Všichni jsme zaneprázdněni, ale někdy procházíme obdobím, kdy se práce hromadí a zdá se, že to nemusí nikdy skončit. Možná máte tak velké pracovní vytížení, že se cítíte příliš zastrašující, než abyste vůbec začali.

Možná jste řekli ano některým nebo příliš mnoha projektům a nyní se bojíte, že nebudete schopni splnit. Tehdy potřebujete udělat krok zpět, zhluboka se nadechnout a začít se dívat na to, co funguje a co ne.

Tady je 13 strategií, které můžete použít, abyste se dostali zpod své ohromující pracovní zátěže.

1. Uznejte, že to všechno nezvládnete

Mnoho z nás má tendenci si myslet, že dokážeme víc, než ve skutečnosti dokážeme. Bereme na sebe stále více projektů a zodpovědnosti, dokud v práci nevytváříme příliš mnoho stresu, což negativně ovlivňuje naše schopnosti.

Abyste dosáhli skutečného a efektivního pokroku, musíte mít odvahu a vynalézavost říci: To nefunguje. Uznejte, že nemůžete udělat všechno, a hledejte lepší řešení.

V kteroukoli dobu ve vašem životě existuje pravděpodobně mnoho věcí, které nejdou podle plánu. Musíte být ochotní být k sobě a svým okolím upřímní ohledně toho, co pro vás osobně i profesionálně nefunguje.

Čím více procvičujete své schopnosti říkat pravdu o tom, co funguje a co nefunguje, tím rychleji dosáhnete pokroku.

2. Zaměřte se na své jedinečné silné stránky

Ať už jste podnikatel, lídr nebo pracujete jako tým, každý jedinec má jedinečné silné stránky, které může přinést ke stolu.

Výzvou je, že mnoho lidí nakonec dělá věci, ve kterých prostě nejsou moc dobří.

Ve snaze dosáhnout svých cílů nebo realizovat projekt lidé nakonec udělají vše sami nebo přijmou věci, které nehrají jejich jedinečné silné stránky. To může vést k frustraci, přetížení a velké pracovní zátěži, kterou nemůžete překonat.

Často to není o jak dokončit tento projekt efektivněji, ale SZO může pomoci realizovat tento projekt. Přemýšlejte o tom, jak můžete své práci a projektům, které provádíte, přinést největší hodnotu.

3. Využijte silné stránky členů vašeho týmu

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak efektivně spravovat pracovní zátěž, je uvolnit čas, abyste každému projektu přinesli nejvyšší úroveň energie, zaměření a silných stránek.Reklamní

Delegace nebo lepší týmová práce je řešením.

Každý má jedinečné silné stránky. Aby bylo možné projekty efektivně dokončit, je nutné myslet spíše na týmovou práci než na izolovanou práci. Pokaždé, když rozdáte úkol nebo projekt, který nehraje vaše jedinečné silné stránky, otevíráte příležitost dělat něco, na co jste talentovanější. To posílí sebe i lidi kolem vás.

Spíše než převzít všechny odpovědnosti sami, podívejte se, s kým můžete pracovat, abyste dosáhli nejlepších možných výsledků.

4. Udělejte si čas na plánování

Dejte mi šest hodin na kácení stromu a první čtyři strávím ostřením sekery. -Abraham Lincoln

Hodina efektivního plánování by mohla ušetřit hodiny času. Spíše než se jen vrhnout a začít s projekty, udělejte si čas na zmapování všeho.

Můžete si udělat čas a přemýšlet o účelu projektu, termínu, požadovaných výsledcích, KPI a možných výzvách.

Absolutní jasnost projektu, výstupy projektu a požadovaný výsledek vám mohou ušetřit spoustu času. Také vás dostane jasně o prioritách a časové osy, takže můžete zablokovat požadovaný čas soustředit se a soustředit se na vaše velké pracovní vytížení.

Získejte plánovač, jako je Plánovač celého života vám pomůže naplánovat si dopředu a lépe si uspořádat každodenní život. Podívejte se na plánovač zde a začněte efektivně plánovat své projekty a úkoly.

5. Zaměřte se na priority

Ne všechno je prioritou, i když často může mít pocit, že je to v okamžiku, kdy je vše tak časově náročné.

