Zjištění překážek komunikace v práci může být někdy docela snadné. Pokud nedochází k nedorozumění, můžete to vidět ve formě konfliktu na pracovišti nebo snížené produktivity. Existuje tendence k nesprávné komunikaci, když je málo transparentnosti. A někdy to může být neúmyslné.

Excelence dělá mimořádně dobře běžné věci. - John W. Gardner

Mnoho lidí si myslí, že jsou efektivní komunikátoři, protože chodili do školy nebo mají určité pracovní zkušenosti, ale ve skutečnosti se stále snaží ovlivnit ostatní svým poselstvím. Výsledkem neúčinné komunikace je promarněná příležitost, ztracený čas a zbytečné zdroje - to vše proto, že neměly konverzace s velkým dopadem.^[1]

Můžete si všimnout řady faktorů ovlivňujících jasnou, efektivní a transparentní komunikaci v práci: osobní vlastnosti, fyzická vzdálenost, samotná zpráva, kontext, použitý žargon a kultura. Níže je 7 způsobů, jak zajistit efektivní komunikaci v práci, abyste mohli vytvořit efektivní, produktivní a inkluzivní pracovní prostředí.

1. Poznejte dobře své publikum

Porozumění publiku je nezbytné pro efektivní komunikaci v práci. To platí pro verbální a písemnou komunikaci, prezentace, denní e-maily, oznámení o celé společnosti nebo poskytování aktualizací stavu projektů.

Zda bude vaše zpráva efektivně sdělena nebo dobře přijata, vyplývá z pochopení toho, na čem vašemu publiku záleží.

• Na koho ve své komunikaci cílíte?
• Jaký je záměr vaší zprávy?
• Co potřebují vědět?
• Co od nich musíte udělat?
• Jaký je nejlepší způsob, jak sdělit zprávu svému publiku?
• Jak bude vaše publikum vnímat nebo interpretovat zprávu?
• Jak se vaše publikum bude cítit, myslet a reagovat, když obdrží vaši zprávu?

Abyste mohli odpovědět na tyto otázky, budete muset plánovat dopředu, zkoumat a sledovat chování svého publika. Například váš přístup ke komunikaci se svým týmem nebo vrstevníky se bude pravděpodobně lišit od způsobu komunikace s vedoucím, protože tyto skupiny mají různé zájmy.

2. Snažte se porozumět situaci a vyjasněte si to

Udělejte si čas na promyšlené a úmyslné. Před komunikací v práci je nezbytné se pozastavit, porozumět situaci, vyjasnit si a mít empatii. Zde je několik tipů, které vám pomohou efektivně komunikovat v práci:Reklamní

Být zvědavý . Zeptejte se otevřených otázek počínaje „co“ a „jak“, abyste získali informace. Lidé budou mít tendenci být popisnějšími svými odpověďmi. Poté můžete klást otevřené otázky sondování, abyste získali více kontextu. Čím více toho pochopíte, tím pravděpodobnější budete schopni přizpůsobit vhodnou zprávu, která rezonuje s vaším publikem.

Učte se jako dítě. Za normálních okolností děti nemají žádné předchozí znalosti o tom, co se chystají naučit. Jejich přístup k učení je poněkud pokorný. Stejný přístup použijte, když se vžijete do podvědomí publika, když se snažíte porozumět jeho situaci. Buďte otevření, připravení a ochotni vidět perspektivu publika.

Zkontrolujte své předpoklady. Vaše šíře zkušeností může zakrýt vaše vnímání a úsudky. Napadněte předpojaté představy o svém publiku. Určete, s kým potřebujete mluvit, nebo jaký výzkum musíte provést, abyste ověřili, zda jsou vaše předpoklady pravdivé. Než skočíte do akce, ujistěte se, že jste vytvořili prostor pro porozumění.

Buďte inkluzivní. Lidé chtějí na pracovišti patřit, cítit se součástí a oceňováni. Buďte ohleduplní, abyste zajistili, že budou všechny nápady zachyceny. Pokud jste například na schůzce a žádáte o vstup, zajistěte, aby měl každý dostatek času na sdílení své odpovědi. Pokud vám dojde čas, uveďte na schůzce, že se s nimi spojíte později.

