3 TECHNIKY EFEKTIVNÍHO STANOVENÍ PRIORIT

Je snadné se v zápalu života stát reaktorem - reagovat na vše, co přijde, v okamžiku, kdy to přijde, a věnovat mu svou plnou pozornost, dokud nenastane další věc.

To je samozřejmě recept na šílenství. Pocit ztráty kontroly nad tím, co děláte a kdy, stačí k tomu, abyste se dostali přes hranice, a pokud vás to nedostane, trosky nedokončených projektů, které po sobě zanecháte, vás jistě dohoní.

Doručená pošta a systematické zpracování vám pomůže získat zpět část této kontroly. Ale jakmile zpracujete svou doručenou poštu a uvedete všechny úkoly, které potřebujete, abyste se dostali do rozporu, stále musíte přijít na to, co dělat hned další okamžik . Na které z těchto úkolů bude váš čas nejlépe vynaložen a na které můžete počkat?

Když nestanovíme priority, máme tendenci následovat cestu nejmenšího odporu. (A následovat cestu nejmenšího odporu, jak nám připomenul pozdě, velký Utah Phillips, je to, co dělá řeku pokřivenou!) To znamená, že budeme vybírat a třídit věci, které musíme udělat, a pracovat na těch nejjednodušších - ponechání obtížnějších a méně zábavných úkolů na později, které v mnoha případech nikdy nepřijde - nebo, hůř, přijde těsně předtím, než je třeba akci dokončit, což nás uvrhne do víru aktivity, stresu a lítosti.

Proto je stanovení priorit tak důležité.Reklamní

3 Efektivní přístupy ke stanovení priorit

Existují tři základní přístupy k stanovení priorit, z nichž každý pravděpodobně vyhovuje různým druhům osobností. První je pro prokrastinátory, lidi, kteří odkládají nepříjemné úkoly. Druhé je pro lidi, kteří prosperují z úspěchu a kteří potřebují proud malých vítězství, aby se dostali přes den. A třetí je pro analytičtější typy, které potřebují vědět, že v tuto chvíli pracují na objektivně nejdůležitější možné věci. V pořadí tedy jsou:

1. Jezte žábu

Existuje staré rčení v tom smyslu, že pokud se ráno probudíte a sníte živou žábu, můžete projít celý den s vědomím, že to nejhorší, co se vám toho dne mohlo stát, již uplynulo. Jinými slovy, den se může jen zlepšit!

Popularizováno v knize Briana Tracyho Jezte tu žábu! , zde je myšlenka, že jste vy zvládnout největší, nejtěžší a nejméně lákavý úkol první věc každý den , takže se můžete pohybovat po zbytek dne s vědomím, že to nejhorší už pominulo.

Když máte na talíři tlustou starou žábu, musíte se opravdu uklouznout. Další staré rčení říká, že když musíte žábu sníst, nestrávte jí příliš mnoho času! Mělo by se na to pamatovat, pokud jste ten typ člověka, který odkládá plánování svého útoku a na polovinu dne si dělá psychiku. Prostě dokořán a žvýkat tu žábu, kámo! Jinak si téměř jistě promluvíte, že nemáte vůbec nic dělat.

2. Přesuňte velké kameny

Možná nejste příliš prokrastinátor jako houslista, někdo, kdo ji nebo jeho čas vyplňuje rozčilováním se nad malými úkoly. Jste stále zaneprázdněni, stále jste zaneprázdněni, ale zdá se, že se nikdy nic důležitého nedokončí.Reklamní

Potřebujete moudrost nádoby s okurkou. Vezměte nakládací nádobu a naplňte ji pískem. Nyní zkuste tam dát hrst kamenů. Nemůžeš, že? Není tam žádný pokoj.

Pokud je důležité dát kameny do nádoby, musíte kameny dát jako první. Naplňte nádobu kameny a zkuste nalít kamínky. Podívejte se, jak se valí a zaplňují dostupné místo? Nyní vhoďte pár hrstí štěrku. Opět se zasune přímo do trhlin. Nakonec nalijte trochu písku.