Jedním z nástrojů, které můžete použít k maximalizaci produktivity a zaměření na své největší priority, je Eisenhower Matrix. Tento strategický nástroj pro přijímání opatření ve věcech, na kterých záleží nejvíce, je jednoduchý. Oddělujete své akce na základě čtyř možností:

1. Naléhavé a důležité (úkoly, které uděláte okamžitě).
2. Důležité, ale ne naléhavé (úkoly, které si naplánujete později).
3. Naléhavé, ale nedůležité (úkoly, které delegujete na někoho jiného).
4. Ani naléhavé, ani důležité (úkoly, které odstraníte).

James Clear^[1]má skvělý popis, jak používat Eisenhowerovu matici: Jak být produktivnější pomocí Eisenhower Boxu

Reklamní

Chcete se dozvědět více o tom, jak upřednostnit své úkoly a ihned je použít? Tento sešit zdarma Vytvořte více času z rušného plánu mohu vám pomoci. V tomto sešitu budete moci vyhodnotit důležitost a naléhavost všech svých úkolů a sami si naplánovat plán.Zde si vezměte sešit zdarma.

6. Udělejte si čas

Chcete-li zůstat na vrcholu těžké pracovní zátěže, je důležité si dát čas na odpočinek a zotavení, protože velká pracovní zátěž může vést k pocitu stresu a ohromení.

Pokud jsou vaše energetické úrovně vysoké a vaše mysl a tělo jsou osvěženy a bdělé, jste ve špičkovém stavu, abyste zvládli velkou zátěž. Udělejte si ze svého dne čas na procházku nebo si trochu zacvičte. Pokud je to možné, nechte čas a trávte čas s lidmi, kteří vám dávají hodně energie.

V pozadí je nezbytné se pořádně vyspat a jíst zdravě, abyste zbystřili mysl.

Podívejte se na tento článek a dozvíte se o Důležitost plánování výpadku.

7. Udržujte zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem

Udržování zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem může být těžké. Rovnováha, po které všichni toužíme, se od sebe navzájem velmi liší, zvláště když máme co do činění s velkou zátěží.

Rovnováha mezi pracovním a soukromým životem je o nalezení míru v sobě, abyste byli plně přítomni, ať jste kdekoli, ať už v kanceláři nebo doma. Jde o výběr toho, na čem záleží nejvíce, a vytvoření vlastního vyváženého života.

Pokud máte pocit, že není dostatek rovnováhy, pak může být čas udělat změnu .

8. Zastavte multitasking

Multitasking je mýtus protože váš mozek prostě nemůže fungovat efektivně tím, že dělá více než jednu věc najednou - alespoň více než jednu věc, která vyžaduje soustředěnou pozornost.

Získejte svůj seznam priorit, nejdříve proveďte nejdůležitější věc, poté přejděte na další položku a seznam seřiďte.

Pokud přidělíte blokovaný čas a vytvoříte pevné hranice pro konkrétní činnosti a závazky, nebudete se cítit tak ohromeni nebo přepracovaní vším, co musíte udělat.

9. Práce v časových blocích

Abyste udrželi energii, abyste dosáhli svých nejlepších výsledků, je nutné si pravidelně dělat přestávky.Reklamní

Sám používám metodu 60-60-30 a učím ji své koučovací klienty. Pracujte na projektu po dobu 50 minut a poté si dejte 10minutovou přestávku. Může to být procházka, zdravé občerstvení nebo jen rozhovor s někým.

Poté pokračuji v práci na projektu dalších 50 minut, následovaných další 10minutovou přestávkou.

Nakonec si udělám úplnou 30minutovou přestávku a odpojím se od práce. Může to být čas na pořádný oběd, rychlé cvičení, čtení nebo procházku.

Jednoduše si uděláte nějaký čas, vaše energetická hladina zůstane nahoře, zlepší se kvalita vaší práce a snížíte riziko vyhoření.

10. Zbavte se vyrušování

Udělejte odhad, kolikrát jste vyrušeni během průměrného pracovního dne, když máte velké pracovní vytížení. Nyní vezměte toto číslo a vynásobte ho 25. Podle Glorie Markové ve své studii Náklady na přerušenou práci nám návrat k původnímu úkolu po přerušení trvá průměrně 23 minut a 15 sekund.^[2]

Náš výzkum ukázal, že rozptýlení pozornosti může vést k vyššímu stresu, špatné náladě a nižší produktivitě.

