Všichni manažeři a vedoucí musí zvládnout umění procesu delegování. Pochopení toho, jak a kdy rozdělit odpovědnost ostatním, je nezbytné pro udržení vysoké úrovně produktivity, a to jak na osobní, tak na organizační úrovni. Delegování úkolů je také nezbytné pro efektivní vedení.

Naučit se, jak delegovat, je vybudovat soudržný a efektivní tým, který dokáže dodržet termíny. Kromě toho znalost toho, kdy a jak delegovat práci, sníží vaše pracovní vytížení, čímž se zlepší vaše pohoda v práci a zvýší se vaše spokojenost s prací. Mnoho vůdců si bohužel není jistých, jak správně delegovat, nebo váhají, zda tak učinit.

V této příručce zjistíte, co delegování ve skutečnosti znamená, jak delegování úkolů přináší výhody vašemu týmu a jak efektivně přiřazovat úkoly.

Obsah

1. Důležitost delegování
2. Proč se lidé obávají delegování úkolů?
3. Rozdíl mezi delegováním a přidělením
4. Jak efektivně delegovat úkoly
5. Sečteno a podtrženo
6. Další tipy pro produktivní vedení

Důležitost delegování

An dobrý vůdce ví, jak delegovat. Když delegujete část své práce, uvolníte si čas a denně dosáhnete více.

Efektivní delegování také podporuje produktivitu a dobrou správu času v týmu tím, že čerpá ze stávajícího souboru dovedností jeho členů a umožňuje jim rozvíjet nové znalosti a kompetence. Výsledkem je flexibilnější tým, který může v případě potřeby sdílet role^[1].

Pokud jste ochotni delegovat, podporujete atmosféru důvěry a důvěry. Vaše činy vysílají jasný signál: jako vůdce důvěřujete svým podřízeným, že dosáhnete požadovaných výsledků. Ve výsledku o vás začnou uvažovat jako o sympatickém a účinném vůdci, který respektuje jejich dovednosti a potřeby.

Delegování není o štěkání objednávek a doufání, že váš personál spadne do řady. Úkolem manažera je získejte to nejlepší od osob pod jejich dohledem, a přitom maximalizujte produktivitu a zisk ^[dva].

Zde je příklad špatného delegování:Reklamní

Pečlivé delegování pomáhá identifikovat a využít jedinečné silné a slabé stránky členů týmu. Delegace také zvyšuje angažovanost zaměstnanců, protože dokazuje, že manažeři mají zájem využít svůj talent.^[3]

Proč se lidé obávají delegování úkolů?

Delegování zvyšuje produktivitu, ale ne všichni manažeři jsou ochotni nebo schopni delegovat.^[4]Proč? Zde jsou některé běžné důvody:

• Nesnáší myšlenku, že za projekt může získat úvěr někdo jiný.
• V zásadě jsou ochotni delegovat, ale obávají se, že jejich tým nebude schopen zvládnout větší odpovědnost.
• Mají podezření, že jejich zaměstnanci jsou již přepracovaní, a zdráhají se zvýšit svou zátěž.
• Mají podezření, že je to jednodušší a rychlejší udělat úkol sami.
• Nelíbí se jim myšlenka pustit se z úkolů, které rádi dělají.
• Obávají se, že pokud přenesou odpovědnost, jejich vlastní manažer dospěje k závěru, že svou pracovní zátěž nezvládnou.

Rozdíl mezi delegováním a přidělením

Většina lidí si myslí, že delegování a přidělování jsou synonyma, ale je třeba mezi nimi rozlišovat.^[5]

Když přidělíte úkol, pouze dáváte podřízenému pokyn, aby provedl konkrétní akci. Řeknete jim, co mají dělat, a oni to dělají - je to tak jednoduché.

Na druhou stranu delegování zahrnuje převod části vaší vlastní práce na jinou osobu. Nedostávají pouze sadu pokynů.Důležitou součástí je, že jsou umístěni do role, která vyžaduje, aby činili rozhodnutí a jsou odpovědní za dokončení úkolu.^[6]

Jak efektivně delegovat úkoly

Jaký je nejlepší způsob delegování práce, abyste mohli bojovat se strachem z delegování, vybudovat efektivní tým a pracovat rychleji? Tady je podrobný průvodce:

1. Vědět, kdy delegovat

Pochopením toho, jak velkou kontrolu nad situací potřebujete, můžete určit nejlepší strategii pro posílení postavení pracovníků. Existuje 7 úrovní delegování, které pracovníkům nabízejí různé stupně odpovědnosti.Reklamní

Toto krátké video vysvětluje tyto úrovně a nabízí příklady, kdy je vhodné použít jednotlivé úrovně:

K delegování dochází ve spektru. Nejnižší úroveň delegování nastane, když řeknete ostatním lidem, co mají dělat. Poskytuje zaměstnancům malou příležitost vyzkoušet si nové přístupy. K nejvíce zmocňující formě delegování dochází, když jste schopni vzdát se většiny své kontroly nad projektem zaměstnanci.

Znalost delegování práce vám pomůže pochopit, jak spojovat lidi s úkoly, které co nejlépe využívají jejich talentu. Při správném provedení zajistí nejlepší konečný výsledek.^[7]

Když se rozhodujete, jak delegovat práci, položte následující otázky:

• Musíte mít na starosti tento úkol, nebo ho může vyřešit někdo jiný?
• Vyžaduje to, aby byla vaše pozornost úspěšná?
• Pomůže tato práce zaměstnanci rozvíjet jeho dovednosti?
• Máte čas někoho naučit, jak dělat tuto práci?
• Očekáváte, že se úkoly tohoto druhu budou v budoucnu opakovat?