Pro metaforicky postižené je nádoba s okurkou po celou dobu, kterou máte za den. Můžete je zaplnit nesmyslnými malými rušnými úkoly, takže nebudete mít prostor pro velké věci, nebo můžete nejdříve udělat velké věci, pak ty menší a nakonec vyplnit volné chvíle zbytečnými věcmi.

Abychom to uvedli do praxe, dnes večer se posaďte, než jdete spát, a zapište si tři nejdůležitější úkoly, které musíte zítra zvládnout . Nepokoušejte se zapadnout všechno potřebujete, nebo si myslíte, že to musíte udělat, jen tři nejdůležitější.

Ráno vyjměte svůj seznam a zaútočte na první Big Rock. Pracujte na tom, dokud nebude hotovo, nebo nebudete moci dosáhnout dalšího pokroku. Poté přejděte na druhou a poté na třetí. Jakmile je všechny dokončíte, můžete začít s malými věcmi, protože víte, že jste u všech velkých věcí udělali dobrý pokrok. A pokud se nedostanete k maličkostem? Budete spokojeni, když budete vědět, že jste dosáhli tří velkých věcí. Na konci dne si nikdo nepřál, aby trávili více času uspořádáním zásuvky na tužky místo psaní románu nebo tiskem poštovních štítků místo přistání velkého klienta.Reklamní

3. Covey kvadranty

Pokud si prostě nemůžete odpočinout, pokud absolutně nevíte, že pracujete na nejdůležitější věci, na které byste mohli pracovat v každém okamžiku, kvadrantový systém Stephena Coveyho, jak je napsán v Sedm návyků vysoce efektivních lidí: mocné lekce osobní změny může být pro vás.

Covey navrhuje, abyste rozdělili kousek papíru na čtyři části a nakreslili čáru napříč a čáru shora dolů. Do každého z těchto kvadrantů zadáváte úkoly podle toho, zda jsou:

Důležité a naléhavé
Důležité a ne naléhavé
Není důležité, ale naléhavé
Není důležité a naléhavé

Kvadrant III a IV je místo, kde se ponoříme do triviálních věcí: telefonní hovory, přerušení, schůzky (QIII) a rušná práce, střílení vánku a další plýtvání časem (QIV). Ačkoli některé z těchto věcí mohou mít nějakou společenskou hodnotu, pokud to narušuje vaši schopnost dělat věci, které jsou pro vás důležité, musí jít.

Kvadrant I a II jsou úkoly, které jsou pro nás důležité. QI jsou krize, blížící se termíny a další práce, kterou je třeba udělat právě teď nebo se stanou hrozné věci. Pokud jste opravdu na vrcholu své správy času, můžete minimalizovat úkoly Q1, ale nikdy je nemůžete odstranit - autonehoda, někdo onemocní, přírodní katastrofa, to vše vyžaduje okamžité opatření a je zřídka plánováno.Reklamní

Chtěli byste trávit co nejvíce času v Quadrantu II a zapojovat se do úkolů, které jsou důležité, s dostatkem času, abyste se do nich opravdu dostali a mohli dělat tu nejlepší možnou práci. Tohle je věc, kterou věci QIII a QIV berou čas, takže poté, co jste si vytyčili své úkoly na kvadrantové mřížce Covey, podle vlastního pocitu, co je důležité a co ne, pracujte co nejvíce na položky v kvadrantu II (a úkoly kvadrantu I, když nastanou).

Poznávat tě

Věnujte nějaký čas zkoušce velikosti každého z těchto přístupů. Je těžké říci, co by pro danou osobu mohlo nejlépe fungovat - to, co se hodí někomu jako rukavice, bude pro druhého příliš závazné a omezující a pro třetí příliš volné a nestrukturované. Zjistíte, že musíte také strávit nějaký čas zjišťováním toho, co dělá něco důležitého tobě - k jakým cílům vás mají vaše kroky posunout.

Na konci je stanovení priorit cvičením sebepoznání. Musíte vědět, s jakými úkoly budete zacházet jako s potěšením a které z nich jako mučení, jaké úkoly vedou k vašim cílům a které vás odvádějí z cesty, nebo v nejlepším případě, že se točíte a nikam nechodíte.

Tyto tři jsou nejznámější a časem prověřené strategie, ale možná máte jiný nápad, o který byste se chtěli podělit? V komentářích nám řekněte, jak nastavujete své priority.