Rozptýlení nezabere jen čas během rozptýlení; mohou vykolejit váš duševní pokrok a soustředit se téměř na 25 minut. Takže pokud jste rozptýleni 5krát denně, můžete ztrácet téměř 2 hodiny každý den produktivní práce a téměř 10 hodin každý týden.

Jak tedy zůstat soustředěný, když vás obklopují rozptýlení? Zjistěte v Lifehacku zdarma Fast-Track Class - Překonání rozptýlení . Jedná se o soustředěnou relaci, která vás provede tréninkem soustředěného svalu a prací s rozptýlením. Připojte se nyní k bezplatné relaci!

11. Věnujte čas zaměřený na menší úkoly

Někdy musíte tyto úkoly jednoduše řešit a jednat s nimi, ale vždy je něco naléhavějšího.

Vašim nejdůležitějším projektům mohou často překážet malé úkoly. Sedí tam na vašem každodenním seznamu úkolů, ale často se na ně zapomíná kvůli důležitějším prioritám nebo kvůli tomu, že vás nezajímají. Avšak zabírají duševní energii a zaplňují vaši mysl.

Zavázat se, že strávíte určitou dobu plněním všech drobných úkolů, které máte na seznamu úkolů. Poskytne vám to klid a prostor, abyste se mohli více soustředit na své větší priority.

12. Proveďte časový audit

Víte přesně, kam váš čas směřuje každý den? Trávíte příliš dlouho na určitých projektech a úkolech na úkor větších příležitostí, když máte velké pracovní vytížení?Reklamní

Věnujte trochu času analýze toho, kde trávíte čas pro lepší správu času. Tento pohled vás ohromí a dá vám jasnost, abyste se mohli začít přizpůsobovat, kam soustředíte svůj čas a na jaké projekty.

Můžete začít tím, že vezmete kousek papíru a vytvoříte tři sloupce:

Sloupec A je prioritní práce; Sloupec B je dobrá práce; Sloupec C je práce nebo věci nízké hodnoty.

Každý den si zapište projekt nebo úkol a čas strávený na každém z nich. Přidělte ten čas jednomu ze sloupců. Na konci týdne zaznamenejte do každého sloupce celkovou dobu strávenou.

Pokud trávíte příliš mnoho času určitými typy práce, podívejte se, jak věci změnit, aby váš soustředěný čas byl ve sloupcích B a C.

13. Chraňte svoji důvěru

Je nezbytné chránit naši důvěru, abychom zajistili, že nebudeme ohromeni, stresováni a neztratíme víru.

Když máte důvěru jako každodenní zdroj, máte lepší pozici k řešení problémů, rychlejšímu učení, reagování na cokoli, přizpůsobení se všemu a dosažení vašich největších příležitostí.

Důvěra vám dává schopnost transformovat strach na soustředěné a uvolněné myšlení, komunikaci a akci. To je klíč k uvedení vaší mysli do produktivního stavu, abyste zvládli velké pracovní vytížení.

Závěrečná slova

S velkou zátěží může být těžké se vypořádat a může způsobit stres, syndrom vyhoření a trvalou frustraci.

Klíčem je čelit tomu, spíše než nechat to sloučeninu dlouhodobě působit. Doufejme, že můžete jednat alespoň u jednoho z těchto tipů.

Pokud to bude příliš a negativně ovlivní vaše fyzické a duševní zdraví, může být čas s někým promluvit. Místo toho, abyste se s tím vypořádali sami a zůstali nešťastní, rozčilení a dostali se do bodu, kdy to jednoduše nezvládnete, musíte udělat změnu pro svůj vlastní zdravý rozum.

Více informací o řešení velkého pracovního vytížení

• 10 příznaků, že jste v práci pod příliš velkým tlakem
• 5 důvodů, proč žít v okamžiku a přestat plánovat příliš mnoho
• Jak se vyrovnat se stresem, když jste přemoženi odpovědností

Doporučený fotografický kredit: Hannah Wei přes unsplash.com Reklamní

Odkaz