JAK VYTVOŘIT SEZNAM ÚKOLŮ, KTERÝ SUPER ZVÝŠÍ VAŠI PRODUKTIVITU

Je 6:00 a právě jste se probudili. Po sprchování je čas se najíst, chytit zprávy čtením ranního papíru a pak začít pracovat. Cítíte se uvolněně a šťastně. Na den máte velmi vysoká očekávání a chcete být se svým seznamem úkolů co nejproduktivnější.

Rychle vpřed do 14:00 téhož dne. Pracujete ve spěchu a sotva jste měli šanci udělat si polední přestávku. Začnete se cítit trochu stresovaní a unavení kvůli nabitému programu. Kromě toho se zdá, že se musíte vrátit k určitým úkolům a opravit je, protože jste neměli čas se na ně správně zaměřit.

Přejete si, abyste našli resetovací tlačítko, abyste mohli začít svůj den od začátku s jinou strategií.

Pravděpodobně jste zažili toto: plánovali jste den předešlou noc a cítili jste, že jste nad svými úkoly. Věci se však začaly zhoršovat, když jste do seznamu přidávali úkoly, a nakonec byl váš seznam úkolů dlouhý mnoho kilometrů. Váš seznam úkolů také obsahoval úkoly, které bylo téměř nemožné splnit za jeden den.

Druhým bodem, který přispěl k vašemu hektickému a stresujícímu dni, bylo nepochopení toho, kolik času zabere dokončení konkrétního úkolu a kdy ho provést. Pokud byste měli tyto informace, bylo by snadnější zjistit správné načasování provedení úkolu.

Konečně ve vašich plánech opravdu nebyla žádná flexibilita. Zapomněli jste přidat vyrovnávací paměť mezi úkoly a chápete, že určité úkoly jsou mnohem větší, než jaké se zdají venku.

Ale víte co - tyto důvody samy o sobě nebyly hlavním důvodem vašeho stresu a zaneprázdněnosti. Pokračujte v čtení a zjistěte, co to bylo.

Obsah

Co se lidé mýlí na seznamu úkolů
Součásti skvělého seznamu úkolů
Jak vytvořit seznam úkolů, který zvýší vaši produktivitu
Sečteno a podtrženo
Další tipy k produktivitě

Co se lidé mýlí na seznamu úkolů

Opravdu víte, co máte dělat?

Kolik času jste vlastně strávili plánováním svého dne - bylo to jen 5 minut, když vás televizor rozptyloval?

Pokud ano, pak to byl pravděpodobně největší důvod, proč byl váš den tak stresující.Reklamní

Když plánujete své dny, měli byste skutečně porozumět úkolům, které se chystáte d, a co je zapotřebí k jejich splnění. To je nezbytné, zejména u důležitých úkolů, protože jste schopni pokročit v úkolech, na kterých záleží nejvíce.

Nedostatek času stráveného plánováním se také projeví jako příliš mnoho velkých úkolů naplněných do vašeho denního seznamu. Pokud jste úkoly nerozložili na menší kousky, je pravděpodobné, že je během dne nedokončíte. To vás zase přiměje porazit se za nedokončení seznamu úkolů.

Nakonec se k vytváření seznamu úkolů nepokládejte jako k nějaké sekundární věci, kterou se snažíte udělat co nejrychleji. Když ve skutečnosti věnujete větší pozornost seznamu úkolů následujícího dne, tím pravděpodobnější bude pro vás seznam realistický a méně stresující.

Součásti skvělého seznamu úkolů

Když mluvím o dobrém seznamu úkolů, považuji tyto charakteristiky za jeho součást:

Vyrovnaný

Seznam úkolů obsahuje důležité i méně důležité úkoly. Přiznejme si to: i když bychom všichni rádi pracovali jen na důležitých úkolech (např. Souvisejících s cíli), musíme se postarat i o méně důležité úkoly (jako je vyřizování pochůzek, péče o domácnost nebo jiné běžné věci ).