3. Poslouchejte na více úrovních

Většina lidí neposlouchá s úmyslem porozumět; poslouchají s úmyslem odpovědět - Stephen R. Covey

Pravděpodobně jste s nimi obeznámeni základní tipy pro aktivní poslech . Když se však cítíme ohromeni dodržováním termínů, určováním priorit nebo tvorbou, je snadné být na autopilotu a nechat si ujít klíčové zprávy, které vám pomohou efektivně komunikovat v práci. Níže jsou připomenutí, která si musíte procvičovat:

Parafráze. Potvrďte své porozumění zprávě opakováním nebo předěláním vlastních slov. Pokud se mezi stranami vyskytnou nesrovnalosti, je čas to vyjasnit.

Sonda. Zeptejte se, pokud máte pocit, že chybí informace, které byste mohli potřebovat.Reklamní

Vyjasnit. Pokud něčemu úplně nerozumíte, zeptejte se.

Pamatovat si. Zkuste si vybavit body, které jsou pro vaše publikum důležité. Tyto informace mohou být použity v budoucnu a ukazují vašemu publiku, že vám na něm záleželo a aktivně ho posloucháte.

Být efektivním komunikátorem v práci znamená, že musíte být naladěni na své aktivní poslechové dovednosti. Nezapomeňte:

• Mějte empatii.
• Pochopte vnímání ostatních, nejen své vlastní.
• Změřte své emoce a reakce i reakce ostatních. “
• Poznejte své hodnoty a přesvědčení i přesvědčení ostatních “.
• Sledujte neverbální komunikační znaky, jako je řeč těla.

4. Zkontrolujte, jak přijímáte zpětnou vazbu

To, jak přijímáte zpětnou vazbu, ovlivňuje, jak reagujete, a ovlivňuje, jak efektivně komunikujete zpět s ostatními stranami. Otevřenost vůči zpětné vazbě a kritice se snadněji řekne, než udělá.^[dva]Jsme lidé. Pokud vás rozptylují životní události nebo pokud se v práci cítíte pod tlakem, můžete se při nejmenších komentářích, které vám přijdou do cesty, bránit.

Sheila Heen a Douglas Stone poskytují přístupy ke zlepšení vaší schopnosti absorbovat zpětnou vazbu, vzít to, co je užitečné, a vědět, jak se zbavit toho, co je pro vás neužitečné se učit a posunout se kupředu.^[3]

Některé z těchto strategií zahrnují následující:

• Poznejte, rozumějte a spravujte své spouštěče a reakce na zpětnou vazbu.
• Oddělte zprávu od „od koho“ přišla.
• Poslouchejte raději než úsudek.
• Rozdělte zpětnou vazbu na strávitelné kousky.
• Když proaktivně hledáte zpětnou vazbu, buďte konkrétní a požádejte o jednu věc.
• Proveďte malé kroky a vyzkoušejte, co vám bylo navrženo.

Máte schopnost poučit se ze zpětné vazby a růst z ní. Rozdělení zpětné vazby na kousky o velikosti kousnutí vám pomůže lépe zpracovat zprávu a bude méně reaktivní ve vaší odpovědi.

5. Poskytněte objektivní a pozorovatelnou zpětnou vazbu

To je jedna z nejobtížnějších věcí, protože možná nechcete urazit ostatní, možná se chcete vyhnout konfliktu, nejste si úplně jisti, jak na to, nejste emocionálně připraveni nebo jste zahaleni svými předpoklady.Reklamní

Model situace, chování, dopadů (SBI)^[4]vám pomůže poskytnout jasnou a konkrétní zpětnou vazbu:

• Situace. Poskytněte kontext. Zeptejte se sami sebe, co se stalo, kde a kdy.
• Chování. Popište chování. Toto je ta nejtěžší část, protože musíte zkontrolovat své předpoklady. Například tvrzení, že jste byli hrubí (subjektivní) oproti tomu, že jste mě přerušili (pozorovatelné chování), změní tón zpětné vazby. Být drzý může mít několik interpretací, zatímco vidíte, že vás někdo vyrušil.
• Dopad. K popisu výsledků chování použijte výroky I.
• Posunout vpřed. Pokračujte v konverzaci, abyste hledali porozumění, a požádejte je, aby se zamysleli. Jaká byla jejich perspektiva? Co se pro ně děje? Co si uvědomili? Jak odtud mohou růst?

