Všichni v Lifehacku děláme věci rychleji a lépe. Součástí toho, jak dělat věci rychleji a lépe, je mít solidní systém osobní produktivity, který denně používáte.

Tento systém může být téměř cokoli, co vám pomůže překonat horu projektů nebo úkolů a pomůže vám přiblížit se vašim životním cílům. Ať už je to papír nebo pixely, na tom nezáleží. Ale protože čtete Lifehack, musím předpokládat, že pixely a technologická zařízení jsou důležitou součástí vašeho pracovního postupu.

Je definován systém osobní produktivity

Systém osobní produktivity (alespoň definice, kterou tento článek použije) je sada pracovních postupů a nástrojů, které jednotlivci umožňují optimálně dokončit svou práci.

Pracovní postupy může to být způsob, jakým importujete a zpracováváte své fotografie z fotoaparátu, jak píšete a vytváříte příspěvky na blogu, jak nasazujete zkompilovaný kód na server atd.Reklamní

Nástroje jsou věci jako plánovači, správci úkolů, kalendáře, vývojová prostředí, aplikace atd.

Když je automatizace špatná

Možná si myslíte, že čím více automatizujeme naše systémy, tím více toho uděláme. Většinou tomu tak je, ale pokud jde o automatizaci čehokoli, existuje jeden velmi velký problém.

Automatizace je pro váš systém osobní produktivity špatnou věcí, když procesem něčeho ve své podstatě nerozumíte.

Vezměme si například placení účtů. To se může zdát velmi zřejmé, ale pokud se nemůžete držet měsíčního rozpočtu a máte potíže se shledáním peněz na včasné platby, pak je automatická platba účtu každý měsíc zcela zbytečná a může být nebezpečná pro vaše osobní finance.Reklamní

Dalším příkladem je použití nástroje produktivity, který vám řekne, jaké úkoly jsou důležité a co dělat dál. Pokud jste neučinili krok zpět a zjistili jste, jak by vaše systémy produktivity měly spolupracovat, tento typ automatizace vám pravděpodobně zabrání v dokončení věcí.

Ve svém osobním systému produktivity můžete automatizovat pouze něco, co se na chvíli podařilo. Pokud se pokusíte automatizovat věci, které již nejsou dobře zvládnuty, pravděpodobně se budete cítit trochu mimo kontrolu a budete mít větší pocit přemoci.

Další věc, kterou si musíte pamatovat, je, že některé věci byste měli vždy dělat sami, například odpovídat na důležité e-maily a komunikovat s ostatními. Automatizace těchto věcí může vašim spolupracovníkům a kolegům ukázat, že vám na komunikaci nestačí.

Když je automatizace dobrá

Na druhou stranu, automatizace je skvělá věc pro váš systém osobní produktivity, když rozumíte procesu něčeho a pak můžete automaticky provést kroky. Když víte, jak něco efektivně spravovat a rozumíte postupnému procesu části vašeho systému, je pravděpodobně skvělá doba to zautomatizovat.Reklamní

Mám několik pracovních postupů, které jsem představil v minulém roce a které ode mne odebírají část bezduché práce, abych mohl být kreativnější a nemusel se starat o podrobnosti něčeho.

Na mém počítači Mac používám kombinaci pracovních postupů Automator, úryvků TextExpander a nyní klávesových zkratek Keyboard Maestro k provádění věcí, jako je automatické opravování fotografií importovaných z mého iPhone 4S nebo otevírání všech aplikací a webů potřebných pro týdenní schůzku v popředí mého plochu zadáním několika kláves. Jakmile se otevřete automatizaci několika svých procesů, začnete vidět další části vašeho systému, které mohou těžit z automatizace.

Ještě jednou; nic z toho nefunguje, pokud svým procesům nerozumíte a nevíte, jaké nástroje můžete použít k jejich automatickému provedení.

Tři kroky k určení, zda je něco zralé pro automatizaci

Pokud váš pracovní postup projde těmito třemi kroky, pak automatizujte pryč, zlato:Reklamní

1. Tento proces můžete provést ve spánku a nevyžaduje žádnou vaši plnou pozornost, pokud existuje nějaká forma pozornosti. Může (a byl) v nějaké formě spravován před automatizací.
2. Tento proces je časově náročný.
3. Proces nevyžaduje lidské finesy (tj. Komunikovat a reagovat na něco osobně)

Automatizace vašich osobních systémů produktivity může být pro vás z dlouhodobého hlediska skvělá, pokud jste opatrní a dbáte na to, co děláte. Nejprve musíte pochopit procesy, které se pokoušíte automatizovat, a teprve potom je automatizovat. Nenechte se uvíznout v domnění, že by ve vašem životě mělo být cokoli a všechno automatizováno, protože by to asi nemělo být.

Vyberte a vyberte tyto procesy s rozumem a najdete ty, které zabírají většinu času tím, že se automatizují jako ty nejlepší. Co jste automatizovali ve svém osobním systému produktivity?

Doporučený fotografický kredit: Bram Naus přes unsplash.com