Pohotovostní plán nezní jako to, o čem byste diskutovali s přáteli při dortu a kávě, ale je to podstatná součást všech vašich skutečných plánů. Možná budete potřebovat jeden (nebo více) pro své podnikání, školní projekt nebo dokonce rodinnou dovolenou. Největším problémem při vytváření pohotovostního plánu je, že si lidé často nejsou jisti, co do něj zahrnout. Zde je užitečný průvodce, jak vytvořit komplexní.

Obsah

1. Co je pohotovostní plán?
2. Co se stane, pokud nemáte pohotovostní plán?
3. Co když je pohotovostní plán špatný?
4. Jak vám může pomoci pohotovostní plán?
5. Jak napsat dobrý pohotovostní plán?
   • 1. Identifikujte
   • 2. Upřednostněte
   • 3. Plán
   • 4. Proveďte
   • 5. Zkontrolujte
   • Několik konkrétních příkladů pro uvedení věci na pravou míru:

Co je pohotovostní plán?

Pohotovostní plán je sada akcí, které podniknete, když se stane něco neočekávaného. Přemýšlejte o tom jako o plánu zálohování nebo o plánu B. Měl by obsahovat pokyny, kterými se můžete řídit, když původní plán kvůli změnám situace nevyjde.

Pohotovostní plán vás připraví na řešení budoucích potíží, se kterými se můžete setkat, a poskytne vám jakýsi způsob úniku z jakékoli nehody.^[1]

Co se stane, pokud nemáte pohotovostní plán?

Pokud se s vaším plánem A něco nečekaně pokazí, nebo pokud vás nehody přinutí změnit svůj aktuální plán, je pravděpodobné, že budete panikařit. Zvláště pokud nejste dobře připraveni na řešení nepředvídaných událostí, pravděpodobně nemůžete myslet dost na to, abyste přišli s řešením, které v danou chvíli potřebujete. Nebudete vědět, co dělat.

A co je horší, dokud se vám nepodaří dostat situaci pod kontrolu, podnikání se nemůže vrátit do normálu. Budete muset problém vyřešit a vytvořit nové plány.Reklamní

Co když je pohotovostní plán špatný?

Nemyslete si, že vytvoření pohotovostního plánu je jednoduchý úkol. Pohotovostní plán by měl být komplexní, což vyžaduje hodně pečlivého zvážení. Jinak to není užitečné.

Můžete být například připraveni na nesprávné druhy nehod. A když váš plán nevyjde podle očekávání, nebudete dostatečně organizovaní, abyste krizi zvládli. To znamená, že budete panikařit.

Jak vám může pomoci pohotovostní plán?

Například pohotovostní plán vám umožňuje rychle a efektivně řešit nehody.^[dva]V obchodním scénáři vám může dokonce pomoci ušetřit čas a náklady na opravu situace.

Pohotovostní plán také pomáhá minimalizovat negativní důsledky nebo ztráty způsobené neočekávanou událostí. Vede vás, abyste se situací začali zabývat, jakmile se něco pokazí, a udrží vás v bezpečí.

Připravit pohotovostní plán je koneckonců uklidňující, protože se nebudete muset starat o to, abyste ve spěchu vytvářeli nové plány.Reklamní

Možná si myslíte, že nehody jsou nepravděpodobné. Možná si myslíte, že váš plán A je dokonalý. Měli byste však mít na paměti, že budoucnost je nejistá, dokud se nestane současností, a že my jako lidské bytosti nemůžeme kontrolovat 100% toho, co se stane. Nechcete litovat, že nemáte pohotovostní plán, až bude pozdě!

Jak napsat dobrý pohotovostní plán?

V zásadě existuje 5 kroků:^[3]

Nyní jimi projdeme jeden po druhém:

1. Identifikujte

Vzhledem k tomu, že pohotovostní plán souvisí s tím, co je neočekávané, musíte nejprve vyzkoušet a předvídat rizika:^[4] Reklamní

• Co by se mohlo pokazit?
• Jak pravděpodobné by se to pokazilo?
• Jaký je dopad a důsledky mimořádné události?
• Jaká by měla být vaše reakce nebo řešení?
• Jak se na to můžete předem připravit?

2. Upřednostněte

Pomocí toho, co jste si poznamenali v kroku 1, seřaďte rizika podle jejich možného dopadu a pravděpodobnosti. Čím je pravděpodobnější riziko a čím závažnější bude dopad, tím vyšší by mělo být hodnocení.

Musíte se rozhodnout, jakou váhu přikládat každému riziku podle vaší situace.

3. Plán

Dalším krokem je skutečně napsat svůj pohotovostní plán. Mějte na paměti zdroje, které máte k dispozici, navrhněte řešení rizik, která chcete v plánu pokrýt. Buďte realističtí ohledně svých potřeb: některé problémy je třeba řešit dříve než jiné, nebo možná budete muset podniknout kroky v určitém časovém rámci atd.

Je také důležité dát jasné a jednoduché pokyny, abyste nezapomněli, co jste napsali o měsíce později, nebo aby jim někdo nerozuměl.^[5]

4. Proveďte

Pokud váš pohotovostní plán zahrnuje další lidi, řekněme, vaše kolegy nebo členy vaší rodiny, promluvte si s nimi. Řekněte jim, co mají dělat, když dojde k určitým věcem.^[6]Připravte je.Reklamní

Pak, pokud váš plán zahrnuje akce pro přípravu na budoucí nehody, proveďte je. To vám může pomoci snížit rizika, která můžete mít při stanovování cílů.

5. Zkontrolujte

Ke změnám dochází neustále. Aby byl váš pohotovostní plán praktický, měli byste jej zkontrolovat a pravidelně provádět úpravy. Vyhodnoťte položky ve svém plánu. V průběhu času se některá rizika mohou stát více či méně pravděpodobnými nebo mohou přinést různé výsledky. Naučte se dobře svou situaci a podle toho aktualizujte svá řešení.

Pokud se váš plán týká velkých rizik, jako jsou přírodní katastrofy nebo selhání serverů, je provádění cvičení velmi užitečné k identifikaci jakýchkoli slabin plánu a také k zajištění toho, že zúčastnění lidé budou připraveni jednat podle plánu, když mají na.

Několik konkrétních příkladů pro uvedení věci na pravou míru:

Příklad 1: Pohotovostní plán pro venkovní výstavu

• Potenciální riziko: déšť
• Kdo bude ovlivněn: Vystavovatelé, návštěvníci, organizátoři a členové posádky
• Akce 1: Zabezpečte exponáty
  • Kdo přijme opatření: Členové posádky na místě
  • Příprava: Proti dešti pro stánky vystavovatelů, e-maily vystavovatelům s předpovědi počasí 3 dny předem
• Akce 2: Zavést návštěvníky do chráněných oblastí
  • Kdo přijme opatření: Členové posádky na místě, ochranka
  • Příprava: Označte vyhrazené oblasti jako oblasti bez parkování, nepromokavé bundy pro posádku

Příklad 2: Pohotovostní plán pro přednesení projevu velké skupině publika (spolupracovníci) Reklamní

• Potenciální riziko: Projektor nebo počítač nepracují
• Koho se to dotkne: Já
• Akce: Když mluvím, napište na tabuli obrysy a klíčové body
  • Kdo přijme opatření: Já
  • Příprava: Poznámky v tištěné podobě, 3 barevné značky, tištěné podklady

Doporučený fotografický kredit: Flaticon přes flaticon.com

Odkaz