Nejste to jen vy: Jsme všichni rušnější než dřív. Dělat jakýkoli úkol časově efektivním způsobem se dnes cítí jako nemožné.

Ať už jste pracující matka, student univerzity nebo majitel malé firmy, správa vašeho času může být náročná. Jak si někdo mezi třídami, schůzkami, schůzkami s lékaři a mimoškolními událostmi pro děti najde čas na cvičení nebo, nebem, legraci, zábavu?

Všichni dostáváme 24 hodin denně. Jak se tedy zdá, že někteří lidé váhají svými úkoly, zatímco my ostatní platíme? Naučili se, jak být časově efektivní a efektivní.

Obsah

1. Co to znamená být časově efektivní?
2. Efektivní vs. efektivní
3. 6 způsobů, jak být časově efektivní
4. Sečteno a podtrženo
5. Více o řízení času

Co to znamená být časově efektivní?

Merriam-Webster definuje efektivní jako, Schopný produkovat požadované výsledky s malým nebo žádným plýtváním (časem nebo materiálem).^[1]Ale co to znamená být skutečně efektivní v tom, jak trávíte své dny?

Být časově efektivní znamená vyjednávat o každodenních okolnostech a zároveň si zajistit dostatek času na vyjednání, jako je spánek a péče o sebe. Efektivita nemusí vždy znamenat, že si ráno sednete za stůl, zredukujete seznam úkolů a opustíte kancelář do 17:00. Efektivita znamená dělat maximum, i přes vnitřní a vnější faktory, ponechat dostatek času na péči o sebe.

Pracovní dny začínám zapisováním svých výstupů. Nevyhnutelně se však dostanu do nečekaného setkání nebo volání investora. Ano, mohl bych zůstat vzhůru celou noc při práci, abych dodržel své termíny - ale kdybych to udělal, byl bych příští den příliš unavený, abych něco zvládl. To je efektivní, ne efektivní.

Abych byl efektivní, mohl bych rozdělit práci na kolegu nebo dokončit polovinu úkolu a požádat o prodloužení.

Když žonglujete s prací, rodičovstvím a společenským životem, musíte neustále optimalizovat své dny a držet se zodpovědnosti. Ale samozřejmě musíte být také efektivní.Reklamní

Efektivní vs. efektivní

Jednoduše řečeno být efektivní znamená dosáhnout konkrétního výsledku; být efektivní znamená dosáhnout tohoto výsledku bez ztráty času nebo úsilí . Teoreticky musíte být efektivní z hlediska času, abyste byli efektivní, ale není tomu tak vždy.

Podívejte se na to takto: Máte úkol dokončit, který by vám měl zabrat hodinu. Ale mezi rozptýlením, jako je internet a chatování v kanceláři, vám tento úkol nakonec zabere čtyři hodiny. Splnili jste svůj konečný cíl, takže jste byli efektivní, ale nebyli jste efektivní, protože to trvalo mnohem déle, než by mělo.

Pokud máte práci, která udržuje střechu nad hlavou a jídlo na stole, znamená to, že jste v práci dostatečně efektivní, abyste dostali měsíční výplatu. Vaše výplata však pravděpodobně neodráží, kolik času strávíte na sociálních médiích každé výplatní období.

Výjimku tvoří podnikatelé a nezávislí pracovníci. Chcete-li vydělat více peněz, lidé, kteří vlastní firmu, musí být efektivní a efektivní.

6 způsobů, jak být časově efektivní

Efektivita je vedlejším produktem efektivity. I když lze s jistotou říci, že většina podnikatelů je efektivní, je to dovednost, která vyžaduje praxi.

I když se nesnažíte provozovat ziskové podnikání, můžete stále těžit z toho, že budete fungovat tak, jak to dělají úspěšní vedoucí firmy.

1. Stanovte měřitelné cíle

Ačkoli má každý podnikatel svoji vlastní metodu, odborníci na produktivitu navrhují nastavení SMART cíle . Specifické, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově závislé cíle podporují účinnost i efektivitu - nejen, že je lze realisticky dosáhnout, ale lze i kvantitativně kontrolovat pokrok k nim.^[dva].

Další informace o cílech SMART se dozvíte v následujícím videu:Reklamní

Řekněme, že chcete přivést 100 000 $ za čtvrtletí. Můžete nastavit týdenní milníky ve výši 8 000 $, čímž bude cíl lépe zvládnutelný a poskytne vám polštář pro případ, že vám týden nedojde.

Stanovení cílů vám pomůže být časově efektivní, protože soustředí vaši energii na to, co chcete. To zase zlepší vaši schopnost dosáhnout těchto cílů.

2. Komunikujte podle svých podmínek

Ať už se jedná o plánování jídla nebo vývoj produktu, většina projektů vyžaduje tým. To však neznamená, že musíte aktualizovat e-mail každých pět minut. Pracující profesionálové ztrácejí průměrně 21 minut denně jednoduše nadměrnou kontrolou své schránky^[3]. Během čtyř pracovních týdnů, to je téměř 7 hodin měsíčně, byste se mohli vrátit.