Příklad 1: ^[5]

Během včerejšího dopoledního setkání týmu, když jste přednesli svoji prezentaci (Situace), jste si nebyli jisti dvěma snímky a vaše výpočty prodeje byly nesprávné (Chování). Cítil jsem se trapně, protože tam byla celá deska. Obávám se, že to ovlivnilo pověst našeho týmu (Impact).

Příklad 2:^[6]

Na schůzce s klientem v pondělí odpoledne jste zajistili, že schůzka začala včas a aby měli všichni podklady předem (Situace). Celý váš výzkum byl správný a na všechny otázky klienta byly zodpovězeny (Chování). Jsem hrdý na to, že jste odvedli tak skvělou práci a dali jste organizaci do dobrého světla. Jsem si jistý, že účet získáme díky vaší tvrdé práci (Impact).

Vědět, jak poskytovat jasnou, konkrétní a pozorovatelnou zpětnou vazbu, je základní dovedností k tomu, abyste byli efektivním komunikátorem v práci.

6. Následné kroky, potvrzení a vytvoření odpovědnosti

Efektivní komunikace v práci není jednorázová událost. Budete muset průběžně sledovat pokrok a poskytovat trvalou podporu. Nezapomeňte uznat pokrok vašich kolegů, týmů nebo vedoucích!

Následující otázky vám pomohou vyhodnotit efektivitu průběžné komunikace na pracovišti:Reklamní

• Jaké příležitosti vidíte?
• Jak se můžete přizpůsobit?
• Jaká rozhodnutí je třeba učinit?
• Jakou podporu můžete poskytnout?
• Co musíte udělat, abyste zajistili, že byla přijata přesná zpráva?

7. Používejte komunikační 7C

Pro jakékoli médium komunikace v práci mějte na paměti komunikaci 7C, která doladí vaši zprávu:^[7]

• Průhledná. Jaký je účel? Je zpráva snadno srozumitelná?
• Stručný. Co můžete smazat? Je to k věci?
• Beton. Jaká jsou fakta?
• Opravit. Je zpráva bez chyb? Je to vhodné pro vaše publikum?
• Koherentní. Existuje logický tok? Je zpráva konzistentní?
• Kompletní. Jsou poskytnuty relevantní informace a existuje výzva k akci?
• Zdvořilý. Jaký je tón vaší zprávy?

Další informace o 7C zde: Efektivní komunikace: Jak si být nepochopen

Shrnutí

Způsoby zajištění efektivní komunikace v práci vyžadují praxi a čas.

Mějte na paměti těchto 7 strategií, abyste zlepšili svou komunikaci v práci tak, aby vaše zprávy byly jasné a transparentní.

1. Poznejte své publikum dobře
2. Snažte se porozumět situaci a vyjasněte si to
3. Poslouchejte na více úrovních
4. Zkontrolujte, jak přijímáte zpětnou vazbu
5. Poskytněte objektivní a pozorovatelnou zpětnou vazbu
6. Sledování, potvrzení a vytvoření odpovědnosti
7. Použijte 7 C komunikace

Pokračujte v růstu a dolaďování svých dovedností!

Na které věci můžete tento měsíc pracovat, abyste zlepšili svou komunikaci v práci?

Buďte konkrétní a vyzvěte sami sebe nastavením a SMART cíl pro komunikaci na pracovišti - specifická, měřitelná, dosažitelná, relevantní, časově omezená!

Více o komunikaci na pracovišti

• Styly správy konfliktů pro efektivní komunikaci při práci
• Jak zvládnout efektivní komunikační dovednosti v práci a doma
• Jak pracovat s různými komunikačními styly v kanceláři
• Jak zlepšit komunikační dovednosti pro úspěch na pracovišti

Doporučený fotografický kredit: Brooke Cagle přes unsplash.com Reklamní

Odkaz