JAK VYTVOŘIT SEZNAM ÚKOLŮ A VE SKUTEČNOSTI DĚLAT VĚCI

Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak snížit stres a přemoci, když máte ze své práce úzkost, je sednout si s perem a kouskem papíru a napsat všechno, co musíte udělat. Jakého autora Dodělávat věci , David Allen volá zametání mysli. Uvolňuje váš mozek kognitivní přetížení a když vidíte, že jsou uvedeny všechny věci, které musíte udělat, získáte pocit pohodlí s vědomím, že to není tak špatné, jak vám váš mozek říkal.

Když však všechny ty věci, které musíte udělat, vytáhnete z hlavy, práce se nedostane. Je to jen první krok.

Chcete-li mít opravdu prospěch z vytváření seznamu úkolů, můžete udělat několik věcí, díky nimž bude váš seznam úkolů mnohem efektivnější.

1. Mějte jasno v tom, co musíte udělat

Často vidím dělat seznamy s úkoly napsanými jako Promluvte si s Timem nebo Připravte si prezentaci . Problém s psaním úkolů, jako je tento, je, že nejsou jasné. Existuje řada otázek, které zůstávají nezodpovězeny. Promluvte si s Timem o čem? Jaká prezentace? Co je třeba připravit?

Když píšete úkol, budete vědět, co chcete dělat; ale po víkendu nebo několika dnech se to, čeho chcete dosáhnout, stalo blátivým a nejasným. Je mnohem lepší psát Promluvte si s Timem o příští týdenní cestě do Berlína nebo připravit osnovu pro prezentaci příští týden představenstvu . Jistě, psaní dalších slov může trvat o několik sekund déle, ale až přijdete za úkolem, budete si později děkovat.

Psaní úkolů jako je tento dává jasně najevo, co chcete dělat . A když se posadíte k zahájení práce, budete přesně vědět, co je při provádění těchto úkolů zapotřebí, abyste mohli lépe rozhodovat o tom, na čem pracovat.Reklamní

Šetří také spoustu času, protože srozumitelnost znamená, že budete moci získat správné soubory a začít hned, namísto toho, abyste museli strávit několik minut snahou vzpomenout si, co musíte udělat.

2. Nedávejte úkoly náhodně

Je velmi lákavé přidat datum ke každému úkolu, který napíšete - nechcete na to zapomenout, že? —Problém s náhodným seznamováním každého úkolu, který si zadáte do seznamu úkolů, je, že skončíte s ohromující denní seznam úkolů, které nemusíte dělat v den, který jste si vybrali, a buď si naplánujete úkoly, nebo je budete prostě ignorovat.

Místo toho se staňte strategičtější. Datum uveďte pouze tehdy, pokud to chcete udělat v ten den. Denně jsem viděl dělat seznamy s dvaceti až třiceti úkoly, když má člověk den za sebou schůzky. Za těchto okolností není možné úkoly splnit.

Je v pořádku, když si úkol připomenutí zařadíte do svého každodenního seznamu úkolů - něco jako PŘIPOMÍNKA : Recenze projektu X - Je třeba něco dělat? Nebo si vytvořte seznam uskutečněných hovorů a proveďte jeden denní úkol, který vám řekne, abyste svůj seznam hovorů zkontrolovali. Pracujte na tom, aby váš denní seznam úkolů byl zvládnutelný a realistický.

Pokud každý týden strávíte trochu času plánováním týdne podle toho, co máte v kalendáři, pomůže vám to zefektivnit váš seznam úkolů. Potom můžete ke svým úkolům přidat data. Pokud máte v kanceláři klidný den bez schůzek, připravte si delší seznam úkolů. Pokud nejste na služební cestě, snižte počet úkolů v seznamu.

3. Udržujte svůj denní seznam na více než deset úkolů

Když to navrhuji lidem, často se mi smějí. Věří, že jsou mnohem zaneprázdněnější a musí mít na seznamu alespoň dvacet úkolů.Reklamní

Problém zde je se všemi rozptýleními, nouzovými situacemi a přerušeními, které každý den dostanete; těch dvacet úkolů nedostanete. Dostanete se na konec dne frustrovaní, protože přeplánujete dvacet pět až padesát procent úkolů, které jste měli na seznamu.

Místo toho na konci dne věnujte zhruba deset až patnáct minut upřednostňování dalšího dne. Vyberte ze seznamu deset nejdůležitějších úkolů a nějakým způsobem je zvýrazněte. Mnoho správců seznamů úkolů má způsob, jak označit úkoly, a tak můžete přidat příznak k 10 úkolům, které chcete udělat další den.

Nejen, že se budete soustředit na to, co je důležité, ale také vás to donutí vybrat si úkoly, které budou mít největší pozitivní dopad na váš den.

Když tímto způsobem začnete upřednostňovat svůj seznam úkolů, přirozeně se více soustředíte a strávíte více svého drahocenného času úkoly, které vás posune kupředu ve vašich projektech a vašich cílech.

4. Seskupte podobné úkoly dohromady

Když se podíváte na seznam úkolů, všimnete si, že mnoho úkolů má podobnou povahu.

