Můj manžel právě plánuje konferenci a zároveň začínám organizovat jednodenní akci. Oba se cítíme docela odstrašující, a tak jsem si myslel, že by mohlo být užitečné pro nás - i pro ostatní - zefektivnit proces do deseti jednoduchých kroků.

1. Určete proč

Posaďte se se svými partnery (pokud je máte) a promluvte si o konečném cíli konference. Znamená to generovat příjmy? Zabezpečit nové klienty? Získat reklamu? Při procházení zbytkem seznamu mějte na paměti tento cíl.Reklamní

2. Vytvořte si svůj seznam přání

Jak by vypadala vaše konference v ideálním světě? Zapisujte si podrobnosti, jako je místo, reproduktory, počet a kvalita účastníků, jídlo a zábavné aktivity.

3. Navrhněte rozpočet

Jak zaplatíte za svou akci? Prozkoumejte všechny zdroje, které můžete použít zdarma (například darovaný prostor) a co můžete účtovat účastníkům, aby pokryli náklady a přesto dosáhli zisku (pokud je to cíl). Vytvořte tabulku rozpočtu se seznamem hlavních nákladových položek vašeho seznamu přání - pronájem místa, personál, reproduktory, jídlo, značení, audio / vizuální zařízení, tištěné materiály, dárky a zábavné doplňky. Nezapomeňte zahrnout náklady na marketing akce, jako je web, a vytvořit 10 až 15 procentní polštář pro případ, že by náklady překročily.

4. Vyberte si prakticky

Cena bude samozřejmě činitelem při výběru místa, kde se má vaše akce konat a jaké služby poskytnout, ale stejně tak i účast. Chcete vybrat místo, které je ve stejném městě jako mnoho účastníků, nebo v jeho blízkosti.Reklamní

Vaším ideálním řečníkem může být Donald Trump, ale realisticky budete pravděpodobně muset použít levnější variantu. Středisko je jistě lákavé, ale má dostatek konferenčních a osobních místností a budou si účastníci užívat národní prostředí natolik, aby zaplatili prémii?

Zvažte hlasování účastníků z minulých událostí, jako je ta vaše, abyste pochopili, co je nejdůležitější při účasti na takové konferenci, a proveďte výběr na základě této zpětné vazby.

5. Práce s prodejci

Co nejdříve začněte spolupracovat s poskytovateli služeb pro položky v tabulce rozpočtu. Pochopte, co bude v každém případě poskytnuto, a pečlivě zkontrolujte smlouvy a storno podmínky (například musíte vědět, zda hotel poskytne A / V vybavení a podporu ve svých zasedacích místnostech, nebo si to musíte vzít s sebou) . Pokud potřebujete konkrétního prodejce, doporučuji vám kontaktovat Kongresovou a návštěvnickou kancelář ve vašem cílovém městě.Reklamní

6. Najděte reproduktory

Oslovte svou síť a určete řečníky, kteří vám nejlépe pomohou dosáhnout cílů konference a jsou v rámci vašeho rozpočtu (nepožádejte ani neočekávejte, že se profesionální řečníci objeví zdarma). Prohlédněte si ukázková videa a promluvte si s lidmi, kteří tento reproduktor již slyšeli. Při komunikaci s řečníkem jí poskytněte dostatek podrobností, aby mohla přizpůsobit své poznámky vašemu publiku, a ujistěte se, že máte přehled o jejích cestovních opatřeních a dalších potřebách.

7. Nastavte agendu

Navrhněte podrobnou časovou osu vaší konference, která začíná brzy (rozumně je 8:00) a končí brzy (16:00). Naplánujte si kombinaci formálních řečníků, workshopů v malých skupinách a volného času na vytváření sítí. Naplánujte, že budete své účastníky krmit každých několik hodin, a to buď plným jídlem, nebo přestávkou. Po dokončení denního programu zvažte večeři v nedaleké restauraci nebo místní zábavu, například prohlídku.

8. Propagujte svou akci na trhu

Vytvořte logo a barevné schéma pro vaši událost a zobrazte jej na webu události s online registrací. Shromážděte své jednotky, abyste šířili informace prostřednictvím e-mailů a příspěvků hostů v online médiích zaměřených na vaše publikum. Je-li to vhodné, využijte místní webové stránky se seznamem událostí. Zvažte možnost nabídnout slevy organizacím, které vysílají více než jednoho účastníka.Reklamní

9. Naplánujte si Den bez stresu

Aktivně komunikujte se svými účastníky a prodejci předem, aby věděli, kde mají být a co mohou očekávat. Získejte jejich kontaktní informace a ujistěte se, že mají vaše. Prohlédněte si zařízení před zahájením konference a ujistěte se, že je váš personál na místě a vše je v pořádku. Jak se věci zhoršují a faktury přicházejí, zkontrolujte je řádek po řádku, abyste mohli řešit spory na místě.

10. Vyhodnoťte svou událost

Nyní, když jste připraveni podnikat v oblasti plánování událostí na plný úvazek, se podívejme, co se můžete příště naučit. Požádejte své účastníky, aby vyplnili papírový nebo elektronický hodnotící formulář a hledali běžné zpětné vazby.

(Fotografický kredit: na semináři přes Shutterstock) Reklamní