Zatímco dobří asistenti nás mohou osvobodit od rutinních kancelářských operací a hlídat naše plány, skvělí asistenti mohou provádět rutinní práci bez dohledu, kterou obvykle provádí manažer nebo výkonný pracovník, což nás osvobozuje od soustředění na úkoly vyšší úrovně.Reklamní

VIZ TÉŽ : Čtyři účinné léky na přirozený stresReklamní

Pro ty z nás, kteří měli to štěstí, že mají skvělé asistenty, víme, jak výrazně mohou zlepšit naši efektivitu. Bylo mi požehnáno, že mám dva neuvěřitelně skvělé pomocníky, a zatímco každý přešel na pozice s větší odpovědností, jejich příspěvky zůstávají ve mně.Reklamní

Příspěvky s vysokou výplatou

Následující čtyři položky jsou úkoly (nebo oblasti výkonu), které důvěryhodný asistent snadno zvládne, a okamžitě vám tak ušetří čas až na pár hodin denně a dramaticky zlepší fungování vaší kanceláře - pokud již nejde o vyladěný stroj.Reklamní

1. Staňte se správcem svého plánu. Vyzvěte svého asistenta, aby převzal odpovědnost za účinnost vašeho plánu. Ujistěte se, že rozumí vaší pracovní prioritě a komu může a mělo by být umožněno přepsat váš plánovaný den. Poté nechte svého asistenta, aby za vás začal spravovat vaše schůzky. Setkávejte se s ním každé ráno a odpoledne, několik týdnů to přezkoumejte a poté schůzky omezte na frekvenci, která vám oběma poslouží.
2. Filtrujte a objednejte si svůj e-mail. Opravdu. Proč vy musíte se rozhodnout, který e-mail si přečtete - a proč byste měli mít toto rozhodnutí opakovaně na základě toho, kdy jej někdo pošle? Lidé posílají příliš mnoho e-mailů a téměř nerozlišují, jak to zefektivnit. Nechte svého asistenta rozhodnout, co a kdy potřebujete číst. Jak vy dva zorganizujete tento proces, záleží jen na vás.
3. Dělejte si na schůzkách poznámky k tématům, která vás zajímají. Pokud svého asistenta používáte efektivně, už má představu o tom, jaké informace potřebujete, abyste mohli svou práci dobře vykonávat. Nechte je, ať vám ho pomohou získat, a povzbuďte je, aby vás informovali o věcech, na které jste se nezeptali.
4. Identifikujte vylepšení kancelářských operací. Tohle je snadné. Nebo to můžete zkomplikovat. Pokud nemáte jinou osobu, která je vedoucím kanceláře, bude váš asistent ve skvělé pozici, aby vám doporučil - nebo jednoduše uskutečnil - vylepšení toku lidí a informací do a z vaší organizace. Dejte jim za to odpovědnost a autoritu.

Potenciální herní měniče

Zbývající čtyři položky obsahují položky, s nimiž jsou někteří manažeři spokojení, a některé položky jsou mnohé velmi nepříjemné s. Nikdo neslíbil, že řízení bude snadné; tyto potenciální měniče her mohou pomoci skvělému asistentovi pomoci vám být mnohem efektivnější.

1. Odpovězte na běžný e-mail. Mnohé z nich jsou poměrně snadné. Typické příklady zahrnují rutinní žádosti o informace, odpovědi na plánování e-mailů a dotazy, u nichž nejsou požadovány odborné znalosti předmětu nebo konkrétní rozhodnutí. V ostatních případech umožníte asistentovi porozumět tomu, jak byste na podobné zprávy reagovali, což mu umožní vypracovat odpovědi pro vaši kontrolu a přenos.
2. Zúčastněte se rozhodovacích schůzek za vás. Pokud je účelem schůzky spíše distribuce informací než rozhodování, může váš asistent uvolnit část vašeho času na jiné věci účastí na těchto schůzkách a shromažďováním informací. Poté to mohou shrnout pro vaši kontrolu.
3. Prokázat potenciál pro postup. Někteří opravdu skvělí asistenti jsou v této roli velmi šťastní a nemají touhu přejít na jiné pozice nebo získat další odpovědnost, i když prokáží jasnou schopnost. Jiní mají schopnost a touhu po zvýšené odpovědnosti. Zvažte, zda jim to nedáte. Jinak přijdete o skvělého pomocníka i potenciálně výkonného pracovníka pro jinou práci.
4. Určete pro sebe potenciální talent. Co?! Nechte svého asistenta, aby pro vás našel talent ?! Proč ne? Pokud má asistent takové schopnosti, proč jím plýtvat? Jen málo lidí bude znát vaše organizační potřeby a agendu řízení, stejně jako vašeho asistenta, a jen málo lidí má tak dobrou pozici, aby prodalo práci pro vás. Znamená to nechat je najmout talent? Ne. Nenavrhuji delegování náborové autority. Navrhuji využít dostupná aktiva k dosažení vyšší efektivity s omezeným časem a zdroji.

(Fotografický kredit: Mladá žena nosí sluchátka přes Shutterstock)