myšlenkové mapy ideální pro zpracování vašeho seznamu projektů.

3. FreeMind

Pokud jde o mapování mysli digitálně (na počítači), existuje mnoho nástrojů, které to umožňují. Přesto se tu opravdu vyplatí vyzkoušet. Jmenuje se to Svobodná mysl .

Název docela dobře naznačuje, že je nástroj zdarma - a to je dobrá věc. Existuje však ještě více dobrých zpráv - pro většinu populárních platforem a operačních systémů jsou k dispozici verze. Nejen to, ale můžete si také stáhnout binární soubory (FreeMind je skutečný open source projekt).

Nejlepší zprávou ze všeho je však toto: FreeMind je nejjednodušší a nejrychlejší a nejmenší dostupný nástroj (z hlediska paměti a použitého místa na disku). V podstatě se jedná o nejlepší dostupný nástroj pro mapování mysli.Reklamní

( Pokud dáváte přednost online nástrojům před zacházením s místními soubory ve vašem počítači, můžete se podívat MindMeister . Vypadá to také docela působivě. Poskytuje všechny důležité funkce pro mapování mysli a má spoustu dalších věcí, jako je schopnost zahrnout přílohy, obrázky, soubory PDF a další soubory. Ale není to zadarmo. Levnější dostupný tarif je 4,99 $ měsíčně.)

Seznam dalších úkolů, seznam budoucnosti / možná, čekání na seznam

Vaše seznamy, se seznamem Další úkoly, jsou místem, kde trávíte většinu času při práci s GTD. Proto musí být snadno přístupné a snadno se s nimi pracuje. Možnost mít k nim online přístup ze všech počítačů a operačních systémů je také příjemná věc.

To je kde Pamatujte na mléko znovu vstupuje do hry. RTM jsem podrobně popsal dříve v tomto příspěvku, takže jsem si jist, že uvidíte jeho hodnotu, pokud jde o práci se všemi druhy seznamů.

Další výhodou používání pouze jednoho nástroje pro všechny vaše seznamy je, že si nemusíte pohrávat s nesčetným množstvím různých přihlašovacích jmen a místních souborů. Nejúčinnějším způsobem je vždy se zaměřit na minimální počet nástrojů a přizpůsobit je vašim pracovním návykům.

Kalendář

To je jednoduché a jsem si jistý, že vidíte, že to přijde ...

4. Kalendář Google

Nemyslím si, že vás musím přesvědčit proč Kalendář Google je skvělý. Jsem si jistý, že jste se k němu již zaregistrovali (nebo k podobnému nástroji / řešení).

Nejdůležitější vlastnosti nástroje GTD-Calendar jsou:

• K dispozici z libovolného počítače (s přístupem k internetu)
• Podporuje připomenutí
• Podporuje více kalendářů pro jednoho uživatele
• Podporuje sdílení událostí s ostatními uživateli
• Podporuje probíhající akce

A Google Calendar má všechny pokryté. Pro každou mobilní platformu je také k dispozici spousta aplikací.Reklamní

Zdrojové / referenční soubory

Jediným problémem se zdrojovými soubory je, že musí být docela dobře organizované, přístupné a nejlépe dostupné z jakéhokoli počítače s přístupem na internet.

Toho lze dosáhnout implementací dvou věcí.

1. Nejprve vytvořte adresář / složku někde na pevném disku počítače. Tento adresář bude obsahovat všechny vaše zdroje - věci, které se vám při práci na vašich projektech mohou hodit jako reference. Úkolem je tento adresář pěkně uspořádat a usnadnit jeho uchopení, jak je to jen možné.
2. Poté jej připojte k Dropboxu.

5. Dropbox

Dropbox je nástroj, který vám umožňuje synchronizovat data mezi více zařízeními, která používáte, ale je také skvělý pro přístup k vašemu obsahu online přímo přes web Dropboxu.

Díky tomu je perfektní pro práci jako základna referenčních souborů GTD. Nejen, že můžete synchronizovat soubory na každém počítači, který používáte, ale také získáte online zálohu, takže si můžete přestat dělat starosti s tím, že vaše věci zmizí přes noc po poruše pevného disku.

Pokud právě používáte Dropbox k ukládání nejdůležitějších dat, můžete využít jejich bezplatný plán (k dispozici až 2 GB místa na disku, i když můžete získat místo bláta tím, že k této službě pozvete ostatní). Později můžete svůj účet snadno upgradovat na Pro 50 , kde získáte 50 GB za skromnou platbu 9,99 $ měsíčně.

Závěr

Jak vidíte, k plné implementaci GTD do vašeho života potřebujete pouze 5 nástrojů. (Mimochodem, každý e-mailový software se počítá jako jeden.) A to je dobré, protože čím méně nástrojů použijete, tím snazší je udržet hru pohromadě a zajistit, aby fungovala za vás. Pokud začnete používat příliš mnoho nástrojů, stanou se zátěží místo zvýšení efektivity a produktivity.

Jaké nástroje používáte jako součást svého přístupu GTD? Sdílejte je prosím v komentářích níže.

(Fotografický kredit: Špinavá sada ručního nářadí přes Shutterstock) Reklamní