Bez ohledu na to, v jakém oboru podnikáte, je pravděpodobné, že alespoň nějaký čas strávíte schůzkami. Vaše schůzky mohou být velké skupinové schůzky, individuální schůzky nebo dokonce pracovní pohovory. Možná dokonce přeskakujete tváří v tvář aspekt schůzky a přijímáte konferenční hovory nebo používáte Skype. Bez ohledu na to, jaký typ schůzky jste naplánovali, vám však tyto tipy mohou pomoci zlepšit dovednosti v nastavení schůzky.

1. Stanovte si agendy předem. Znalost toho, co plánujete na schůzce dosáhnout, vám pomůže rozhodnout se, jak dlouho plánujete na této schůzce zůstat - za předpokladu, že budete moci dodržovat svůj program. Může být obtížné přimět ostatní lidi, aby zůstali na správné cestě, ale nikdo ve skutečnosti nechce trávit celý den v jediné schůzce. Dokončení dohodnuté agendy je navíc opravdu jediný způsob, jak si být jisti, že vaše jednání skončí.
2. Nabídka možností času a data schůzek. Místo toho, abyste procházeli zdlouhavým sem a tam, ať už po telefonu nebo prostřednictvím e-mailu, vyberte dva nebo tři časy schůzek, které pro vás pracují, a představte je druhé polovině svého jmenování. Pokud máte co do činění s větší skupinou, je téměř zaručeno, že alespoň jedna možnost pro někoho nebude fungovat, a mít více možností je mnohem rychlejší způsob, jak dosáhnout shody.
3. Vyvarujte se efektních softwarových aplikací. I když tam je nějaký velmi snazzy software pro nastavení schůzek, zkuste se vyhnout používání něčeho neobvyklého. Výjimkou z tohoto pravidla jsou večírky nebo velmi velké schůzky. Obecně platí, že používání těchto aplikací trvá déle, než stojí za to - pro nové uživatele existuje křivka učení a odpověď na e-mail může trvat dvojnásobně, když budete muset navštívit web, který vám odpoví. Pokud se však snažíte koordinovat velké skupiny lidí, může vám aplikace poslat místo centrálního umístění místo rozesílání obrovských dávek e-mailů.
4. Ujistěte se, že opravdu potřebujete schůzku. Spousta schůzek je nastavena na jednoduché věci, jako je předání dokumentu ke schválení. Pokud tento dokument není dostatečně krátký na to, aby byl během schůzky zcela prozkoumán, může být užitečnější dokument odevzdat a vrátit se později, aby odpověděl na otázky a vyřídil schvalovací proces. Než si skutečně nastavíte schůzku, přemýšlejte o tom, zda by záležitost mohla být vyřešena rychleji.
5. Minimalizujte čas cestování. Jedním z důvodů, proč schůzky v našich kalendářích pojí tolik času, je nutnost cestování. Musíme cestovat do kanceláří klientů, kaváren nebo kamkoli jinde se setkáme. Můžeme minimalizovat tento závazek tím, že navrhneme, abychom se setkali na našich vlastních místech, setkali se na půli cesty nebo osobně úplně vynechali schůzku. Možnosti, jako jsou telefonní hovory nebo videokonference, často zvládnou všechny požadavky dané schůzky, pro kterou jste se chystali jet přes město.
6. Naplánujte si čas na přípravu i rozpravu. Když si nastavujete schůzku, přemýšlejte o tom, co možná budete muset udělat, abyste se na ni připravili - zkontrolujte zprávu, připravte si prezentaci nebo si vyžehlete košili - a naplánujte si čas na každou z těchto aktivit před skutečným jmenováním. Rovněž stojí za to naplánovat si patnáctiminutovou přípravnou relaci těsně před termínem schůzky, abyste získali jakékoli podrobnosti na poslední chvíli. Totéž platí i později: po schůzce můžete mít určité následné úkoly. Plánování alespoň několik minut po schůzce zaručuje, že budete mít čas se ujistit, že jsou vaše poznámky úplné a jakákoli další akce přinejmenším přejde do vašeho kalendáře (pokud to pak nemůžete).
7. Oddělte osobní a obchodní schůzky. Mnoho z nás se snaží načíst všechny naše schůzky mimo kancelář do jednoho dne. Ignorujeme-li problém toho, co se stane, když se jeden zpozdí, máte problém se pokusem přepnout rychlost mezi prezentací, kterou jste právě poskytli klientovi, a výstřelem, který vám čeká lékař. Tento druh mentálního přepnutí může jen ztěžovat zvládnutí vašich pozdějších schůzek. Zkuste si naplánovat své osobní a obchodní schůzky na různé dny.
8. Udržujte své plánovače schůzek aktuální. Pokud nejste jedinou osobou, která naplánuje vaše schůzky, je důležité udržovat ostatní v obraze. V opačném případě by vás váš blízký mohl očekávat na rodinné večeři ve stejnou dobu, kdy dokončujete velký projekt. Z tohoto důvodu mám rád sdílené kalendáře, například Kalendář Google, ale existují způsoby, jak sdílet téměř každý typ kalendáře, pokud jste odkázáni na svůj vlastní systém. Plánovače schůzek mohou zahrnovat vašeho manažera, vašeho blízkého, administrativního asistenta (vašeho nebo oddělení) a celou řadu dalších lidí.
9. Omezit pozvané. Pro zprávu o pokroku možná nebudete potřebovat celou přítomnou společnost. Místo toho se rozhodněte, kdo ve skutečnosti musí být při vaší schůzce - kdykoli se lidé budou cítit vynecháni, můžete kdykoli poslat hromadný e-mail. Předtím jsem byl v situacích, kdy se vyšší pozice cítily vynechány, pokud jste je nepřivedli ke každé schůzce, kterou jste nastavovali. Nejlepším řešením se zdá být setkání představit jako něco, co by nebylo hodnotným využitím jejich času.
10. Potvrďte vše! Potvrďte, kdy a kde je schůzka, co zahrnuje program jednání, a dokonce i to, jak se tam dostat. Vše, co opravdu potřebujete, je krátký e-mail den nebo dva před schůzkou, který popisuje schůzku, a pokud je vše v pořádku, požádejte o jednoduché ano.