Najít efektivního a úspěšného manažera, který neví, jak správně spravovat svůj čas a své zaměstnance, je něco jako najít jednorožce. Nebudete, protože neexistují. Každý dostane stejný počet hodin denně, aby splnil úkoly, které vyžadují jeho pozornost. Způsob využití vašeho času nakonec určí, zda tyto úkoly úspěšně dokončíte.

Ať už jste začínajícím manažerem nebo jen potřebujete trochu doškolovacího kurzu, učení a uplatnění správných dovedností v oblasti řízení času bude ve vašem kariérním úspěchu dlouhá cesta.

Než se podíváme na dovednosti efektivního řízení času pro manažery, proberme si proč a co v souvislosti s řízením času. Time management je jednoduše metoda organizace, jak nejlépe využít 24 hodin denně k plnění osobních a profesionálních úkolů.

Eisenhowerova matice vyvinutá americkým prezidentem Dwightem Eisenhowerem rozdělila správu času do čtyř skupin:^[1]

Proveďte nejprve, naplánujte, delegujte a nedělejte.

Všechny dovednosti v řízení času spadají někam do této matice. Naučit se efektivně rozdělovat svůj čas a úkoly vám umožní dosáhnout cílů a úspěšně vést svůj tým - bez ztráty duševního zdraví.

1. Vědět, jak správně plánovat cíle

Benjamin Franklin jednou řekl:

Pokud neplánujete, plánujete selhat.

Zakladatel skutečně zasáhl hřebík na hlavě a klíčem je naučit se správně plánovat cíle svého týmu. Pokud jde o cíle, měli byste stanovit denní, týdenní, měsíční a dokonce roční cíle, které lze rozdělit na zvládnutelné úkoly.

Například pokud máte za cíl zvýšit návštěvnost webu společnosti o 10 procent v průběhu roku, budete muset nastavit měřitelné milníky týdně, měsíčně a na šestiměsíční hranici, abyste udrželi cíl na správné cestě .

Podívejte se na tyto příručky pro stanovení krátkodobých a dlouhodobých cílů:

• Jak stanovit krátkodobé cíle pro úspěšný a vysoce naplňující život
• Surefire způsob, jak stanovit dlouhodobé cíle a dosáhnout úspěchu

2. Dobrá komunikace změní svět

Dobrá komunikace může způsobit nebo narušit jakýkoli vztah - osobní i obchodní - a když manažer zápasí s řízením času, komunikace často trpí. Pokud si však manažer najde čas na naslouchání a jasnou komunikaci se svým týmem a klienty, může to v úspěchu firmy udělat vše.

Nezapomeňte pravidelně komunikovat se členy svého týmu, abyste se ujistili, že pracují na milnících, které byly jasně stanoveny. Manažer, který jasně a pravidelně komunikuje se zákazníky, také pravděpodobně rozšíří své podnikání. Určitě využijte svůj čas promyšlenou komunikací.

Naučte se 7 způsobů, jak zajistit efektivní komunikaci při práci .

3. Dobrá organizace je klíčová

Silná organizace zahrnující jak delegované povinnosti, tak váš skutečný pracovní prostor jsou zásadní pro efektivní správu času pro manažery. Pokud je váš tým zmatený a lidem není jasné, jaké úkoly mají na talíři nebo na koho by se měli obrátit o pomoc, jakékoli stanovené cíle utrpí.

Dobrá komunikace a dobrá organizace jdou ruku v ruce, pokud jde o co nejlepší využití času.Reklamní

Pokud jde o organizaci vašeho pracovního prostoru, dobře, pokud chcete mít doma v ložnici nepořádek, je to vaše věc, ale nepořádek nemá v podnikání místo. Každá minuta, kterou hledáte ztraceným souborem, je promarněnou minutou, kterou bylo možné lépe využít.

Proč se na ně nepodívat 15 nejlepších organizačních tipů pro organizaci kanceláře a více práce ?

4. Efektivní delegování je všechno

Efektivní delegování pomůže připravit členy vašeho týmu na sebevědomou a efektivní práci. Jako manažer je vaší odpovědností posoudit, kdo z vašich zaměstnanců je nejvhodnější pro jaký úkol, a přidělit odpovědnosti, které s tím souvisejí. Neschopnost převzít vedoucí úlohu a delegovat povinnosti bude jen plýtvat časem vy i členové vašeho týmu.

Pečlivým delegováním různých povinností a zajištěním toho, aby vaši zaměstnanci měli vše, co k plnění těchto povinností potřebují, budou členové týmu od vás méně potřební, pokud jde o dokončení práce.

Naučte se umění delegování v této příručce: Jak efektivně delegovat práci (The Definitive Guide for Leaders)

5. Naplánujte si správné úkoly ve správnou dobu

Pokud jste stavěli auto, nezačali byste pokusem o instalaci zvukového systému dříve, než byl rám na místě, že?

První blok Eisenhowerovy matice je Do First, což znamená rozhodnout, jaké jsou klíčové povinnosti, které musíte vyřadit, než přejdete k další věci. Mohou to být malé věci, jako je odpověď na dotaz od vašeho šéfa, nebo mohou být větší, například dokončení plánů nové strategie sociálních médií.

