Setkání jeden na jednoho je zásadním a často podceňovaným nástrojem řízení.

Je to nejen čestný způsob, jak se spojit se zaměstnanci a sdílet s nimi potřebné informace, ale je to také skvělý způsob, jak slyšet jejich zpětnou vazbu.

A co je ještě důležitější - setkání na jednom je příležitostí k utváření zkušeností a vnímání vašeho zaměstnance jako šéfa vašeho zaměstnance. V mnoha případech se to, co si o vás a vašem stylu řízení myslí, projeví také v jejich názoru na celou společnost nebo organizaci, kterou zastupujete.

Provádění efektivních schůzek jeden na jednoho by mělo být pro vás jako manažera nebo vedoucího týmu prioritou. 11 tipů uvedených v tomto článku vám pomůže maximálně využít tento rozhodující čas.

1. Zapojte se do správného myšlení

Správná relace jedna na jedné začíná již před schůzkou, když si připravujete poznámky a svůj postoj k ní.

Když se na schůzku budete dívat jako na nevítané rozptýlení ve svém rušném dni, nedostanete se daleko.

Místo toho si udělejte pár okamžiků, abyste si vyčistili mysl a zaměřili se na osobu, se kterou se chystáte setkat.

Začněte tím, že zkontrolujete své poznámky od předchozího osobně s daným zaměstnancem, podívejte se na jejich nejnovější statistiky výkonu, označte všechny stížnosti nebo pochvaly, které jste o nich dostali.

2. Udělejte ze schůzek jeden na jednoho běžnou věc

Četnost vašich osobních vztahů do značné míry závisí na velikosti vaší společnosti a vašem stylu řízení. Některé zdroje uvádějí, že taková setkání by měla být týdenní, zatímco jiná uvádějí, že trik by stačil.

Dobrým nápadem je nastavit další opakující se schůzku na konci každé aktuální schůzky, aby si ji obě strany mohly předem naplánovat.

Přemýšlejte o frekvenci a délce, které by se vám nebo vašim zaměstnancům příliš nezdály, ale stále by to stačilo na to, abyste udrželi všechny ve smyčce a udržovali nepřetržitý kontakt.Reklamní

Noví zaměstnanci by měli mít jeden s druhým častěji, alespoň jednou za týden nebo dva týdny.

Díky opakovaným sezením jeden na jednoho je sdílení zpětné vazby rutinou a podporuje kultura poctivosti. Kromě toho pravidelné osobní rozhovory způsobují, že se zaměstnanci ve společnosti cítí pochopeni, důvěřují jim a jsou si jimi váženi - což zvyšuje jejich vnitřní motivaci.

3. Stanovte časový limit pro schůzky

Naplánujte si na tyto konverzace dostatek času, ale nedělejte je příliš dlouho.Nikdo se nebude těšit na schůzky, které ztratí pozornost a budou se táhnout navždy.

Optimální délka každé relace závisí také na frekvenci těchto schůzek - například pokud se setkáváte každý týden, může stačit 30minutová relace. Pokud se setkáte jednou za čtrnáct dní nebo měsíc, 60 minut může být efektivnějších.

Úspěšní manažeři, jako je Andy Grove, spoluzakladatel a bývalý generální ředitel společnosti Intel, doporučili, aby si udělali individuální, které trvají alespoň jednu hodinu: “

Podle mých zkušeností to má spíše sklon podřízeného omezovat na jednoduché věci, s nimiž se dá rychle zacházet.

4. Vytvořte seznam témat k diskusi

Obecný plán nebo struktura schůzky může pomoci rozpoutat konverzaci - zejména na prvních schůzkách. Nemusíte se však držet plánu bez ohledu na to, co se děje. Vidíte to spíše jako referenci, která vám může pomoci v případě, že se konverzace zasekne nebo se příliš vzdálí od tématu.

Program schůzky může být také užitečný, pokud je zaměstnanec introvertní a pravděpodobně nebude mluvit sám.

Můžete například připravit tři až pět témat, která vás zajímají nejvíce. Nebo můžete mít před sebou seznam otázek, ale nezapomeňte být flexibilní - nemusíte-li konverzace plynout přirozeně, nemusíte se ptát na všechny.