Zejména podnikatelé musí být s e-mailem opatrní. Například zprávy pro investory si mohou zasloužit rychlou odpověď. Záleží skutečně na tom, jak rychle jste přečetli ten e-mail s přivítáním zaměstnanců, na který jste byli zkopírováni?

Pokud zaměstnanec něco okamžitě potřebuje, požádejte ho, aby vám zavolal, nebo se zastavte ve vaší kanceláři. Stanovte si čas a věnujte mu jednu nebo dvě hodiny týdně česání skrz celou doručenou poštu aby vám neuniklo něco zásadního.

3. Výchozí nastavení Trust

I když nepracujete s týmem, stále jste závislí na ostatních. Když jsme s manželkou nahoře v našem domě přidali prádelnu, musel jsem důvěřovat dodavatelům, že budou dělat svou práci. Musel jsem věřit své ženě, že odpoví všem těm, kde to chcete? otázky, které se nevyhnutelně objevily.

Kdybych neměl výchozí důvěru, zpomalil bych projekt a možná ho dokonce úplně sešrotoval.

Naučte se důvěřovat ostatním stejným způsobem jako svému romantickému partnerovi. Ujistěte se o svých záměrech. Zajistěte, aby vaše činy odpovídaly vašim slovům, a předpokládejte, že to dělají i ostatní.Reklamní

Buďte upřímní v tom, jak komunikujete. A co je nejdůležitější, připustit, že ostatní jsou jedineční jedinci. Ne každý pracuje nebo komunikuje stejným způsobem, a to je v pořádku.

4. Vezměte pravidelné přestávky

Čím více času projektu věnujete, tím rychleji ho dosáhnete, že? Ne nutně.

Výzkum naznačuje, že nejproduktivnější a časově nejefektivnější pracovníci ve skutečnosti dělají nejvíce přestávek. Studie skupiny Draugiem ukázala, že ideální pracovní rytmus je ve skutečnosti 52 minut, po kterém následuje 17minutová přestávka^[4]. Ačkoli se studie nezabývala jinými typy práce, jde o spravedlivou sázku, která přestávky podporuje celkovou efektivitu.

Nastavte časovač, který vám připomene, abyste si každou hodinu udělali přestávku. Pokud jsou pro váš úkol vhodnější kratší intervaly, zkuste Technika rajče . Pracujte po dobu 25 minut, poté proveďte pro následujících pět něco jiného^[5]. Nejen, že toho zvládnete více, ale budete i méně stresováni bootováním.

5. Použijte své zdroje

Není to tak dávno, co jsem na svém dvoře musel kácet nějaké stromy, abych ochránil svůj dům. Mohl jsem vytáhnout příďovou pilu a strávil další hodinu pomalým prořezáváním kufru, ale neudělal jsem to, protože v garáži seděl motorová pila. Jakmile jsem to vyhodil, práce na stromě trvala asi deset minut, takže mi zbyl čas na další úkoly.

Stejný přístup použijte v práci. Pokud potřebujete přenést informace mezi více okny prohlížeče v počítači, můžete neustále klikat tam a zpět mezi více kartami. Nebo můžete připojit náhradní monitor, který sedí v úložišti, což vám pomůže pracovat rychleji a dělat méně chyb.

6. Vědět, kdy říct Ne

Malé projekty mají ve zvyku balónovat do větších. Pokud se chystáte jen posekat svůj dvůr, držte se toho. Neříkejte si (nebo vám to nesmí říkat kdokoli jiný), že musíte také ořezávat keře a vytrhávat plevel.

Dělejte, co chcete, a pokračujte. To je efektivní i časově efektivní.Reklamní

Co když se jedná o pracovní projekt? Možná nebudete moci říci ne přímo svému šéfovi, ale můžete navrhnout alternativy. Pokud se obáváte, že úkolem je ztráta času, vyhoďte jiný nápad.

Pokud na svůj kalendář opravdu nemáte čas, požádejte ho, aby vám pomohl stanovit prioritu vašeho seznamu projektů. Pochopte to správně a váš šéf vám může poděkovat za úsporu času ve společnosti.

Úplné pochopení řízení času je klíčem k tomu, abyste věděli, kdy říct ne a kdy by něco mohlo mít smysl pro časovou investici.

Zjistěte více o umění říkat ne s tento článek.

Sečteno a podtrženo

Klíčové je plánování. Ať už jste podnikatel, jako jsem já, nebo rodič, který zůstává doma, máte práci. Samotná práce se může lišit, ale hodnota časově efektivní a efektivní ne. Pokud chcete uspět - a mít čas na sebe, abyste ušetřili - přemýšlejte, než celý den rozdrtíte.

Moudrá práce je lepší než tvrdá práce. Naučit se důvěřovat druhým je důležitější než výsledek vypadající přesně jako to, co jste měli na mysli. Efektivita a efektivita se mohou lišit, ale obě se snižují na dvě věci: mít plán a otáčet podle potřeby.

Více o řízení času

• 20 tipů pro rychlou správu času, které zvýší vaši produktivitu
• 10 praktických způsobů, jak zlepšit své dovednosti v oblasti řízení času
• Jak být produktivní v práci: 9 základních pravidel

Doporučený fotografický kredit: Alex Presa přes unsplash.com

Odkaz