Například volání vašim zákazníkům. Pokud máte ve svém denním seznamu dva nebo tři úkoly, které zahrnují volání vašim zákazníkům, seskupte je dohromady a proveďte je současně. Naplánujte si zhruba třicet minut na to, abyste uskutečnili své hovory, a proveďte je jeden po druhém. Podobně, pokud máte úkoly zahrnující e-mail, seskupte je také. Zjistíte, že toho zvládnete mnohem víc a vaše mysl se mnohem více soustředí na práci, kterou děláte.Reklamní

Při celodenním přepínání mezi různými typy práce může být chaotické. Pro vaši efektivitu a produktivitu je mnohem lepší dělat podobné úkoly společně . Máte otevřené ty správné nástroje (aplikace, e-mail po telefonu atd.) A ušetří vám to spoustu času.

5. Motivujte svůj seznam úkolů

Když píšete úkoly, jako je odpověď na e-mail nebo provádíte hovory se zákazníky, není tam žádná skutečná motivace. Je to prostě pocit, jako byste procházeli rutinou práce. Kde je to možné, napište úkoly jako dostat e-mailovou schránku na nulu a zavolejte svým zákazníkům, abyste se ujistili, že jsou šťastní. To se může zdát zjednodušující, ale seznam úkolů často nemá žádnou emocionální hodnotu. Je to jen seznam práce.

Aby byl seznam inspirativnější, psát úkoly tak, aby vyvolaly emocionální reakci . Udělat svým zákazníkům radost bude více motivující než jen zavolat jim, protože to je vaše práce nebo soutěžit sami se sebou, abyste každý den dostali e-mailovou schránku na nulu, přidává úkolu trochu více jiskry.

Další způsob, jak zvýšit motivaci vašeho seznamu úkolů, je udržujte denní seznam krátký . Jak jsem napsal výše, když váš denní seznam úkolů neobsahuje více než deset úkolů, bude se cítit dosažitelný. Pokud má na sobě dvacet až třicet úkolů, bude se cítit ohromující. Mnohem lepší je podívat se na svůj denní seznam a cítit se inspirovaný, než se podívat na svůj seznam a cítit se demotivovaný.

6. Proveďte týdenní kontrolu

Pro každého, kdo četl Davida Allena Dodělávat věci kniha, budete vědět vše o týdenní recenzi. Přesto mě překvapuje, kolik lidí to přeskočí. Pokud chcete, aby váš seznam úkolů zůstal účinný a aktuální, je zásadní týdenní kontrola.

Během týdne, kdy se budete hnát kolem a dělat věci, vám budou věci chybět. Jsme lidské bytosti a zapomeneme zaškrtnout úkoly, které jsme udělali, přidáme úkoly citlivé na čas a nepřidáme datum a zapomeneme přidat úkoly. Týdenní kontrola je místo, kde se na hodinu zastavíte a pořídíte si velký obrázek toho, co musíte udělat.Reklamní

V ideálním případě by vaše týdenní kontrola měla být prováděna na místě bez rozptýlení, abyste se mohli soustředit pouze na práci, kterou musíte udělat, a naplánovat si příští týden. Spojte všechny své úkoly - možná jste si úkoly zapsali do poznámkového bloku a nepřidali jste je do seznamu úkolů - a vymažte úkoly, které již nejsou potřeba nebo byly splněny.

Provádění týdenní kontroly vám dává úplnou kontrolu. Umožňuje vám zůstat na vrcholu své práce, rozhodnout se, co je třeba udělat dál a co lze odložit na později. Je to nejlepší způsob, jaký znám začíná týden plánem a směrem a je to způsob, jak se ujistit, že děláte správné věci a že vás nezachytí drobné úkoly, které vás neposunou vpřed ve vašich projektech nebo vašich cílech.

Sečteno a podtrženo

Při správném použití může být seznam úkolů motivací a hnacím motorem, který vás nutí dělat svou nejlepší práci a dosahovat úžasných věcí. Udržuje vás soustředěním na důležité věci a zastaví vám chybějící úkoly, které by jinak mohly být ztraceny.

Seznamy úkolů vám také pomohou snížit stres a přemoci, protože místo toho, abyste se snažili pamatovat si všechno, co máte v hlavě, jste externalizovali veškerou práci, kterou musíte udělat, uvolněním místa ve své mysli pro další kreativní snahy.

Zrekapitulujme si klíčová jídla:

Pište úkoly, aby bylo zcela jasné, co musíte udělat. Pokud máte někomu zavolat, vložte do úkolu jeho telefonní číslo, abyste ušetřili čas hledáním čísla.
Přidejte data, která mají smysl a nejsou náhodná. Když váš denní seznam úkolů obsahuje pouze úkoly, které musíte ten den udělat, budete se mnohem více soustředit na správnou práci.
V seznamu úkolů povolte denně maximálně deset až dvanáct označených úkolů. To neznamená, že děláte pouze tyto úkoly. Pokud máte na konci dne čas a energii, můžete vždy udělat více.
Seskupte podobné úkoly dohromady, abyste se mohli soustředit na typ práce, kterou provádíte současně. To pomáhá vyhnout se rizika multitaskingu .
Napište své úkoly, aby byly smysluplné a motivující. Chcete se podívat na svůj seznam a být motivováni, abyste se zasekli a udělali práci.
Nenechte si ujít úplnou týdenní kontrolu. Toto je lepidlo, které udržuje vše pohromadě a relevantní.