PROČ NEFUNGUJÍ SEZNAMY ÚKOLŮ (A JAK TO ZMĚNIT)

Jak často se cítíte v životě ohromeni a dezorganizovaní, ať už v práci nebo doma? Zdá se, že všichni bojujeme s řízením času v nějaké oblasti našeho života; jedna z nejběžnějších frází kromě Miluji tě je, že nemám čas. Každý navrhuje, aby se ze seznamu úkolů začalo organizovat váš život lépe, ale proč pro ně tyto seznamy mají také negativní konotaci?

Řekněme, že máte silnou touhu tuto situaci zvrátit se všemi svými dobrými úmysly - pak můžete vytáhnout kousek papíru a pero a začít tento nehmotný nepořádek řešit pomocí seznamu úkolů. Obvykle se stane, že buď budete ohromeni tím, že uvidíte všechno na vašem seznamu, což vám dá pocit, že se budete cítit hůř než dříve, nebo si ten seznam vytvoříte, ale budete úplně přilepení na to, jak to efektivně provést.

Seznamy úkolů pro vás mohou fungovat, ale pokud je nepoužíváte efektivně, ve skutečnosti ve vás mohou působit více rozčarované a stresované než dříve. Pomyslete na registrační systém: koncept je dobrý, ale pokud pouze archivujete papíry bez struktury nebo systému, registrační systém bude mít nepříznivý účinek. Totéž platí pro seznamy úkolů - můžete je sestavit, ale pokud to neuděláte správně, je to zbytečné cvičení.

Proč někteří lidé shledávají, že obecné seznamy úkolů nefungují?

Většina lidí zjistí, že obecné seznamy úkolů nefungují, protože:Reklamní

Jsou tak ohromeni pouhým pohledem na všechny věci, které musí udělat.
Neví, jak upřednostnit položky na seznamu.
Cítí, že se na svůj seznam neustále přidávají, ale nikoli ho zmenšují.
Existuje pocit zmatku, když vidíme domácí úkoly kombinované s pracovními úkoly.

Výhody používání seznamu úkolů

Ze seznamu úkolů však existuje mnoho výhod:

Máte jasno v tom, co musíte udělat.
Budete se cítit méně stresovaní, protože vše, co děláte, je na papíře a mimo vaši mysl.
Pomůže vám stanovit priority vašich akcí.
Nepřehlédnete tolik úkolů a na cokoli zapomenete.
Cítíte se více organizovaní.
Pomůže vám s plánováním.

4 zlatá pravidla, aby seznam úkolů fungoval

Tady jsou moje zlatá pravidla pro fungování seznamu úkolů:

1. Zařadit do kategorií

Studie ukázaly, že váš mozek je ohromen, když vidí seznam 7 nebo 8 možností; chce to vypnout.^[1]Z tohoto důvodu musíte pracovat z různých seznamů. Rozdělte je do různých kategorií a na každou z nich neberte více než 7 nebo 8 úkolů.

Může se vám dobře hodit mít seznam projektů, seznam následných opatření a seznam nezapomenutelných; budete vědět, co vám bude nejlépe vyhovovat, protože tyto tituly se budou u každého lišit.Reklamní

dva. Přidat odhady

Nepotřebujete pouze vědět, co je třeba udělat, ale jak dlouho to bude trvat, než budete moci efektivně plánovat.

Představte si, že na vašem seznamu máte jeden úkol, který bude trvat 30 minut, další, který může trvat 1 hodinu, a další, který může trvat 4 hodiny. Potřebujete znát okamžik, kdy se na úkol podíváte, jinak by to narušilo vaše plánování, takže do svého seznamu přidejte další sloupec a uveďte odhad, jak dlouho si myslíte, že úkol bude trvat, a buďte realističtí!

Spropitné: Pokud zjistíte, že je obtížné přesně odhadnout, začněte budováním této dovednosti na denní bázi. Odhadněte, jak dlouho bude trvat, než se připravíte, uvaříte večeři, vydáte se na procházku atd., A poté to porovnejte se skutečným časem, který vám trval. Začnete získávat přesnější odhady.

3. Upřednostněte

Chcete-li efektivně vybrat, na čem byste měli pracovat, musíte vzít v úvahu: prioritu, sekvenci a odhadovaný čas. Přidejte do svého seznamu další sloupec pro prioritu. Rozdělte své úkoly do čtyř kategorií:Reklamní

Důležité a naléhavé
Není to naléhavé, ale důležité
Není důležité, ale naléhavé
Není důležité ani naléhavé

Chcete samozřejmě pracovat na úkolech, které jsou naléhavé a důležité, ale také vybrat některé úkoly, které jsou důležité a nejsou naléhavé. Proč? Protože tyto úkoly obvykle souvisejí s dlouhodobými cíli, a když pracujete pouze na úkolech, které jsou naléhavé a důležité, budete mít pocit, že celý váš den strávíte hašením. Nakonec zanedbáte další důležité oblasti, které mají nejčastěji negativní důsledky.

Většinu času byste měli věnovat prvním dvěma kategoriím.

4. Zkontrolujte

Aby tento seznam fungoval efektivně, musí se stát každodenním nástrojem, který používáte ke správě svého času, a pravidelně ho kontrolovat. Nemá smysl mít pouze seznam k zaznamenávání všeho, co musíte udělat, ale nevyužíváte ho jako součást svého většího časového plánu.

Například: Na konci každého týdne seznam zkontrolujte a použijte jej k plánování příštího týdne. Vyberte, na čem chcete pracovat, berte v úvahu prioritu, čas a pořadí a poté tyto položky naplánujte do svého kalendáře. Zlaté pravidlo v plánování: neplánujte si více než 75% svého času.Reklamní

Sečteno a podtrženo

Takže popadněte pero a papír a dejte si dárek klidné a čisté mysli tím, že vyložíte vše, co je tam, a na seznam, protože nyní máte všechny nástroje, které potřebujete, aby to fungovalo. Znalosti jsou k ničemu, pokud nejsou použity - jak moc chcete více času?

K vašemu úspěchu!