2. Určete nejlepší osobu pro danou práci

Abyste mohli delegovat do práce, musíte pochodeň předat správnému členovi týmu. Vaším cílem je vytvořit situaci, ve které budete mít vy, vaše společnost a zaměstnanec pozitivní zkušenosti.

Přemýšlejte o dovednostech členů týmu, ochotě učit se a jejich pracovních stylech a zájmech.Osoba, kterou jste delegovali, bude moci vykonávat práci efektivnějipokud jsou schopné, trénovatelné a mají zájem. Pokud je to možné, dejte zaměstnanci šanci zahrát si na jeho silné stránky.

Nezkušení pracovníci možná potřebují více vedení než ostřílení veteráni. Pokud nemáte čas připravit novějšího zaměstnance na úspěch, není fér delegovat ho.

Musíte také zvážit, jak jsou vaši zaměstnanci zaneprázdněni. Poslední věc, kterou chcete udělat, je přemoci někoho tím, že mu dáte příliš mnoho odpovědnosti.Reklamní

3. Řekněte a prodejte, abyste získali členský buy-in

Poté, co najdete perfektního člověka pro tuto práci, je stále musíte přimět, aby převzal novou odpovědnost. Sdělte jim, proč jste si je pro tuto práci vybrali.^[8]Když ostatním ukážete, že podporujete jejich růst, buduje to kulturu důvěry. Zaměstnanci, kteří považují delegované úkoly za příležitosti, budou s větší pravděpodobností investováni do výsledku.

Pokud pracujete s novějšími zaměstnanci, vyjádřete ochotu poskytovat trvalou podporu a zpětnou vazbu. U zkušených zaměstnanců berte v úvahu jejich myšlenky a zkušenosti.

4. Buďte jasní a konkrétní o práci

Je důležité vysvětlit zaměstnancům, proč je projekt nezbytný, co od něj očekáváte a kdy je splatný.^[9]Pokud vědí, co očekáváte, pravděpodobně splní.

Stanovením jasných očekávání jim pomůžete naplánovat, jak úkol provést. Nastavte milníky projektu, abyste mohli kontrolovat pokrok bez mikromanažování. Pokud má váš zaměstnanec potíže s dosažením milníku, má ještě čas na správnou cestu, než bude hotový konečný produkt.

Tento typ odpovědnosti se běžně používá na univerzitách. Pokud studenti znají pouze termín a základní požadavky na dokončení hlavních výzkumných prací, mohli by práci odložit až do jedenácté hodiny. Mnoho programů vyžaduje, aby se studenti každý týden setkávali s poradci, aby získali pokyny, strukturu adres a vyřešili své metody před termíny. Tato opatření připravila studenty k úspěchu a zároveň jim poskytla prostor pro produkci skvělé práce.

5. Podpořte své zaměstnance

Aby vaši podřízení viděli nejlepší možné výsledky delegování, potřebují od vás prostředky a podporu. Propojte je s výcvikem a materiály a rozvíjejte dovednosti, které ještě nemají.^[10]

Zpřístupnění zdrojů může trvat déle, ale ušetříte čas správným provedením práce. U opakujících se úkolů se toto školení opakovaně vyplácí.

Zaměstnanci někdy potřebují pomoc, aby zjistili, co dělají dobře a jak se mohou zlepšit. Poskytování a přijímání zpětné vazby je nezbytnou součástí delegování úkolů. To je také dobrý způsob, jak sledovat delegované úkoly jako vedoucí. I když můžete sledovat průběh úkolů, nejste mikrospráva Zaměstnanci.Reklamní

V průběhu projektu se pravidelně zeptejte svých zaměstnanců, zda potřebují podporu nebo vysvětlení. Ujasněte si, že jim při práci důvěřujete a chcete jim vytvořit prostor pro kladení otázek a zpětnou vazbu. Tato zpětná vazba vám pomůže upřesnit způsob delegování práce.

6. Ukažte své uznání

Během pravidelných ohlášení rozpoznejte všechny výhry, které jste zatím na projektu viděli. Uznejte, že vaši zaměstnanci dosahují pokroku směrem k cíli. Princip pokroku stanoví, jak důležité je oslavovat malé výhry, aby zaměstnanci měli motivaci.^[jedenáct]Pracovníci budou efektivnější a oddanější, pokud vědí, že si všimnete jejich úsilí.

Uznání zaměstnanců, když se jim daří, jim pomůže pochopit kvalitu práce, kterou očekáváte. Zvyšuje pravděpodobnost, že s vámi budou chtít znovu pracovat na budoucích projektech.

Sečteno a podtrženo

Nyní, když víte přesně, co delegování znamená, a techniky, jak efektivně delegovat práci, máte skvělou pozici pro zefektivnění úkolů a zvýšení produktivity ve vašem týmu.

Delegovat znamená udělit autonomii a autoritu někomu jinému, čímž odlehčíte své vlastní pracovní vytížení a vybudujete ucelený a dobře využitý tým.

Schopnosti delegování se mohou zdát komplikované nebo děsivé, ale postupem času je to mnohem snazší. Začněte v malém přenesením několika rozhodnutí na členy vašeho týmu v průběhu příštího nebo dvou týdnů.

Další tipy pro produktivní vedení

• Delegování práce: Na co delegovat a co ne?
• 10 způsobů, jak zlepšit dovednosti správy týmu a zvýšit výkon
• Vedení vs. řízení: Je jeden lepší než druhý?

Doporučený fotografický kredit: CoWomen přes unsplash.com

Odkaz