Dostatečná flexibilita

Co se stane, když máte naplánovaný úkol, ale nejste schopni se o něj postarat? Máte zavedený plán B? Pokud ne, zkuste zjistit alternativní akci, kterou můžete v těchto scénářích podniknout.

Čas na přechody

Pochopte, že přechodné časy vám také žerou čas. Ujistěte se, že při plánování seznamu úkolů je tento čas zahrnut také do vašich plánů. Přidáním nějaké další vyrovnávací paměti mezi úkoly bude váš seznam flexibilnější a realističtější.

Ne příliš mnoho úkolů na jeden den

Je obtížné získat přesný údaj o tom, kolik úkolů byste měli mít ve svém denním seznamu. Záleží na vaší situaci, ale jsem ochoten říci, že na den by mělo stačit cokoli mezi 5–10 úkoly.

Pochopte, že některé úkoly jsou velmi rychlé, takže je snazší zahrnout více a uspořádat si úkoly v určité dny. Jen se ujistěte, že na seznamu jsou také důležité úkoly, abyste mohli pokračovat ve svých větších projektech.

Štít ochrany

Vytvořte štít ochrany kolem svého seznamu úkolů, aby do vašeho seznamu mohlo přistát co nejméně úkolů a aby se počet položek v seznamu během dne nezvyšoval.Reklamní

V prvním případě se pokuste eliminovat zdroje pro vaše úkoly. Toho dosáhnete snížením svých závazků a omezením projektů, které máte. Faktem je, že čím více závazků (nebo projektů) máte, tím je pravděpodobnější, že skončí jako úkoly pro váš denní seznam.

V druhém případě udělejte svůj seznam uzavřený. Tento koncept jsem se naučil čtením Udělejte to zítra a další tajemství správy času Mark Forster. Chcete-li vytvořit uzavřený seznam úkolů, musíte pouze nakreslit čáru pod posledním úkolem v seznamu.

Když to uděláte, nebudete moci během dne přidávat do seznamu žádné nové úkoly. Tím je zajištěno, že počet úkolů se s postupujícím dnem ve skutečnosti snižuje.

Jak vytvořit seznam úkolů, který zvýší vaši produktivitu

Vytvořit seznam, který ve skutečnosti můžete dosáhnout následujícího dne , Udělej následující:

1. Eliminujte zbytečné úkoly

Projděte si své závazky a rozhodněte se, zda je opravdu potřebujete.

Například jsem byl aktivním členem našeho místního počítačového klubu v mém rodném městě, ale pak jsem si uvědomil, že už na tuto činnost nemám dost času. I když jsem stále členem klubu, už se na jeho činnosti nepodílám. Tím byly odstraněny úkoly spojené s tímto závazkem.

2. Věnujte čas plánování seznamu

Nespěchejte s vytvářením seznamu úkolů - věnujte nějaký čas fázi plánování. Je-li to nutné, izolujte se pro plánovací část tím, že půjdete do samostatné místnosti ve vašem domě (nebo dokonce ven). Tímto způsobem si můžete úkoly opravdu promyslet, než je umístíte na seznam úkolů.

Zkuste si se svým seznamem naplánovat alespoň 15 minut.

3. Přesuňte důležité úkoly na začátek

Při plánování dne se ujistěte, že důležité úkoly jsou na začátku vašeho seznamu. Tím je zajištěno, že tyto úkoly dokončíte co nejrychleji.

Například jako blogger se na začátku seznamu ujistím, že mám úkoly spojené s tvorbou obsahu. Jakmile se probudím, okamžitě na tyto úkoly zaútočím a jsou hotové, než půjdu do práce.Reklamní

4. Sledujte opakující se úkoly

Možná máte na seznamu opakující se úkoly, ale víte, kolik času zabere jejich splnění?