Několik nápadů na otázky, které pravděpodobně přinesou důkladné odpovědi:

• Ve které části dne se cítíte nejproduktivnější? Máte pocit, že potřebujete jiný pracovní plán, abyste zlepšili svoji pohodu a produktivitu?
• Jaké jsou tvé nejnovější úspěchy, na které jsi hrdý?
• Máte nějaké návrhy, které by nám mohly pomoci lépe pracovat jako tým?
• Je v týmu někdo, s kým se vám těžko pracuje? Mohl byste vysvětlit proč?
• Které z vašich úkolů vás udrží a inspirují? Existuje způsob, jak zvýšit každodenní úkoly?
• Jaké jsou hlavní překážky ve vašem současném projektu? Mohu nějakým způsobem s tím pohnout?
• Co vás trápí ve vaší práci nebo obecně v kancelářském prostředí? Už jste se tu někdy cítili podhodnoceni?
• Máte pocit, že se v práci dostatečně učíte? O kterých oblastech byste se chtěli dozvědět více?
• Co mohu udělat pro zlepšení svého stylu řízení nebo pro lepší podporu?
• Na jakých projektech nebo úkolech byste měli zájem dále pracovat?

Profesionální typ: Reklamní

Bývalý generální ředitel společnosti Google Eric Schmidt začínal své osobní srovnání porovnáním svých seznamů s těmi, které měli jeho zaměstnanci připravit před schůzkou.^[1]Položky nalezené v obou seznamech byly upřednostněny, protože se jednalo pravděpodobně o nejnaléhavější problémy.

5. Nechte to ležérní a změňte nastavení

Pokud máte v úmyslu vést se svým zaměstnancem upřímný, uvolněný a upřímný rozhovor, zamyslete se nejen nad svými slovy a řečí těla, ale také nad atmosférou na schůzce.

Vaším cílem je být profesionální a produktivní, ale ne nutně nepříjemní nebo zastaralí.

Nejprve si najděte relaxační místo pro soukromou konverzaci. Útulný nábytek, teplé barvy, kancelářské rostliny nebo dokonce jiný pohled z okna má potenciál podnítit nové nápady a návrhy. Ale nemusíte se ani jen držet zasedací místnosti - proč nechodit na procházku nebo si dát kávu v nedaleké kavárně?

CEO softwaru pro sledování produktivity DeskTime, Artis Rozentals se domnívá, že schůzky jednoho na druhém by se měly konat mimo obvyklá omezení kanceláře:

Našel jsem příležitost jít na delší jeden na jeden oběd s každým z členů mého týmu, abych vše probral v neformální atmosféře.

Dodává, že neformálnost neznamená, že schůzka proběhne bez přípravy.

Před schůzkou vypracuji aktuální otázky a údaje a sdílím je s příslušným zaměstnancem, abychom oba přišli připraveni a měli plodný rozhovor.

6. Zaměřte se na zaměstnance

Zaměstnanec by měl být hlavním zaměřením konverzací jeden na jednoho. Slavný americký podnikatel a autor Ben Horowitz doporučuje, aby manažer hovořil pouze 10% času , zbytek rozhovoru ponechává členovi týmu.

Pamatujte - jako osoba v mocenské pozici byste měli odložit své ego stranou a podporovat svého zaměstnance, jak jen můžete.

V ideálním případě bude konverzace probíhat přirozeně kolem toho, na čem mu záleží. Pokud ne, položte otevřené otázky, které by jim mohly pomoci vypracovat jejich pozici a vyjádřit zpětnou vazbu (viz tip č. 4).Reklamní

7. Poslouchejte, jak to myslíte vážně

Vaším úkolem není jen nechat svého zaměstnance mluvit. Je to také naslouchat - aktivně. To znamená, že neposloucháte jen proto, abyste byli zdvořilí. Ve skutečnosti se snažíte pochopit a zapamatovat si vše, co se sdílí.

Některé techniky aktivního poslechu:

• Zůstaňte otevřený, sebevědomý a naslouchejte dané osobě, aniž byste vyvozovali jednostranné závěry.
• Ukažte zaměstnanci, kterému věnujete pozornost, a občas shrňte, co říká.
• Důkladně zkontrolujte, zda jste některým výrokům porozuměli správně, abyste předešli nedorozuměním (například: „Rozumel jsem správně, že chcete, aby se k tomuto projektu připojil marketingový tým, aby nedošlo k dalším zpožděním?)
• Buďte vnímaví na všechno, co slyšíte - dokonce i na kritiku vaší společnosti nebo vašeho vlastního výkonu.

8. Sdílejte relevantní informace

Již jsme zmínili, že zaměstnavatel by měl méně mluvit a více naslouchat. Pokud však máte něco důležitého říct a ovlivňuje to osobně nebo profesionálně tohoto zaměstnance, je čas to říct na jednom setkání.

