Poskytování jasných a srozumitelných pokynů je jednou z věcí, které zní snadno, ale ve skutečném životě může být ve skutečnosti složitější, zejména v kancelářském prostředí nebo v podnikání. Smíšené zprávy, předpoklady a více možností znamenají, že přijatá zpráva se může lišit od toho, co jsme vlastně mysleli.

Začátkem tohoto roku jsem se rozhodl požádat o pomoc VA (virtuální asistentka) z elance.com. Nikdy předtím jsem virtuálního asistenta nepoužíval a rychle mě naučil, jak je důležité dát jasný a definovaný směr, pokud očekáváte, že vašim pokynům bude rozumět a bude se na ně jednat tak, jak chcete! To je obzvláště důležité, když nejste tváří v tvář k doručení pokynů, protože když jsou pokyny vydávány e-mailem nebo písemně, je těžké odhadnout tón a nemůžete fyzicky upozornit na věci!

Navíc moje VA sídlila v Malajsii, kde angličtina nebyla jeho prvním jazykem, a proto bylo ještě důležitější rozdávat jasné pokyny!

Z mých zkušeností se s vámi chci podělit o mých nejlepších 7 tipů, jak dávat jasné pokyny a dělat práci, kterou chcete!Reklamní

1. Nepředpokládejte, že vědí, co máte na mysli

Víte, co se říká, že tento předpoklad je matkou všech chyb! Nebuďte blázen, který předpokládá, že lidé vědí, co máte na mysli. Většina lidí ve vaší kanceláři nebo firmě bude intuitivní a zapnutá, ale čtenáři jim to nevadí. Při doručování jasných pokynů je bezpodmínečně nutné nepředpokládat, že příjemce ví, co máte na mysli, a to může být pro cokoli, od průmyslových zkratek po koho kontaktovat v různých odděleních nebo organizacích. Vysvětlení podrobností vám zabere jen několik sekund.

Například jsem nařídil svému VA, aby používal tweetdeck (aplikace, která naplánuje předem napsané tweety), ale to, že jsem o tweetdecku slyšel, ještě neznamená, že ho mají, a mylně jsem předpokládal, že ano.

2. Buďte jasní a konkrétní

Každý má rád vafle (kape do javorového sirupu, prosím), ale nikdo nemá rád vafle v konverzaci, zejména ne v e-mailu nebo když se jedná o soubor pokynů. I když se ve své sadě pokynů nechcete pohybovat (to by byla ztráta času a upřímně řečeno, po chvíli by se vypnuli), chcete zajistit, aby vaše pokyny byly jasné, konkrétní a stručný. Osobně dávám přednost tomu, abych to nemastil, a raději bych se dostal rovnou k bodu, co je třeba provést nebo doručit, spíše než dělat pokyny příliš květinové, což bude jen matoucí.

Například nedávejte pouze pokyny, abyste poslali výběr briefingů několika klíčovým zúčastněným stranám, místo toho uveďte, kolik zúčastněných stran a komu a jaké briefingy! Často mi připadá, že pomáhá odrážet, protože snižuje pokušení vaflovat a pomáhá vám více zaměřit vaše pokyny a akce.Reklamní

3. Dejte časové rámce

Nezaměňujte věci tím, že nebudete konkrétní s vašimi časovými rámci a termíny. To, co považujete za hned, může být velmi odlišné od vašich kolegů. Pokud si myslíte, že brzy bude příštích pár hodin, vaši zaměstnanci, kterým jste dali pokyn, to považovali za pár dní, pak bude mít tato komunikace vážné důsledky pro jakýkoli podnik nebo projekt!

4. Uveďte příklady

Kdykoli je to možné, nezapomeňte uvést příklady. To bude obzvláště výhodné, pokud jsou pro tuto roli noví nebo pokud úkol dříve neprovedli. Pomůže vám to objasnit pokyny a utvoříte si jasnější představu o tom, co tím myslíte a chcete.

Pokud je například žádáte, aby navrhli průzkum spokojenosti zákazníků s vaším novým produktem, možná jim budete chtít poslat příklady jiných průzkumů, které byly dříve použity, aby jim poskytly trochu nápadu.

5. Uveďte alternativy

Při doručování pokynů stojí za zvážení uvést některé alternativy pouze v případě, že vámi preferovaná možnost výuky není realizovatelná nebo dostupná.Reklamní

Mohlo by to například být, chci, abyste 20. prosince tohoto měsíce uspořádali schůzku s finančním ředitelem. Pokud nebudou k dispozici 20., pak odpoledne 26. bude v pořádku, nebo se místo toho můžeme setkat s obchodním analytikem.

Poskytnutím alternativ zmocňujete své zaměstnance, aby vaši práci zvládli s minimálním rozruchem a neustálou kontrolou sami se sebou. Krása někoho jiného pověřit tím, aby něco udělal, je, že to nemusíte dělat, což vám ušetří čas. Nastavením alternativ se k vám nemusí neustále vracet, koneckonců vám to nešetří čas, pokud budete muset neustále odpovídat na dotazy.

6. Stanovte hranice

Osobně nejsem jeden pro mikro správu a kvůli tomu nejsem pro lidi, kteří by se mnou stále kontrolovali, zda by měli něco udělat nebo ne. Jakmile je úkol nastaven, měly by být pokyny dostatečně jasné, aby nebylo nutné další potvrzení a vysvětlení (nicméně pokud si nejste jisti, je zřejmé, že je nejlepší hledat vysvětlení!) Pokud vám to zní dobře, musíte se ujistit, že vaše pokyny mají jasno, takže si jsou jistí, co dělají, a necítí potřebu se stále vracet s otázkami. Stejně jako u tipu 5 je stanovení hranic velmi důležité, zvláště pokud v té době nemůžete myslet na alternativy, pak by hranice mohly fungovat.

Můžete například dát pokyn jít dodavateli a objednat 100 jednotek. Pokud normální dodavatel není na skladě, je v pořádku použít nového dodavatele, pokud není o více než 10% dražší a je schopen dodat do 3 pracovních dnů. Zde jste nebyli konkrétní svými alternativami, ale dostatečně jasně stanovili hranice, aby mohli uskutečnit hovor.Reklamní

7. Získejte vysvětlení

Než své zaměstnance na základě svých pokynů uvolníte, nebylo by na škodu požádat je o objasnění, abyste se ujistili, že chápou, o jaký úkol jde a co se od něj očekává. Na konci se můžete jednoduše zeptat, jestli existují nějaké otázky, ale problém je v tom, že je až příliš snadné jednoduše říct ne. Buď si mohou myslet, že tomu rozumí, nebo se mohou stydět zeptat! Možná je požádejte, aby si zrekapitulovali, co je požadováno nebo jaké jsou priority / cíle, abyste mohli zajistit, co jste řekli, to, co jste slyšeli!

Doporučený fotografický kredit: picjumbo přes picjumbo.com