Trvá to být produktivní, aby se věci dělaly správně a včas. Jak tedy víte, které úkoly jsou zásadní a které mohou počkat? Odpověď je v Prioritizační matici, známé také jako Eisenhowerova matice.

Matice dostala své jméno podle Dwighta Davida Eisenhowera.

Eisenhower byl generálem americké armády a 34. prezidentem Spojených států v letech 1953 až 1961. Jako pětihvězdičkový generál a nejvyšší velitel americké armády navrhl strategii spojenecké invaze do Evropy.^[1]

Eisenhower musel pokaždé činit těžká rozhodnutí o tom, na které úkoly má upřednostňovat z mnoha, na které se denně musel soustředit. Takže přišel se slavnou Eisenhowerovou maticí nebo s maticí priorit.

Obsah

1. Co je prioritizační matice?
2. Jak používat prioritizační matici
3. Závěr
4. Další tipy pro stanovení priorit

Co je prioritizační matice?

Matice priorit je nástroj pro hodnocení vašich úkolů na základě naléhavosti. Pomůže vám poznat kritické činnosti a úkoly, které byste měli obejít, a může být užitečné při řízení projektů, malých firmách nebo osobních úkolech.

Eisenhower skvěle řekl o matici:

Většina naléhavých úkolů není důležitá a většina důležitých úkolů není naléhavá.

Tento citát se stal maximem pro Eisenhowera při správě svého času.

V Prioritizační matici jsou čtyři kvadranty, které pomáhají při porovnávání možností, co dělat jako první a poslední, což vám umožňuje upřednostnit projekty a vytvořit strategický plán^[dva].

Reklamní

Kvadranty jsou:

• Dělat
• Plán
• Delegát
• Odstranit

Dělat

Do je prvním kvadrantem v prioritní matici a zahrnuje důležité činnosti. To znamená ty úkoly, které musíte urgentně vykonat - krize, termíny a problémy, které vyžadují vaši neodkladnou pozornost a jsou vysoce relevantní pro vaše životní poslání.

Jak víte, který úkol spadá do tohoto kvadrantu?

Začněte analýzou svých priorit a poté zjistěte, zda spadá do kritérií „udělejte to hned“. Pokud je úkol dosažitelný za den nebo za 24 až 48 hodin, je to naléhavé.

Dalším přístupem, který si můžete zvolit při určování priorit úkolů v této kategorii, je osvojení si principu žabí žáby od Marka Twaina. Tato zásada doporučuje provádět nejnaléhavější činnosti hned po probuzení.

Zde je praktický příklad.

Řekněme, že musíte vypracovat obsahovou strategii a odeslat zprávu svému nadřízenému. Je sobota a termín pro podání přihlášek je pondělí. Můžeme říci, že aktivita je naléhavá? Rozhodně!

Plán

Druhým kvadrantem matice priorit je Schedule. Matice priorit klasifikuje úkoly v této kategorii jako důležité, ale ne tak naléhavé.

Jsou to dlouhodobé cíle a úkoly bez okamžitého termínu. Mezi tyto úkoly patří meditace, deníky, studium, čas strávený s rodinou a cvičení.

Aktivity v tomto kvadrantu si můžete naplánovat na další období. Například byste měli cvičit pro dobré zdraví, ale můžete tomu věnovat čas.Reklamní

Naplánujte tyto aktivity tak, aby se nepřenesly do kvadrantu Do nebo Urgent. Zajistěte, abyste měli dostatek času na jejich provedení.

Delegát

Třetí kvadrant matice priorit je Delegát.

Tyto úkoly pro vás nejsou důležité, ale pro ostatní jsou velmi naléhavé. Zde vstupuje do hry týmová práce.

V této kategorii můžete technicky provádět úkoly, ale dává to smysl delegovat je . Delegování úkolů zajistí, že budete mít více času věnovat se činnostem ve svých prvních dvou kvadrantech.

Měli byste také sledovat úkoly, které jste delegovali. Bude to jen naprostá ztráta času, pokud nemáte sledovací systém pro delegované úkoly.

Odstranit

Poslední kvadrant zdůrazňuje vaše zabijáky produktivity. Jsou to úkoly, které nejsou důležité pro vaše cíle a nejsou naléhavé. Jediným způsobem, jak zvýšit svou produktivitu, je jejich odstranění.

Některé příklady jsou neustálá kontrola telefonu, sledování filmů nebo hraní videoher.

Mohly by to být také špatné návyky, které musíte identifikovat a odstranit ze svého denního a týdenního plánu.

Úspěšní lidé se naučili, jak stanovit priority a držet se toho, co je důležité. Naučili se najít pro úkol lepší osobu nebo eliminovat méně významné úkoly.

Zvažme dvě inspirativní osobnosti, které navrhly svůj systém stanovení priorit.Reklamní

Warren Buffet vyvinul model prioritizace ze dvou seznamů, aby určil, který úkol si zaslouží jeho největší pozornost. Sečteno a podtrženo, obchází věci, které jsou důležité a užitečné, ale ne nejvyšší priority.