Pokud tak neučiníte, ujistěte se, že máte nějaký čas sledování, abyste na to přišli. To vám pomůže lépe si naplánovat den, protože víte, kolik času trvá úkolu a zda je ve vašem plánu určitý časový úsek, kdy lze úkol provést.

5. Dávkové podobné úkoly

Podívejte se na svůj seznam a zjistěte, zda existují podobné úkoly, které můžete dávkově zpracovat. Tímto způsobem můžete některé úkoly dostat ze seznamu rychleji a snadněji.

6. Definujte úkoly podrobněji

Nezahrnujte do seznamu pouze úkol, jako je vytvoření webu; ujistěte se, že jste úkol rozdělili na menší kousky. Čím menší jsou úkoly, tím snazší je splnit je před termínem.

7. Proveďte nějaké přípravné práce předem

Na určité úkoly se předem připravte.

Například v neděli píšu obrysy svých příspěvků pro hosty, takže je pro mě snazší (a rychlejší) začít psát skutečné příspěvky, když se probudím. S trochou přípravné práce věci zrychlím a ujistím se, že úkoly jsou hotové, až přijde ten správný den.

8. Automatizujte údržbu

Přirozeně můžete do svého osobního seznamu úkolů použít pero a papír, ale zkuste také využít technologii. Pokuste se ve skutečnosti najít nástroj, který by se postaral o údržbu vašeho seznamu úkolů za vás. Můj preferovaný nástroj je Nozbe , ale existují další aplikace pro správu úkolů které můžete také vyzkoušet.

9. Poznejte své typy úkolů a harmonogram

Nakonec si při plánování svého dne položte tyto otázky:

Co jiného mám v plánu?

Tato otázka se týká vašeho osobního rozvrhu. Pokud například cestujete, ujistěte se, že váš seznam tuto skutečnost odráží. Nepokoušejte se přeplnit svůj seznam příliš mnoha úkoly, protože je pravděpodobnější, že z nich zvládnete jen zlomek.

Je úkol strážcem brány?

Tato otázka se ptá, zda úkol blokuje další úkoly, které je třeba provést.Reklamní

Občas můžeme mít úkol, o který je třeba se nejprve postarat. Až to uděláte, až potom se můžete postarat o následující úkoly.

Když se soustředíte na vytváření seznamu úkolů cíleným způsobem, budete moci snadno najít vrátné.

Mám na svém seznamu ledovce?

Tato otázka se ptá, zda je váš úkol ve skutečnosti mnohem větší, než se zdá. Někdy, když začnete pracovat na úkolu, brzy si uvědomíte, že je mnohem větší, než jste si původně mysleli (porovnejte je s ledovci, kde nad vodou je pouze špička ledovce, ale většina ledu je dole) .

Opět platí, že když se během fáze vytváření dostatečně soustředíte na seznam úkolů, je snazší tyto ledovce odhalit a rozdělit úkoly na menší, lépe zvládnutelné kousky.

Je úkol rozptýlený?

Ne všechny úkoly jsou vytvářeny stejně: některé tolerují větší rozptýlení, zatímco jiné vyžadují vaši plnou pozornost.

Můžu například zkontrolovat svůj stream na Twitteru nebo provést jednoduchou údržbu blogu, i když jsem kolem své rodiny. Tyto úkoly jsou odolné proti rozptýlení a mohu se o ně postarat, i když se jim plně nevenuji.

Sečteno a podtrženo

Pokud se vám na seznamu úkolů stále nedaří plnit své každodenní úkoly, nezapomeňte analyzovat důvody, proč k tomu došlo. Pokud nic, nebijte se, že jste nedokončili seznam úkolů.

Nikdo není dokonalý a my se můžeme poučit ze svých chyb.

Vytvoření skvělého seznamu úkolů vyžaduje trochu praxe. Jakmile se však naučíte dávat dohromady všechny kousky, bude to vypadat mnohem lépe a budete celkově produktivnější.