Připravujete nový projekt nebo strategii, o které by měl zaměstnanec vědět? Testujete nějaké nové taktiky řízení a chcete, aby byly na palubě? Chystají se nové změny zejména na společnost nebo váš tým?

Ujistěte se, že máte každého zaměstnance ve smyčce, abyste předešli šíření drbů a dezinformací v kanceláři. Pokud jim novinky sdělíte osobně, budou se také cítit cennější a cennější.

9. Zapisujte si poznámky

S největší pravděpodobností máte na starosti více než jednoho nebo dva zaměstnance, takže byste se neměli spoléhat na to, že vaše paměť zaznamená všechny důležité body, které každý člen týmu získá.

Během schůzky se však nedoporučuje psát poznámky. Proč?

Otevřený notebook lze snadno interpretovat jako rozptýlení a konverzaci, která ho příliš nezajímá.

Takže budete muset dělejte si poznámky staromódním způsobem - zapsáním do zápisníku, deníku nebo kousku papíru.

Pořizování poznámek umožní členovi vašeho týmu vidět, že se schůzky aktivně účastníte a že stanovené body budou zohledněny. Jinými slovy - že to není jen ztráta času.

10. Odejděte s úkolem nebo s sebou

Stejně jako všechno ostatní související s podnikáním by měla mít schůzky jeden na jednoho účel a uskutečnitelný výsledek. Jinými slovy se ujistěte, že vy, váš zaměstnanec nebo v ideálním případě oba dva, odcházíte s úkolem nebo úkolem, který chcete dokončit.Reklamní

Chcete-li to upevnit, pošlete po e-mailu rychlý e-mail a znovu proměňte hlavní věci, které jste prošli. Tím zajistíte, že budete oba na stejné stránce a budete si vědomi dalších kroků, které by každá strana měla podniknout.

Souhrnný e-mail vám zabere ještě několik minut času, ale z dlouhodobého hlediska se nepochybně vyplatí.

11. Nezapomínejte na sebe se svými vzdálenými pracovníky

Dnes stále více manažerů pracuje s týmem, který se částečně (nebo úplně) skládá ze vzdálených pracovníků. Pokud jste jedním z nich, vězte toto:

Schůzky jeden na jednoho jsou ještě důležitější, pokud jde o váš vzdálený tým.

Proč? Protože každý den v kanceláři můžete cítit sentiment svého interního týmu. Zároveň možná nemáte ponětí o tom, jak se cítí vaši zaměstnanci nebo zaměstnanci na dálku.

CEO tisku na vyžádání Tisk , Davis Siksnans, řídí společnost s 500 zaměstnanci na dvou kontinentech. Kromě toho, že má čtvrtletní schůzky pro všechny zaměstnance, vyžaduje, aby manažeři měli pravidelné osobní schůzky s každým ze svých členů týmu,^[2]kromě dvouletých kontrol výkonu.

Zdůrazňuje:

Je to skvělý způsob, jak ukázat, že manažerům záleží na výkonu a blahobytu zaměstnance. Objeví se témata, která by jinak nebyla v běžné diskusi, například hudba, která se hraje v kanceláři.

Santa Lice-Kruze, ředitel HR ve společnosti Printful Latvia, souhlasí s Davisem a inzeruje:

Konverzace musí být postaveny na základě transparentnosti a vzájemné důvěry. Je čas se zeptat, jak se dané osobě daří, o její rovnováze mezi pracovním a soukromým životem, zdraví, mimopracovních činnostech atd. Určitě se musíte zeptat, zda a jak můžete s čímkoli pomoci.

Podívejte se na své zaměstnance z očí do očí

Jako manažer musíte být důslední ve všem, co děláte - a schůzky jeden na jednoho nejsou výjimkou. Nemusí se konat každý den nebo dokonce každý týden, ale musíte se jim vždy věnovat.Reklamní

Pamatujte - vaším hlavním cílem je podpora výkonu vašich zaměstnanců. Pravidelný osobní chat s každým z lidí, kteří se vám hlásí, vám pomůže vidět nárůst zapojení zaměstnanců. A to pravděpodobně povede ke zlepšení firemní kultury a vyšší produktivitě celé společnosti.

Další tipy na vedení

• 5 typů vedení, které vám pomohou vybudovat vysoce výkonný tým
• Zvládněte těchto 10 manažerských dovedností a staňte se silným vůdcem
• Vedení vs. řízení: Je jeden lepší než druhý?
• 15 nejlepších knih o vedení, které si každý vůdce musí přečíst, aby dosáhl úspěchu

Doporučený fotografický kredit: rawpixel přes unsplash.com

Odkaz