Mysleli byste si, že zahájení zprávy s Komu se to může týkat, je bezpečná sázka, ale možná vás překvapí, když zjistíte, co tato slova vašemu čtenáři skutečně sdělují - a není to všechno dobrá zpráva.

Vyhýbejte se obecným formalitám za každou cenu.

Běžnou praxí bylo používat formální neidentifikující pozdravy při různých příležitostech, od životopisů a motivačních dopisů přes oslovování potenciálních klientů až po psaní obchodních dopisů a dále. Býval pro to dobrý důvod: lidé, kteří psali tyto typy komunikace, je obvykle buď hromadně odesílali, nebo neměli k dispozici dostatek informací o příjemci.

Ale časy se změnily.

Jelikož se marketing a komunikace přesunuly k osobnějšímu přístupu, v kombinaci s výzkumnou pomocí, kterou nyní internet poskytuje, jednoduše neexistuje dobré ospravedlnění pro použití stejného starého Komu by se to mohlo týkat. (Starý drahý pane nebo paní je stejně děsivý.)

Obecný formální pozdrav lidi naštve.

Používání formálního tónu jako úvodních slov se stalo takovou tradicí, že lidé mohou téměř očekávat, co tato slova řeknou, aniž by je museli číst.Reklamní

Ačkoli možná nevíte přesně, s kým mluvíte, použití obecného formálního pozdravu nijak nepomůže, aby váš dopis vynikl od ostatních. Je to nevýrazné, je to banální a nudné. Úvodní řádek je vaše šance nastavit tón celého vašeho dopisu, a pokud se rozhodnete pro základní Pro koho se to může týkat, bude čtenář očekávat, že i zbytek vašeho dopisu nebude nic víc než základní.

Nedostatek diferenciace vytváří problém druhého druhu.

To, co byste mohli považovat za záchrannou síť (protože rozhodně nechcete předpokládat pohlaví, pracovní zařazení nebo rodinný stav), obecné, kterého se to může týkat, ve skutečnosti dává čtenáři vědět, že nemáte ponětí, koho se týká. Jinými slovy to čtenáři okamžitě řekne, že jste mimo dosah zamýšleného publika.

Pokud se chcete uplatnit na trhu nebo navázat vztah, musíte mít lepší představu o tom, komu uvádíte na trh. Pravda, možná nebudete mít vždy k dispozici jméno, a to je v pořádku. Můžete se ale dozvědět více o jejich firemní kultuře, která vám může poskytnout lepší nápady, jak oslovit zamýšleného příjemce.

Například zábavná a temperamentní firemní kultura může reagovat na stejně zábavný pozdrav, jako je Hey there, [křestní jméno]!

Pokud si nejste jisti, můžete si udělat malý průzkum online a získat jméno, nebo zavolat společnosti a požádat přímo o informace.Reklamní

Zdá se, že doba je sama o sobě problémem.

Ať už prodáváte produkt pro svou společnost nebo se prodáváte za účelem získání pracovní příležitosti, lidé chtějí spolupracovat s ostatními, kteří jsou v současné době, s lidmi, kteří se mohou (a mají) přizpůsobit rychlým změnám v tomto odvětví. Přemýšlejte o tom: stále používáte rotační domácí telefon, vytáčené připojení k internetu a laboratoř pro vývoj fotografií? Ne? Proč byste se tedy jako první dojem rozhodli zvolit archaický výraz, zvláště když jsou venku lepší možnosti?

Jednoduše řečeno, používání starých frází vám může připadat zastaralé, statické a v některých ohledech zastaralé. A to nejsou vlastnosti, s nimiž se chcete spojit, pokud se snažíte ze své komunikace dostat to, co očekáváte.

Je někdy v pořádku použít Pro koho se to může týkat?

I když existuje tolik lepších, modernějších a efektivnějších možností, stále existuje scénář nebo dva, kde by mohla být relevantní klasická Komu se to může týkat.

A záleží na tom, zda dopis má konkrétní účel.

Zvažte, zda jste někoho požádali o doporučující dopis, který byste mohli použít k předložení potenciálním zaměstnavatelům. V takovém případě by osoba napsala jeden dopis, nikoli pro nikoho konkrétního, a vy byste jej podle potřeby předložili. Osoba, která dopis píše, nemá v úmyslu navázat vztah se zamýšlenými příjemci a může k formálnímu oslovení využít případné scénáře.Reklamní

Bylo by však lepší, kdybyste dostali upravitelnou kopii doporučujícího dopisu a pokaždé jej adresovali konkrétně osobám, které o to požádají, ale formální možnost zde není úplně odsuzována.

Existují alternativy k vágním, příliš používaným formálním pozdravům.

Způsob, jakým oslovíte svého čtenáře, je první věc, kterou si přečte, a může nastavit tón pro zbytek vašeho obsahu. Pokud chcete upoutat jejich pozornost a zvýšit své šance, že si přečtou až na dno, podívejte se na některé z těchto alternativních pozdravů:

Průvodní dopis

Jako uchazeč o zaměstnání máte jen pár sekund na to, abyste udělali výjimečný dojem. To znamená, že obecné znění vás nikdy nepřenese na hromadu zpětného volání. Místo toho vyzkoušejte tyto fráze v dalším průvodním dopise:

• Vážený náborový manažer,
• Dobrý den [křestní jméno náboráře],
• Zdravím, [název oddělení nebo společnosti]!
• Vážený [křestní jméno náboráře],

Obchodní dopis

Pokud chcete upoutat pozornost potenciálního klienta, chcete, aby měl klient pocit, že ho znáte, nebo o něm alespoň něco víte. Obchod je o budování vztahů a tyto vztahy nebudou existovat, dokud se nesnažíte poznat lidi, na které cílíte. Místo toho zkuste oslovit své potenciální zákazníky takto:

• Ahoj [křestní jméno],
• Ahoj, tým [společnost] [oddělení]!
• Dobrý den, [společnost]!

E-mail potenciálnímu klientovi

Pokud se rozhodnete vyhnout obávanému obecnému otevíracímu řádku v jednom typu komunikace, měly by to být e-maily. Váš e-mail má větší šanci na otevření, pokud jej můžete přizpůsobit příjemci. Chcete-li to provést, měli byste uvést jejich jméno do předmětu a také do pozdravu.Reklamní

Pokud posíláte e-mail do doručené pošty pro jednoho vlastníka (nikoli obecný e-mail jako customerservice@company.com), váš pozdrav by měl odrážet, že jde o osobu, nikoli o potenciální skupinu:

• Ahoj [křestní jméno],
• Vážený náborový manažer,

Pokud však posíláte e-maily do doručené pošty, kterou může sledovat více uživatelů, můžete svou komunikaci adresovat tak, aby odrážela skupinu:

• Dobrý den [náborový tým],
• Zdravím, [firemní] marketingové oddělení!

Nezapomeňte, že to, komu vidíte, koho se může týkat obchodní komunikace, neznamená, že je to ta nejlepší volba. Nebojte se vyzkoušet něco jiného.