Jde o to, že se naučíte upřednostňovat nejdůležitější úkoly každého dne, jak dlouho je budete muset splnit a kdy je třeba se jimi zabývat.Reklamní

Tady je technika, která vám pomůže stanovit priority úkolů: Jak správně stanovit priority za 10 minut a pracovat 10krát rychleji

6. Naučte se rozpoznávat multitaskingové pasti

Každý má několik věcí, které musí udělat, ale když se pokusíme žonglovat všechny tyto věci najednou, některé z nich musí narazit na podlahu. Je příliš snadné začít pracovat na jednom úkolu a poté skočit do e-mailu, protože v telefonu máte ping. To je hrozné pro rozbití vaší koncentrace a jen to nutí váš mozek hrát dohánění.

Místo toho si v daný den vyhrazte konkrétní časové bloky, které budete kontrolovat a odpovídat na e-maily. Zaměřením na jeden úkol najednou dokončíte práci dříve a věnujete jí plnou pozornost svého mozku.

Vyzkoušejte těchto 9 tipů na správu multitaskingu, které zlepší vaši produktivitu.

7. Naučte se upřednostňovat nejen svůj čas, ale pomozte zaměstnancům upřednostňovat jejich

Mohli bychom si myslet, že věnujeme solidních osm hodin denně základním povinnostem našich pracovních míst, ale výzkumy ukazují, že tomu tak obvykle není.^[2]Svému týmu můžete pomoci využít jeho (a váš) čas tím, že občas provedete časový audit. Vyhraďte si jeden den, kdy necháte své zaměstnance sledovat, co dělají a jak dlouho to dělají.

Ujistěte se, že máte jasno v tom, že toto cvičení má pomoci zaměstnancům z dlouhodobého hlediska a není způsobem, jak vyřadit chudé pracovníky. Doufejme, že s dostatkem dat budete vy a váš tým schopni lépe určit, co funguje a jak se vyhnout jakémukoli zpoždění nebo přerušení práce.

9. Udržování zdání může jít dlouhou cestou

Stejně jako se námořníci v bouři obracejí na svého kapitána, musí mít vaši zaměstnanci pocit, že svůj čas zvládáte dobře. Pokud se pokaždé, když se k vám vaši zaměstnanci přiblíží, jste zmatení a jste ve spěchu, je pravděpodobnější, že odloží, že za vámi přijdou o důležitých otázkách.

Může nastat příležitostný den, kdy se snažíte držet vše pohromadě, ale udržování vzhledu manažera, který je na vrcholu své hry pro správu času, může skutečně pomoci při ovlivňování ostatních, aby také efektivně řídili svůj čas.Reklamní

10. Vědět, co dělat, když se váš talíř zaplní

Trochu tlaku a konečný termín může být silným motivátorem, pokud jde o to, jak se chovat a dělat věci. Pokud zjistíte, že váš seznam úkolů, které musíte udělat, je příliš dlouhý, může to být indikátor dvou věcí:

Jednou z možností je, že nezvládáte svůj čas tak efektivně, jak byste mohli. Pokud je to váš případ, vraťte se na začátek a proveďte kontrolu.

I ten nejlepší manažer má své limity a za den je jen tolik minut. Dobrý manažer se nesnaží dělat každý úkol, který mu přijde do cesty, sám. Vědí, jak nejlépe využít své zaměstnance k zajištění splnění cílů, a vědí, kdy je jejich pracovní vytížení plné kapacity.

11. Pochopte pravidlo 80/20

Podle Paretova principu nebo lépe známého jako pravidlo 80/20 pochází 80 procent výsledků z pouhých 20 procent akcí. Dalších 20 procent výsledků pochází z ... uhodli jste, 80 procent akcí.

Pokud jde o to, jak to vše ovlivňuje řízení času efektivního manažera, je třeba, aby žádné výmluvy nebyly jen 20 procent vaší práce, ale přinesou největší výsledky. Zbývajících 80 procent povinností lze pravděpodobně delegovat mezi zaměstnance vašeho týmu.

12. Nebojte se udělat si přestávku, když je potřeba

Pokud každou sekundu pracujete jako nákladní vlak, aniž byste si udělali pár minut na to, abyste ustoupili a nadechli se, zažijete syndrom vyhoření. Burnout je ten záludný zabiják řízení času, který se plazí, když se snažíte zajistit, aby ani jedna minuta nebyla věnována práci. Výsledkem je, že brzy budete mít méně energie a soustředění a vaše práce může nakonec ovlivnit vaše duševní zdraví.

Plánování prostojů je důležité. Povzbuďte své zaměstnance, aby si udělali přestávky, a nezapomeňte je vzít sami. Několik přestávek v průběhu celého pracovního dne vám může pomoci dosáhnout správného způsobu myšlení, abyste mohli co nejlépe využít svůj čas.

Závěrečné myšlenky

Je snadné se chytit každodenního podnikání a najít si nezdravé návyky manažera. Zaměřte se na vypracování doporučení v tomto článku a věnujte čas posílení svého týmu. Nejen, že se zlepší celková produktivita, rychle se stanete hvězdným a úctyhodným lídrem.Reklamní

Více o produktivitě práce

• Jak být produktivní v práci: 9 základních pravidel
• 50 způsobů, jak zvýšit produktivitu a dosáhnout více za kratší dobu
• Jak může vzorec produktivity motivovat zaměstnance k efektivní práci

Doporučený fotografický kredit: Systém správy návštěvníků Proxyclick přes unsplash.com

Odkaz