Mark Ford, obchodní poradce, obchodník, milionář, který si sám vyrábí, a autor vymyslel svou strategii:

Začněte pracovat na nejdůležitější zásadě, dejte si pauzu, pracujte na druhém nejdůležitějším úkolu, dejte si pauzu a poté si do odpoledne vyřešte méně důležité činnosti a všechny úkoly, které dostal od ostatních.^[3]

Jak používat prioritizační matici

Používání Matice priorit může být obtížné, pokud jste v tom noví, ale pomocí několika jednoduchých kroků se můžete naučit ji využívat tím nejlepším možným způsobem.

1. Seznamte a ohodnoťte své priority

Zvýrazněte všechny úkoly, které musíte za den provést. Poté je klasifikujtes váženými kritériina základě naléhavosti a důležitosti.

Určete jakoukoli aktivitu, která vyžaduje rychlou akci. Mám na mysli úkol, který pokud ten den nedokončíte, může mít vážný důsledek. Například pokud nezadáte svou obsahovou strategii, ostatní autoři obsahu nebudou moci fungovat. To znamená, že musíte zkontrolovat závislosti vysoké priority.

2. Definujte hodnotu

Dalším krokem je prozkoumat důležitost a posoudit, které z nich mají největší dopad na vaše podnikání nebo organizaci. Jako obecné pravidlo můžete zkontrolovat, které úkoly mají vyšší prioritu před ostatními. Než se postaráte o jakoukoli interní práci, musíte se například postarat o požadavky klienta.

Hodnotu můžete také odhadnout zkoumáním toho, jak úkol ovlivňuje lidi a zákazníky v organizaci. Stručně řečeno, čím větší dopad má úkol na lidi nebo organizaci, tím vyšší je priorita.

3. Pusťte se do nejnáročnějšího úkolu

Otálení není příznakem lenivosti, ale vyhýbání se tomu tak je. Pravdou je, že se obvykle vyhýbáte úkolům, které nechcete dělat. Bývalý generální ředitel společnosti Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, kdysi řekl, že si nejdříve vezme ten nejobávanější úkol, až se dostane do kanceláře.

Brian Tracy nazýval tyto úkoly žabami, které musíte jíst. Tím odstraníte otravný strach, který na vás bude vyvíjet tlak, když odložíte nezbytné úkoly^[4]. Zde může pomoci Matice priorit; okamžitě jíst žáby Do.Reklamní

Pokud potřebujete pomoc s překonáním otálení, podívejte se tento článek .

4. Zjistěte, co je pro vás důležité

Dokud jste v tomto vesmíru, vždy narazíte na různé možnosti, které mohou být v rozporu s vašimi cíli. Například fantastická propagace, která vyžaduje nadměrné cestování, vás izoluje od důležitých vztahů. Pokud si neuvědomujete prioritu, můžete to přijmout, i když prioritou je vaše rodina.

Proto má smysl určit, co je pro vás důležité, a připravit se na to, abyste tyto důležité věci neohrožovali pro okamžité potěšení nebo zisk.

Yogi Berra to popsal takto:

Pokud neznáte svůj cíl, můžete skončit někde jinde.

5. Stanovte pravidelnou dobu bez práce

Generální ředitelka YouTube Susan Wojcicki stanovila pravidlo nekontrolovat její e-maily mezi 18:00 a 21:00. Podle zprávy CNN Business byla první ženou, která požádala o mateřskou dovolenou, když Google právě začal. Upřednostňuje čas na večeři se svou rodinou, přestože je výkonnou ředitelkou YouTube^[5].

Je možné si mimo práci ukrátit čas na naše vztahy a zájmy?

Samozřejmě, a proto si musíte stanovit čas bez práce. Tento přístup vám umožní obnovit energetické úrovně pro další úkol. Budete také v nejlepší pozici pro introspekci, protože nejste ve své obvyklé pracovní zóně.

6. Vědět, kdy přestat

Někdy můžete dosáhnout všeho na svém seznamu. Poté, co jste upřednostnili své pracovní vytížení a vyhodnotili své odhady, odeberte zbývající úkoly ze seznamu priorit a zaměřte se na nejnaléhavější a nejdůležitější úkoly.

Závěr

Nestačí být úspěšný v práci. Zajistěte si čas na rodinu a důležitý vztah ve vašem životě.Reklamní

Začínáme a hledání času může být obtížné, ale při praktickém používání Prioritizační matice zjistíte, že jste produktivnější a dokážete lépe rozdělit čas mezi věci, které jsou pro vás důležité.

Další tipy pro stanovení priorit

• Jak správně stanovit priority za 10 minut a pracovat 10krát rychleji
• Zpět k základům: Stanovení priorit
• Jak upřednostnit práci, když se vše zdá důležité

Doporučený fotografický kredit: William Iven přes unsplash.com

Odkaz